La Gaceta No. 36129 — 20230114

La Gaceta No. 36,129

EMPRESA N ACIONAL DE A RTES G RÁFICAS

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2292-2022

SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD Acuerdos números 2292-2022, 2296-2022, 2297-2022, 2298-2022, 2299-2022, 2300- 2022, 2301-2022, 2302-2022 A. 1-296

Avisos Legales B. 1 - 8 Desprendible para su comodidad SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el Artículo 33, de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36, numeral

1. y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el Artículo 7, numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO

DECANO DE LA PRENSA HONDUREÑA PARA MEJOR SEGURIDAD DE SUS PUBLICACIONES EDIS ANTONIO MONCADA Gerente General DAGOBERTO ZELAYA VALLE Coordinador y Supervisor Colonia MirafIores Teléfono/Fax: Gerencia 2230-2520, 2230-1821 Administración: 2230-3026 CENTRO CÍVICO GUBERNAMENTAL DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARÍA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Secretaria General de ésta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los Artículos: 33, 36 numerales 1) y 8), de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Secretaria General de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

2 de 33

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Secretaria General de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Secretaria General de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS SECRETARIA GENERAL

ÍNDICE PRESENTACIÓN ............................................................................................................................... 5 I. Generalidades .............................................................................................................................. 6 1.1. Introducción ........................................................................................................................ 6 1.2. Antecedentes ....................................................................................................................... 6 1.3. Objetivo del Manual ............................................................................................................ 7 1.4. Justificación del Manual ...................................................................................................... 7 1.5. Estructura Organizativa ........................................................................................................... 8 3 de 33

II. Estructura Del Manual ................................................................................................................ 9 I. Registro de Correspondencia Recibida ................................................................................... 9 1.1 Descripción del proceso ...................................................................................................... 9 1.2 Objetivo del Proceso ........................................................................................................... 9 Registro de correspondencia recibida........................................................................................ 10 1.3 Personal que Interviene ..................................................................................................... 10 1.4 Procedimiento del Registro de Correspondencia Recibida ............................................... 10 Cuadro de Registro de Correspondencia Recibida .................................................................... 11 1.6 Cuadro de Descripción del Proceso de Registro de Correspondencia Recibida ..................... 11 1.7 Cuadro de Diagrama de flujo Del Proceso de Registro de Correspondencia .......................... 12 II.Solicitudes de Conformidad a Ley ........................................................................................ 13 2.1 Solicitudes de Conformidad a Ley .......................................................................................... 13 2.2 Descripción del Proceso .......................................................................................................... 13 2.3 Objetivo del Proceso ............................................................................................................... 13 2.4 Personal que Interviene ........................................................................................................... 13 Solicitudes de Conformidad a Ley ............................................................................................ 14 2.5 Procedimiento de Solicitudes de Conformidad a Ley ............................................................. 14 Solicitudes de Conformidad a Ley ............................................................................................ 15 Solicitudes de Conformidad a Ley ............................................................................................ 16 2.6 Cuadro de Descripción del Proceso de Solicitudes Presentadas de Conformidad a Ley. ....... 16 2.7 Cuadro de Diagrama de flujo de Solicitudes presentadas de Conformidad a Ley. ................. 17 III. Autentica de Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional..................................... 18 3.1 Auténtica de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. ....................................... 18 3.2 Descripción del proceso .......................................................................................................... 18 3.3 Objetivo del Proceso ............................................................................................................... 18 3.4 Personal que Interviene ........................................................................................................... 18 Autentica de Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional..................................... 19 3.5 Procedimiento de Autenticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. ....................................................................................................................................................... 19 Autentica de Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional..................................... 20 3.6 Cuadro de Descripción del Autenticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. ....................................................................................................................................................... 20

4 de 33

3.7 Cuadro de Diagrama de flujo Auténticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás Documentos Oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. ....................................................................................................................................... 21 IV. Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios de la carrera policial. ...................................................................................................................................... 22 4.1 Etapa Sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios de la Carrera Policial. ....................................................................................................................................................... 22 4.2 Descripción del proceso .......................................................................................................... 22 4.3 Objetivo del Proceso ............................................................................................................... 22 4.4 Personal que Interviene ........................................................................................................... 22 Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios de la carrera policial.. 23 4.5 Procedimiento de Etapa Sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de la carrera policial. 23 Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios de la carrera policial.. 24 Cuadro de descripción del Proceso disciplinario. ..................................................................... 25 4.7 Cuadro De Diagrama de Flujo de la Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios policiales................................................................................................................... 26 V. Unidad Penal: .................................................................................................................... 27 Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ....................................................................................... 27 5.1 Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ............................................................................................................... 27 5.2 Descripción del proceso .............................................................................................................. 27 Ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio. ..................................................................................... 27 5.3 Objetivo del Proceso ................................................................................................................... 27 5.4 Personal que Interviene ............................................................................................................... 27 Unidad Penal: ............................................................................................................................ 28 El Proceso para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ....................................................................................... 28 5.5 Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ............................................................................................................... 28 Unidad Penal: ............................................................................................................................ 29 El Proceso para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ....................................................................................... 29 Unidad Penal: ............................................................................................................................ 30

5 de 33

Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. ....................................................................................... 30 5.6 Cuadro De Diagrama de Flujo El Procedimiento para ejercer la representación penal del funcionario de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio. ........... 30 III. Glosario De Términos ........................................................................................................... 31 Simbología Utilizada ..................................................................................................................... 32

PRESENTACIÓN

La Secretaría General en el ámbito de las competencias establecidas en la Ley General de la Administración Pública, constituye el órgano de comunicación interna y externa de esta Secretaría de Estado, por ende, realiza una serie de procesos que con llevan a satisfacer las necesidades de las personas naturales como jurídicas de la Sociedad hondureña.

Con el fin de tener una mayor eficacia y eficiencia de sus actividades se hace apremiante consolidar a través de procesos, dichas actividades, con el objeto de obtene r sistematizado las actuaciones jurídicas de la Secretaría General para lo cual se han identificado en áreas penal, administrativa, legal, procesos disciplinarios.

I. Generalidades 1.1. Introducción El presente Manual está dirigido a todo el personal que labora en la Secretaría General, con el propósito de construir una herramienta de trabajo, en la que el personal asignado de manera permanente o por contrato, conocerá cuales son los pasos o lineamientos a seguir en las diferentes diligencias y trámites debidamente identificadas, con el fin de dar respuesta oportuna a lo requerido, siendo que la Secretaría General es el órgano de comunicación interna y externa de la Secretaría de Estado en el Despachos de Seguridad. 1.2. Antecedentes La Secretaría General de la Secretaría Seguridad es una dependencia que se encuentra contemplada en la Ley General de la Administración P ública , normativa que regula el ordenamiento jurídico vigente de la Administración Central. La Secretaría General tiene a su cargo la responsabilidad de asistir al Secretario de Estado y Subsecretarios de Estado, siendo una unidad de apoyo que tiene por finalidad velar por el fiel cumplimiento de las Leyes y sus Reglamentos en todos aquellos Procesos legales, refrendar actos que firmen, recibir contestar solicitudes y peticiones en asuntos que les delegue el Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 1.3. Objetivo del Manual El presente Manual de Procesos tiene como objetivo primordial recopilar las diferentes diligencias específicas que realiza la Secretaría General, tanto en aspectos generales, legales y procedimientos que permite al personal asignado conocer con exactitud sus funciones y competencias laborales, presentando una información detallada, ordenada, sistematizada y comprensible dentro del marco legal. 1.4. Justificación del Manual El siguiente Manual describe de forma detallada los Procesos y/o lineamientos que debe seguir el personal de la Secretaría General para llevar a cabo los objetivos de la institución, además de fortalecer la sistematización del trabajo, el mismo será utilizado como mecanismo de capacitación para el personal que sea incorporado a la Secretaría General, a fin de que se comprenda con mayor facilidad y claridad la labor a ejecutar. El manual de procesos, será un instrumento que permitirá a la Secretaría de Estado, consolidar una serie de tareas que conllevan a realizar en un tiempo determinado la labor en la administración pública; por ende, llevará a satisfacer la calidad del servicio en el usuario y cumplir con los objetivos de la Institución.

1.5. Estructura Organizativa 8 de 33

SECRETARIA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE SEGURIDAD (SECRETARÍA GENERAL) MANUAL DE PROCESOS

CODIGO SEDS-SG Pág. 8 de 34 1.5. Estructura Organizativa

Dirección ORGANIGRAMA DE SECRETARIA GENERAL Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad Secretaria General Bajo Control Operacional Definido en el

glosario Unidad

DICSPS Archivo General II. Estructura Del Manual I. Registro de Correspondencia Recibida

El registro de correspondencia recibida consiste en anotar los datos más relevantes de la documentación que ingresa a la Secretaría General, el cual es inscrito en un Cuadro de Excel con el título que lleva de entrada de correspondencia. La obligación de registrar los documentos que ingresan en la Secretaría General es obligatoria, con el objeto de localizar e identificar de manera rápida y cómoda la localización de los documentos y la persona a la que se le asigna la misma. 1.1 Descripción del proceso Registrar y asignar la correspondencia y solicitudes que son presentadas en la Secretaría General. 1.2 Objetivo del Proceso Llevar el registro y control de la correspondencia que ingresa a la Secretaría General, con el propósito de conocer los requerimientos, así mismo dar respuesta a la petición planteada. 1.3 Personal que Interviene 1.- Recepcionista 2.- Asistente de Secretaría General ORGANIGRAMA DE SECRETARIA GENERAL 3.- Oficial Jurídico 4.- Secretario(a) General 5.- Archivo 1.4 Procedimiento del Registro de Correspondencia Recibida

1. Registro de la documentación recibida en el área de recepción (cuadro de Excel)
2. Revisión y asignación de la documentación por parte de la Asistente de la Secretaría General para designar al Oficial Jurídico o dependencia que dará continuidad al trámite o en su defecto para archivar.
3. Se devuelve los documentos a recepción para que sean asignados al oficial jurídico o dependencias correspondiente para su trabajo.
4. Cada Oficial Jurídico o dependencia procede a preparar respuesta al requerimiento formulado.
5. La respuesta en algunos casos requerido pasa a firma ante la Secretaría(o) General.
6. Archivo. El encargado de archivo a través de un oficio, verifica la documentación, ingresa el expediente en el control de Excel y luego procede a escanear el expediente y se archiva donde corresponde.

1.6 Cuadro de Descripción del Proceso de Registro de Correspondencia Recibida 11 de 33

1.6 Cuadro de Descripción del Proceso de Registro de Correspondencia Recibida

N° Etapa del Proceso Insumos Actividad Tie mpo Responsable Producto Envio Registro de correspondencia recibida computadora, sello, lapiz, internet Clasificación De Documentos 1 HORA Atención al Usuario Recepción Correspondencia registrada Asistente Secretaría /o general 2 Revisión y Asignacióncomputador Designar al oficial jurídico o dependencia que dará continuidad al trámite o en su defecto para archivar. 1 DIA Asistente de Secretaría General Asignación de correspondencia Recepcionista/o Devolución de documentos a Recepción

libro de

control de asignación de documentos Se devuelven para ser asignados al oficial jurídico correspondiente 1 HORA Atención al Usuario Recepción Entrega de correspondencia Oficial Jurídico Oficial jurídico o dependencia computadora, papel, impresora, internet, lapiz, folders, leyes. Procede a dar respuesta al requerimiento 1 a 5 DIAS (según la complejida Oficial Jurídico Contestación de Correspondencia Secretaría General Secretaría General lapiz y sello En algunos casos pasa a firma 1 DIA Secretario General Firma de Contestación de Correspondencia Oficial Jurídico Dependencias o usuario Se entrega o se envia oficio con la contestacion del requerimiento a donde soliciten. 1 DIA Usuario Recibido la correspondencia Dependencia o Usuario 7 Archivo computadora, escaner, lapiz,

libro de

entradas. Verifica documentación, ingresa el control a Excel, escanea y se archiva donde corresponde. 1 DIA Encargado(a) de archivo Se deja copia o en su caso original se envia archivo Encargado de Archivo PROCESO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 11 de 34 Cuadro de Registro de Correspondencia Recibida

1.7 Cuadro de Diagrama de flujo del Proceso de Registro de Correspondencia 12 de 33

1.7 Cuadro de Diagrama de flujo Del Proceso de Registro de Correspondencia

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 12 de 34 Diagrama de flujo del Registro de Correspondencia

2.1 Solicitudes de Conformidad a Ley De conformidad a la competencia que tienen esta Secretaría de Estado, radica en dar trámite a las diferentes solicitudes y recursos que son presentados tomando como base la Normativa Administrativa y Especial de la Policía Nacional. 2.2 Descripción del Proceso Registro y distribución de las solicitudes que son presentadas en la Secretaría General para el trámite correspondiente. 2.3 Objetivo del Proceso Llevar el control de las solicitudes que ingresan a la Secretaría General, asignando un Oficial Jurídico para cada proceso hasta su finalización de conformidad a la Normativa Administrativa Vigente y Ley Especial de la Policía Nacional. 2.4 Personal que Interviene

1. Usuario SIG

2. Asistente de Secretario General

3. Oficial Jurídico

4. Secretaría/o General

5. Secretario de Estado

6. Director General de la Policía Nacional

7. Jefe de la Dirección de Control y Supervisión de los Servicios Privados de Seguridad

8. Funcionarios policiales y oficiales Jurídicos (Dirección de Control y Supervisión de los Servicios Privados de Seguridad)

9. Encargado de archivo

10. Subgerencia de Presupuesto 2.5 Procedimiento de Solicitudes de Conformidad a Ley

11. Registro de las solicitudes en sistema file net (SIG) por parte del área de recepción.

12. La asistente del Secretario (a) General procede asignar número de expediente y asignar el oficial jurídico que realizara el trámite.

13. Se devuelve a recepción para entrega de la solicitud a cada oficial jurídico.

14. Cada Oficial Jurídico procede de conformidad a la Ley de Procedimiento Administrativo y Leyes Especiales de la Policía Nacional, a fin de darle curso al correspondiente, procediendo a la emisión de: Providencias, Constancias, Licencias para operar en Servicios Seguridad Privada y Servicios Conexos, Oficios, Transcripciones, Resoluciones, Notificaciones.

15. Los Actos emitidos por la Administración Pública (Providencia y Resoluciones) pasan a firma del Secretario/a General y Secretario(a) de Estado, Licencias para operar en Servicios Seguridad Privada y Servicios Conexos pasan a firma del Secretario/a General, Director General de la Policía Nacional y Secretario(a) de Estado; los demás actos (Constancias, Oficios, Transcripciones y Notificaciones) corresponde la firma solamente del Secretario/a General.

16. Las solicitudes cuya materia se refiere al Control de los Servicios Privados de Seguridad, una vez admitida son enviados a la Dirección de Control y Supervisión de los Servicios Privados de Seguridad para Inspección de Campo y emisión del Dictamen Técnico, devuelto el mismo se prosigue con el trámite correspondiente hasta la emisión de la Licencia, debiendo pagar el interesado a través de un recibo TGR el cual es emitido en el área de usuario SIG.

17. Remisión de los expedientes administrativos a la Dirección Legal para emisión del Dictamen Legal.

18. El Oficial Jurídico una vez concluido el procedimiento administrativo procede a remitir el expediente debidamente foliado al archivo interno de la Secretaría General, a través de un oficio.

19. El Encargado de Archivo interno de la Secretaría General, a través de un oficio, verifica la documentación, ingresa el expediente en el control de Excel para luego escanear el mismo y se archiva donde corresponde. 16 de 33

Manual de Procesos de la Secretaría General CODIGO SEDS-SG Pág. 16 de 34 Solicitudes de Conformidad a Ley 2.6 Cuadro de Descripción del Proceso de Solicitudes Presentadas de Conformidad a Ley.

N° Etapa del Proceso Insumos Actividad Tie mpo Responsable Producto Envio Registro de solicitud recibida y se lleva al asistente del Secretario General Computadora, internet. Registro en el sistema file net (SIP) 1 HORA Recepcionista Registro de Expedientes SIG Asistente del Secretario General Computadora Procede asignar número de expediente y asigna el oficial jurídico que realizara el trámite. Asistente Secretario General Asignación numero de expediente y Oficial Jurídico SIG Se devuelve a recepción. Libro de asignacion de expedientes Para entrega de la solicitud a cada oficial jurídico 1 DIA Recepcionista Registro de entrega de expedientes en el libro de asignaciones Oficial Jurídico Oficial Jurídico Leyes, computadora, materiales de oficina Procede de conformidad a la Ley de Procedimiento Administrativo y Leyes Especiales de la Policía Nacional (se emite providencia, constancia, licencias, oficios, transcripciones, resoluciones y notificaciones) Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficiales Jurídicos Se resuelve la solicitudes conforme a Ley Secretario/a General y Secretario (a) de Estado Los Actos emitidos por la Administración Pública Leyes, computadora, materiales de oficina Providencia y Resoluciones pasan a firma Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Secretario/a General y Secretario (a) de Estado Se resuelve la solicitudes conforme a Ley Oficial Jurídico Los actos emitidos por la Administración Pública Leyes, computadora, materiales de oficina Licencias para operar en servicios seguridad privada y servicios conexos Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Secretario/a General, Director General de la Policía Nacional y Secretario (a) de Estado Se resuelve la solicitudes conforme a Ley Secretario/a General, Director General de la Policía Nacional y Secretario (a) de Estado Los demás actos emitidos por la Administración Pública Leyes, computadora, materiales de oficina Constancias, Oficios, Transcripciones y Notificaciones Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Secretario/a General. Se resuelve la solicitudes conforme a Ley Secretario/a General. Las solicitudes cuya materia se refiere al Control de los Servicios Privados de Seguridad Leyes, computadora, materiales de oficina Una vez admitida son enviados a la DICSPS, se asigna miembro policial y Oficial Jurídico para realizar inspección y Dictamen Técnico Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Jefe de la DICSPS Se admite y se envia a inpección para que realice Dictamen Tecnico DICSPS Remisión expedientes administrativos Dirección Legal Leyes, computadora, materiales de oficina La directora de la dirección legal lleva registro y asigna un Oficial Jurídico Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Directora de la Direccion Legal Se realiza Dictamen Legal Dirección Legal 10 Oficial jurídico computadora Una vez concluido el procedimiento administrativo procede a remitir el expediente debidamente foliado al archivo interno de la Secretaría General, a través de un oficio. 1 DIA Oficial jurídico Concluido el procedimiento se envia archivo Encargado de Archivo 11 Encargado de archivo computadora, escaner, sellos, A través de un oficio, verifica la documentación, ingresa el expediente en el control de Excel y luego procede a escanear el expediente y se archiva donde corresponde1 DIA Archivo interno Secretaría General Registra, escanea y ubica en estantes el expediente Encargado de Archivo SOLICITUDES PRESENTADAS DE CONFORMIDAD A LEY

17 de 33

2.7 Cuadro de Diagrama de flujo de Solicitudes presentadas de Conformidad a Ley.

*OBS: Este proceso tiene 3 variantes por eso no coinciden la descripción de actividades, cuadro de procesos.

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 17 de 34 Diagrama de flujo del Solicitudes presentadas de conformidad a Ley 3.1 Auténtica de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. La Auténtica de Constancia de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional consiste en certificar la veracidad de la firma de la Constancia de Antecedentes Policiales y dar autenticidad a los documentos oficiales. 3.2 Descripción del proceso Se emite un documento denominado Auténtica a la Constancia de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado y Policía Nacional en el que se certifica la veracidad de las firmas dichos documento. 3.3 Objetivo del Proceso Certificar la firma e información de los documentos oficiales de la Secretaría de Estado y Policía Nacional para fines del interesado. 3.4 Personal que Interviene

1. Usuario SIG
2. Secretario/a General
3. Asistente de la Secretaría General 3.5 Procedimiento de Auténticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional.
4. Presentación de Constancia de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales en donde de necesite dar veracidad de la firma de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional.
5. El usuario SIG extiende recibo de pago TGR para pagar al Banco, en caso que el interesado no presente el recibo.
6. Se elabora el documento de auténtica.
7. Pasa a firma del o la Asistente del Secretario(a) General o Secretario(a) General.
8. Para reclamar el documento debidamente autenticado, el ciudadano debe presentar el recibo TGR pagado. La recepcionista una vez le hacen entrega del recibo TGR entrega el documento autenticado.
9. Usuario SIG reporta mensualmente a la Subgerencia de Presupuesto los pagos realizados por auténtica mediante oficio.

20 de 33

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 20 de 34 Autentica de Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional

3.6 Cuadro de Descripción del Autenticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional.

N° Etapa del Proceso Insumos Actividad Tie mpo Responsable Producto Envio Presentación del usuario materiales de oficina, computadora Constancia de antecedentes policiales o demás documentos oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional. 1 HORA Usuario SIG Se recibe documentos ha ser autenticadosRecepcionista 2 El usuario SIG materiales de oficina, computadora Extiende recibo de pago TGR para pagar al Banco (en caso que no presente el recibo) MINUTOS Usuario SIG Se emite el recibo Recepcionista Emisión de la auténtica materiales de oficina, computadora, impresora Se imprime la auténtica y se firma 3 HORAS Asistente de la Secretaría General o Secretaria (o) General Emisión de la Autentica Asistente de Secretaría General o Secretarío/a General Ciudadano presenta el recibo TGR pagado computadora Se entrega el documento debidamente autenticado 1 HORA Usuario SIG Se entrega la autentica luego de recibir el recibo Recepcionista Usuario SIG reporta mensualmente computadora A la Sub gerencia de presupuesto los pagos realizados por autentica mediante oficio. MENSUAL Usuario SIG Se registra la cantidad autenticas en el mes Encargada de presupuesto AUTÉNTICAS DE LAS CONSTANCIAS DE ANTECEDENTES POLICIALES Y DEMÁS DOCUMENTOS OFICIALES DE LA SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD Y POLICÍA NACIONAL.

21 de 33

3.7 Cuadro de Diagrama de flujo Auténticas de las Constancias de Antecedentes Policiales y demás Documentos Oficiales de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional.

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 21 de 34 Diagrama de flujo: Auténticas De Las Constancias De Antecedentes Policiales Y Demás Documentos Oficiales De La Secretaría De Estado En El Despacho De Seguridad Y Policía Nacional.

4.1 Etapa Sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios de la Carrera Policial. Es la etapa mediante el cual el Secretario(a) de Estado en el Despacho de Seguridad, realiza el procedimiento para sancionar por falta graves y muy graves a los funcionarios de la carrera Policial. 4.2 Descripción del proceso Concluida la Etapa de Investigación realizada por la Dirección de Asuntos Disciplinarios Policiales (DIDADPOL), se eleva el Dictamen Técnico a la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad con el propósito de continuar con la Etapa Sancionatoria consistente en: 1.- Análisis y revisión de la Etapa Investigativa, 2.- Emisión de Providencias, Resoluciones, Acuerdos de Cancelación y Transcripciones, para culminar con la imposición de la sanción correspondiente de los funcionarios de la carrera policial en los caso que corresponda o en su defecto archivar las mismas. 4.3 Objetivo del Proceso Sancionar las faltas graves y muy graves de los funcionarios de la carrera policial. 4.4 Personal que Interviene

1. Recepcionista
2. Asistente de la Secretaría General
3. Conserje
4. Encargada de la sección de procesos disciplinarios
5. Oficial Jurídico
6. Secretario/a General
7. Secretario de Estado
8. Dirección de Recursos Humanos de la Policía Nacional y demás dependencias de la Policía Nacional.
9. Encargado de archivo 4.5 Procedimiento de Etapa Sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de la carrera policial. 1.- Inicia con la recepción del expediente de Dirección de Asuntos Disciplinarios Policiales (DIDADPOL) a Secretaría de Estado en los Despachos de Seguridad (SEDS). 2.- Se registra y se remite el expediente disciplinario a la

sección de procesos disciplinarios.

3.- Se registra el expediente en la sección de procesos disciplinarios y se asigna al oficial jurídico que analizará el expediente para resolver de conformidad a Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional de Honduras, Ley de la Carrera Policial y sus Reglamentos, así como leyes a fines a la Legislación especial. 4.- Se emite Providencia para impulsar el expediente disciplinario o proceder al archivo del mismo. 5.- Emisión de la Resolución sancionatoria el cual es notificada en legal y debida forma al funcionario de la carrera policial. 6.- En caso de no estar de acuerdo el funcionario de la carrera policial de la Resolución, el interesado a través de su apoderado legal presenta Recurso de reposición, el cual es admitido a través de una Providencia, la cual es notificada en legal y debida forma al apoderado legal. 7.-Emisión de la Resolución del Recurso de Reposición el cual es notificada en legal y debida forma al apoderado legal. 8.- En caso de declararse con lugar el Recurso de reposición se archivan las presentes diligencias, caso contrario se procede con el trámite siguiente que consiste con la emisión del Acuerdo de Cancelación y Notificación. 9.- Remisión de la Transcripción de la Resolución Sancionatoria y Acuerdo de Cancelación a la Dirección General de la Policía Nacional para: 1.- la ejecución de la sanción (Faltas Graves), 2.- Retirar al funcionario policial de la nómina. 10.-Remisión al archivo de la Secretaría General.

25 de 33

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 25 de 34 Cuadro de descripción del Proceso disciplinario. 4.6 Cuadro de Descripción del Proceso Disciplinarios N° Etapa del Proceso Insumos Actividad Tie mpo Responsable Producto Envio Recepción del expediente materiales de oficina, computadora Se recibe proveniente de DIDADPOL A SEDS Expediente 1 HORA Recpcionista Se recibe expediente Asistente Secretaría Genera Se registra en secretaría general y se remite el expediente disciplinario a la

Sección de procesos disciplinarios.

materiales de oficina, computadora Cuadro Excel, se devuelve a Recepción para ser llevado por el conserje a la

disciplinarios. 1 DIA Asistente Secretaría General y conserje Se registra y se envia con el conserje a la encargada de procesos diciplinarios Recepcionista Conserje se lo entrega a la Encargada de asuntos disciplinarios materiales de oficina, computadora La encargada de asuntos disciplinarios registra y asigna al oficial Jurídico 1 DIA Encargada de asuntos disciplinarios Registro y asignación de Oficial Juridico Encargada de Asuntos Diciplinarios 4 El oficial jurídico materiales de oficina, computadora Resuelve conforme a ley Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Se revisa y analiza el caso Oficial jurídico Oficial jurídico emite resolución sancionatoria materiales de oficina, computadora Emite Providencia para impulsar el expediente disciplinario o procede al archivo del mismo Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Providencia Oficial jurídico Oficial jurídico emite resolución sancionatoria materiales de oficina, computadora Se notifica en legal y debida forma al funcionario de la carrera policial Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Notificación Oficial jurídico Funcionario de la carrera policial a través de su apoderado legal presenta recurso de reposición materiales de oficina, computadora Se admite a través de una Providencia y es notificada en legal y debida forma al apoderado legal Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Providencia de admision recurso de reposicion Oficial jurídico Emisión de la Resolución del Recurso de Reposición materiales de oficina, computadora se notifica en legal y debida forma al funcionario de la carrera policial Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Notificación Funcionario carrera policial En caso de declarar con lugar y caso contrario se procede a la emisión materiales de oficina, computadora Se manda archivar o emite el Acuerdo de Cancelación y Notificación Depende de los plazos establecidos en la Normativa Administrativa y Especial de la Policia Nacional Oficial jurídico Emisión de Acuerdo Encargado de archivo / Oficial Jurídico Remisión de la transcripción Resolución sancionatoria y acuerdo de cancelación a la DGPN. materiales de oficina, computadora 1.- La ejecución de la sanción (Faltas Graves), 2.- Retirar al funcionario policial de la nómina. 1 DIA Oficial jurídico Emisión de Oficio DGPN 11 Remisión al archivo materiales de oficina, computadora Secretaría General 1 DIA Encargado Archivo Envio de expediente al archivo Encargado de Archivo. ETAPA SANCIONATORIA DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS DE LOS MIEMBROS POLICIALES

26 de 33

4.7 Cuadro De Diagrama de Flujo de la Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios policiales

*OBS: Este proceso tiene 2 variantes por eso no coinciden la descripción de actividades, cuadro de procesos. Así mismo mostramos el diagrama así porque tenemos la versión gratuita.

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO MPP-SG-01 Pág. 26 de 34 Diagrama de flujo de la Etapa sancionatoria de los Procesos Disciplinarios de los funcionarios policiales

5.1 Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República. Consiste en la defensa legal de los empleados de La Secretaría y de la Policía, sometidos a proceso judicial por actos derivados del servicio. 5.2 Descripción del proceso Ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio. 5.3 Objetivo del Proceso Realizar la defensa legal en materia administrativa y penal de los funcionarios de carrera policial que en cumplimiento del deber requieran de sus servicios. 5.4 Personal que Interviene 1.- Director General de la Policía Nacional 2.- Secretaría General 3.- Encargada de la Unidad Penal 4.- Auxiliar Jurídico 5.5 Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República.

1. El funcionario de la carrera policial puede presentar solicitud verbal o por escrito ante la Dirección General de la Policía Nacional o ante la encargada de la unidad Penal.
2. La Secretaría General analiza el caso concreto junto con la encargada de la Unidad penal a fin de establecer si las acciones del funcionario de la carrera policial fueron en cumplimiento del deber, así como establecer las estrategias a seguir. 3.- La encargada de la unidad penal se lo asigna a un Oficial Jurídico.
3. El o la Oficial Jurídico analiza el caso y representa al funcionario de la carrera policial ante el Ministerio Público y los Tribunales de la República durante el desarrollo de todo el proceso con el propósito de obtener el cierre administrativo o sentencia absolutoria. (No hay tiempo estipulado para la finalización del caso). 29 de 33

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 29 de 34 Unidad Penal: El Proceso para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República.

5.6 Cuadro de Descripción Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República.

N° Etapa del Proceso Insumos Actividad Tie mpo Responsable Producto Envio Recepción de la solicitud del miembro de la carrera policial computadora, material de oficina Presenta solicitud verbal o por escrito ante la DGPN o encargada de la Unidad penal No hay tiempo Director General de la Policía Nacional o Encargada de la Unidad Penal Recepcion de documento o denuncia Recepcionista Análisis del caso concreto computadora, material de oficina Se analiza el caso Concreto en Secretaria General No hay tiempo Secretaria (o) General y Encargada de la Unidad Penal Analisis de caso Secretaría/o General 3 Asignación del caso computadora, material de oficina La encargada de la unidad de Penal se lo asigna a un Oficial Jurídico No hay tiempo Encargada de la Unidad de Penal Asignación del caso Oficial Jurídico 4 Oficial Jurídico computadora, material de oficina, carro, viaticos Analiza el caso y representa al funcionario de la carrera policial ante el Ministerio Público y los Tribunales de la República durante el desarrollo de todo el proceso con el propósito de obtener el cierre administrativo o sentencia absolutoria. No hay tiempo Oficial Jurídico Representación en juicio Oficial Jurídico PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LA REPRESENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y PENAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CARRERA POLICIAL SIEMPRE Y CUANDO SEA EN EL CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO, ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO Y TRIBUNALES DE LA REPÚBLICA.

30 de 33

Manual de Procesos de la Secretaría General

CODIGO SEDS-SG Pág. 27 de 34 Unidad Penal: Procedimiento para ejercer la representación administrativa y penal de los funcionarios de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio, ante el Ministerio Público y Tribunales de la República.

5.6 Cuadro De Diagrama de Flujo El Procedimiento para ejercer la representación penal del funcionario de la carrera policial siempre y cuando sea en el cumplimiento del servicio.

III. Glosario de Términos SIG: (Sistema Integrado de Gestión) es una herramienta que permite a la institución establecer la metodología y procesos a seguir para cumplir con los estándares de calidad establecidos. Solicitudes o peticiones : De conformidad a la Ley de Procedimiento administrativo y otras leyes. Auténtica: Es un adjetivo que indica que está revestido de una autoridad suficiente, que merece que se le dé crédito solemne, certificado con autoridad pública y revestido con todas las formas. Oficial Jurídico: Es el encargado de llevar a cabo labores administrativas que tengan que ver con el sistema jurídico para la Secretaría General, realizando una investigación y preparación de documentos legales. Resolución Sancionatoria: Acto administrativo que resuelve el procedimiento sancionador e impone una sanción al infractor. Ha de contener la persona responsable, los hechos probados, la valoración de las pruebas practicadas, la infracción cometida y la sanción impuesta. Ha de ser motivada y notificarse al sancionado. Recurso de Reposición: Es aquel acto mediante el que solicitamos a un órgano de la Administración Pública que modifique la resolución adoptada. Es potestativo, es decir, voluntario. El interesado decide si lo interpone o recurre directamente a la vía contencioso-administrativa, es decir, a la vía judicial. Ejecución de sanción : Capacidad o aptitud de la sanción para que la Administración pueda exigir su cumplimiento al sancionado. Bajo control operacional: Consiste en establecer y mantener procedimientos documentados que garanticen que las operaciones y actividades de la institución se desarrollen en concordancia con los criterios operacionales prefijados por la misma, y así evitar desviaciones respecto de la política y de los objetivos de seguridad y salud en el trabajo. IV. Abreviaturas DICSPS: Dirección de Control y Supervisión de los Servicios Privados de Seguridad. DIDADPOL: Dirección de Asuntos Disciplinarios Policiales. TGR: (Tesorería General de la República) El comprobante TGR es el recibo oficial mediante el cual los ciudadanos pagan en cualquier banco del país. SIG: Sistema Integrado de Gestión.

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLIQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General 32 de 33

SIG: sistema integrado de gestión V. Anexos Simbología Utilizada

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Indicador de inició de un procedimiento

Indicador de terminar proceso

Forma utilizada en un diagrama de flujo para representar una tarea o actividad

Forma utilizada en un diagrama de flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación.

Conector dentro de la misma página

Documento representa la información escrita pertinente al proceso

Conector fuera de la pagina

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalados el orden en que se deben realizar las distintas actividades.

Secretaría de Estado en los Despachos de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2296-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARIA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las Instituciones Públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Dirección Legal de esta Secretaría de Estado elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Dirección Legal de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

2 de 35

ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presup uesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI.

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Dirección Legal de esta Secretarí a de Estado elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administra ción pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 num eral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Dirección Legal de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS DIRECCIÓN LEGAL

I. Índice II. Presentación……………………………………………… II III. Introducción ……………………………………………. III IV. Antecedentes de la Dirección Legal……………………. IV

3 de 35

V. Objetivo………………………………………………..…. V VI. Justificación……………………………………….…….. IV VII. Estructura Organizativa de la Dirección Legal…….... V VIII. Estructura del Manual……………………….……….. IV

1. Revisión de Anteproyectos de Ley, Reglamentos y Manuales; Convenios, Tratados Nacionales e Internacionales……........... 1 1.1 Objetivo del Proceso……………………………………… 1 1.2 Alcance…………………………………………………… 1 1.3 Personal que interviene…………………………………… 1 1.4 Procedimiento…………………………………………….. 1 1.5 Cuadro de descripción del proceso……………………….. 1 1.6 Documentos de referencia………………………………... 1 1.7 Flujogramas………………………………………………. 1
2. Revisión de Pliegos de Procesos de Licitación y Compras Directas; y, los Contratos de Adjudicación de dichos Procesos………… 2 2.1 Objetivo del Proceso………………………………………. 2 2.2 Alcance……………………………………………………. 2 2.3 Personal que interviene……………………………………. 2 2.4 Procedimiento……………………………………………… 2 2.5 Cuadro de descripción del proceso………………………… 2 2.6 Documentos de referencia………………………………….. 2 2.7 Flujogramas………………………………………………… 2
3. Revisión de Contratos de Servicios Profesionales y Consultoría… 3 3.1 Objetivo del Proceso……………………………………………… 3 3.2 Alcance…………………………………………………………… 3 3.3 Personal que interviene…………………………………………… 3 3.4 Procedimiento…………………………………………………… 3 3.5 Cuadro de descripción del proceso……………………………… 3 3.6 Documentos de referencia………………………………………… 3

4 de 35

3.7 Flujogramas……………………………………………………… 3 4. Elaboración de Dictámenes en los Expedientes Administrativos……………………………………………..… 4 4.1 Objetivo del Proceso……………………………………………… 4 4.2 Alcance…………………………………………………………… 4 4.3 Personal que interviene…………………………………………… 4 4.4 Procedimiento…………………………………………………….. 4 4.5 Cuadro de descripción del proceso……………………………….. 4 4.6 Documentos de referencia………………………………………... 4 4.7 Flujogramas………………………………………………………. 4 5. Elaboración de Opiniones en Procesos Disciplinarios del Personal Auxiliar…...………………………………………………….. 5 5.1 Objetivo del Proceso……………………………………………… 5 5.2 Alcance…………………………………………………………… 5 5.3 Personal que interviene…………………………………………… 5 5.4 Procedimiento…………………………………………………….. 5 5.5 Cuadro de descripción del proceso………………………………... 5 5.6 Documentos de referencia………………………………………... 5 5.7 Flujogramas………………………………………………………. 5 6. Prosecución de Demandas……………………………………… 6 6.1 Objetivo del Proceso……………………………………………… 6 6.2 Alcance…………………………………………………………… 6 6.3 Personal que interviene…………………………………………. 6 6.4 Procedimiento…………………………………………………… 6 6.5 Cuadro de descripción del proceso………………………………. 6 6.6 Documentos de referencia……………………………………… 6 6.7 Flujogramas……………………………………………………… 6

7. Glosario II. Presentación El Presente Manual tiene como objetivo la implementación de herramientas que guíen los procesos de la administración pública en los aspectos legales atientes a la Institución, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la Dirección Legal de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. Que es de imperiosa necesidad contar con una guía de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la efectividad y economía en todos los procesos administrados y judiciales, por ende, los Manuales de Procesos forman el pilar para desarrollar actividades de manera sistematizada, identificando responsabilidades en áreas específicas lo que permite que los procesos sean más eficiente, de ahí la necesidad a contar con el presente Manual. III. Introducción La Dirección Legal coordinada por la Secretaría General, tiene como finalidad la procuración de los procesos judiciales por delegación de la Procuraduría General de la República, actividad principal por tratarse de los intereses del Estado de Honduras; asimismo, apoya y asiste a las diferentes dependencias que conforman tanto esta Secretaría de Estado como la Policía Nacional, en asuntos legales a través de Opiniones y Dictámenes; de igual forma, tiene el conocimiento de todos los expedientes administrativos de los diferentes procedimientos realizados. Para la elaboración de este Manual se tomó como referencia Leyes fundamentales de Procedimientos Administrativos y sus reglamentos como marco regulatorio de las funciones de la Dirección Legal, así como las normas dictadas para tal efecto por la Oficina Nacional de Control Interno (ONADICI). IV. Antecedentes de la Dirección Legal Por mandato Constitucional mediante artículo 293, se crea la Policía Nacional de Honduras la cual es una institución profesional permanente del Estado, apolítica en el sentido partidista de naturaleza puramente civil encargada de velar por la conservación del orden público, la prevención, control y combate al delito; proteger la seguridad de las personas y sus bienes; ejecutar las resoluciones, disposiciones, mandatos y

decisiones legales de las autoridades y funcionarios públicos, todo con estricto respeto de los derechos humanos. Para lo cual conforme a lo establecido en la Ley General de la Administración Pública Decreto Legislativo No. 146-86 publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 25,088 del 29 de noviembre de 1986 , se creó la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, la cual tiene como función lo concerniente a la formulación de la política nacional de seguridad interior y de los programas, planes, proyectos y estrategias de seguridad ciudadana; a fin ejecutar dicha misión fue creada la Ley Orgánica Policía Nacional Decreto Legislativo No. 156-98 publicada en el Diario Oficial La Gaceta en fecha 18 de julio de 1998, mediante la cual se establece que la Policía Nacional dependerá de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, la cual para su correcto funcionamiento, coordinación y realización de sus potestades está integrada por la Secretaría General como órgano superior y la Dirección Legal como órgano de apoyo (Artículos 27 y 40 Reglamento de Organización, funcionamiento y competencia del Poder Ejecutivo Decreto Ejecutivo No. PCM-008-97 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta del 7 de junio de 1997). V. Objetivo Realizar de forma eficaz, eficiente, los procesos y actividades ejecutadas por esta Dirección Legal, identificando de forma sistematizada las responsabilidades en áreas específicas a través de una guía que detalle los pasos a seguir en las funciones encaminadas a brindar una asesoría jurídica que atienda los conflictos legales planteados tanto por esta Secretaría de Estado como las diferentes Direcciones de la Policía Nacional, con el fin de prevenir actos violatorios a la Ley que afecten los intereses de la Institución y por ende, los del Estado de Honduras. VI. Justificación Con el presente manual se pretende crear un instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los procesos en los que interviene el personal asignado a la Dirección Legal, siendo su mayor objetivo la defensa legal, por ende es de vital importancia que los empleados tengan bien definidas las funciones y actividades que deben de realizarse dentro del departamento, para lograr que los procesos se lleven a cabo satisfactoriamente y en el tiempo estipulado, lo que llevará a obtener una mayor eficiencia, eficacia y transparencia en el trabajo realizado.

8 de 35

VII. Estructura Organizativa De La Dirección Legal

SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN LEGAL ASESOR LEGAL OFICIALES JURÍDICOS AUXILIARES JURÍDICOS OFICINISTA (1) AUXILIAR DE ARCHIVO (1)

Manual de Procesos Dirección Legal Revisión de anteproyectos de Ley, Reglamento, Manuales; Convenios y Tratados nacionales e Internacionales. VIII. Estructura del Manual 1.1 Objetivo del Proceso : Realizar la revisión de anteproyectos de Ley, Reglamentos y Manuales; Convenios, Tratados Nacionales e Internacionales conforme a la normativa nacional vigente, a fin de que los mismos sean devueltos al Congreso Nacional y posteriormente publicados o suscritos según sea el caso. 1.2 Alcance : La revisión de anteproyectos de Ley, Reglamentos y Manuales; Convenios, Tratados Nacionales e Internacionales le concierne a la Dirección Legal, a fin de emitir un pronunciamiento al respecto garantizando que los mismos se encuentre dentro de las potestades atribuidas en 1.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Director Legal/ Asesor Legal Responsables 2: Oficinista y Archivo. 1.4 Procedimiento:

1. Recibe la oficinista el Anteproyecto el cual es enviado del Despacho del Secretario de Estado o de la Secretaria General, lo registra en el libro de correspondencia recibida y en un cuadro soporte de Excel sobre control de correspondencia recibida, asimismo, le da traslado del documento al Director Legal o Asesor Legal.
2. El Asesor Legal lo registra en un cuadro de Excel, el cual contiene el orden de asignación para los Oficiales/Auxiliares Jurídicos y/o asignación al Asesor o Director Legal.
3. La persona a quien le fue asignada (Oficiales/ Auxiliares Jurídicos/Asesor o Director Legal) es la encargada de analizar el documento y emite el borrador de la Opinión u Oficio con el respetivo pronunciamiento jurídico.
4. El encargado del documento pasa a revisión del borrado con el Director Legal.
5. Firma de la Opinión Legal u oficio, si es Opinión la firma el Oficial/Auxiliar o Asesor y la convalida el Director Legal; si es un Oficio, la firma únicamente el Director Legal, consignando las iniciales de la persona encargada.
6. La oficinista saca las copias soporte y envía la Opinión Legal u Oficio con la documentación al efecto recibida, dejando registrando en el control de libro de correspondencia enviada.
7. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones.
8. El encargado de Archivo procede archivar el documento.

11 de 35

1.5 Cuadro de Descripción del Proceso 1.6 Documentos de Referencia: Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto objeto de revisión. DL-MP-01: Procedimiento de la Revisión de Anteproyectos de Leyes, Reglamentos, Manuales, Convenios, Tratados Nacionales e Internacionales No. Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción y Registro del documento

Talento Humano, equipo de computación Registrar en libro y cuadro de control de correspondencia recibida minutos Oficinista Registro Director Asesor Asignación Talento Humano, equipo de computación asignar y registrar en el libro y cuadro de asignación de trabajo minutos Director Legal/Asesor Asignación Director Asesor Oficiales Auxiliares Análisis Talento Humano, equipo de computación, leyes y doctrina jurídica Revisar, analizar y emitir un borrador de opinión u oficio semana Encargado de la asignación Opinión u Oficio Director 4 Revisión Talento Humano, equipo de computación, leyes y doctrina jurídica Revisión del borrador de la opinión u oficio minutos Encargado de la asignación y el Director Opinión u Oficio Director 5 Firma Talento Humano Firma del documento revisado y aprobado minutos Director Legal Opinión u Oficio Oficinista 6 Envío Talento Humano Se devuelve el documento con la opinión/oficio minutos Oficinista Devolución y registro del Secretaria /Despacho 7 Descargo Talento Humano Se descarga la asignación en el cuadro de Excel minutos Asesor Legal Descargo archivo 8 Archivo Talento Humano Archivar en la carpeta correspondiente minutos Auxiliar de archivo archivar No hay

Manual de Procesos Dirección Legal Revisión dePliegos de los diferentes procesos de licitación y compras directas; y, los Contratos de adjudicación de dichos procesos 2.1 Objetivo del Proceso: Realizar la revisión de Pliegos de los diferentes procesos de licitación y compras directas; y, los contratos de adjudicación de dichos procesos, a fin de que los mismos se encuentren conforme a la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento. 2.2 Alcance : La revisión de Pliegos de los diferentes procesos de licitación y compras directas; y, los Contratos de adjudicación de dichos procesos se realiza en apoyo a la Unidad de Licitaciones, con el objeto de realizar observaciones al contenido de los pliegos de condiciones de los procesos o a los Contratos de las adjudicaciones de dichos procesos, con el fin de asegurar que los mismos se encuentre dentro de los parámetros legalmente establecidos. 2.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Director Legal Responsables 2: Oficiales o Auxiliares Jurídicos Responsables 3: Oficinista y Auxiliar de archivo 2.4 Procedimiento:

1. Recibe la oficinista el documento objeto de revisión (Pliego de Proceso de licitación o compras directa/ Contrato de adjudicación del proceso) el cual es enviado por la Secretaría General, lo registra en el libro de correspondencia recibida y en un cuadro soporte de Excel sobre control de correspondencia recibida, asimismo, le da traslado del documento al Asesor Legal.

12 de 35

1.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-01

Recepción y Registro Asignación Análisis Revisión Descargo Archivo 1.6 Documentos de Referencia : Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto objeto de revisión. 1.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-01

2. El Asesor Legal lo registra en un cuadro de Excel, el cual contiene el orden de asignación para los Oficiales/Auxiliares Jurídicos o Director Legal.
3. La persona a quien le fue asignada (Oficiales/ Auxiliares Jurídicos o Director Legal) es la encargada de analizar el documento y el Oficio con las observaciones respectivas.
4. El encargado del documento pasa a revisión del borrador del oficio con el Director Legal (se omite este paso cuando la revisión la realiza el Director Legal)
5. Firma del oficio por parte del Director Legal, consignando las iniciales de la persona encargada.
6. La oficinista saca las copias soporte y envía el Oficio con la documentación al efecto recibida, dejando registrando en el control de

libro de correspondencia enviada.

7. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones.
8. El encargado de Archivo procede archivar el documento. 2.5 Cuadro de Descripción del Proceso

15 de 35

2.6 Documentos de Referencia: Ley de Contratación del Estado y su Reglamento y otros afines en caso de ser necesario.

Procedimiento de la Revisión de Pliegos de Procesos de Licitación y Compras Directas/ Contratos de adjudicación de Procesos de Licitación

N°. Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción y Registro del documento

Talento Humano, equipo de computación Registrar en

libro y cuadro

de control de correspondencia recibida minutos Oficinista Registro Director Asesor 2 Asignación Talento Humano, equipo de computación asignar y registrar en el

libro y cuadro

de asignación de trabajo minutos Director Legal/Asesor Asignación Director Asesor Oficiales Auxiliares 3 Análisis Talento Humano, equipo de computación, leyes y doctrina jurídica Revisar, analizar y elaborar un oficio 3 a 5 días Encargado de la asignación Oficio Director 4 Revisión Talento Humano, equipo de computación, Revisión del borrador del oficio minutos Encargado de la asignación y el Director Oficio Director 5 Firma Talento Humano Firma del oficio revisado y aprobado minutos Director Legal Oficio Oficinista 6 Envío Talento Humano Se devuelve el documento con el oficio minutos Oficinista Devolución y registro del envío Secretaria General 7 Descargo Talento Humano Se descarga la asignación en el cuadro de Excel minutos Asesor Legal Descargo archivo 8 Archivo Talento Humano Archivar en la carpeta correspondiente minutos Auxiliar de archivo archivar No hay

2.6 Documentos de Referencia: Ley de Contratación del Estado y su Reglamento y otros afines en caso de ser necesario.

2.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-02 Manual de Procesos Dirección Legal Revisión de Contratos de Consultorías y Servicios Profesionales. 3.1 Objetivo del Proceso: Realizar la revisión de Contratos de Consultorías y Servicios Profesionales, a fin de que los mismos se encuentren conforme a la Ley y salvaguardando los intereses tanto del Estado como los de los particulares con quienes se suscribirán los contratos. 3.2 Alcance: La revisión de Contratos de Consultorías y Servicios Profesionales es en apoyo a la Unidad de Licitaciones y Sub gerencia de Recursos Humanos respectivamente, a fin de realizar las observaciones necesaria previo a la firma de los mismos. 3.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Director Legal/ Asesor Legal Responsables 2: Oficinista y Auxiliar de archivo 3.4 Procedimiento:

1. Recibe la oficinista el documento objeto de revisión (Contratos de Servicios Profesionales o Consultorías) el cual es enviado por la Secretaria General, lo registra en el libro de correspondencia recibida y en un cuadro soporte de Excel sobre control de correspondencia recibida, asimismo, le da traslado del documento al Asesor Legal.
2. El Asesor Legal lo registra en un cuadro de Excel, el cual contiene el orden de asignación para el Director Legal o Asesor Legal.
3. El Director Legal o Asesor Legal revisan el contrato y realizan las observaciones respectivas.
4. Firma del oficio por parte del Director Legal, consignando las iniciales del Asesor cuando este último es quien realizó la revisión.
5. La oficinista saca las copias soporte y envía el Oficio con la documentación al efecto recibida, dejando registrando en el control de libro de correspondencia enviada.
6. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones.
7. El encargado de Archivo procede archivar el documento.

16 de 35

2.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-02

Asignación Análisis Revisión Descargo Archivo Recepción y Archivo

18 de 35

5. La oficinista saca las copias soporte y envía el Oficio con la documentación al efecto recibida, dejando registrando en el control de libro de correspondencia enviada.
6. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones.
7. El encargado de Archivo procede archivar el documento.

3.5 Cuadro de Descripción del Proceso

Procedimiento Revisión de Contratos de Servicios Profesionales y Consultorías

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción y Registro del documento Talento Humano, equipo de computación Registrar en libro y cuadro de control de correspondencia recibida minutos Oficinista Registro Director /Asesor 2 Asignación Talento Humano, equipo de computación asignar y registrar en el libro y cuadro de asignación de trabajo minutos Director o Asesor Legal Asignación Director o Asesor

3 Análisis Talento Humano Revisar, analizar y elaborar un oficio 1 o 3 días Director Legal o Asesor Oficio Director 4 Firma Talento Humano Firma del oficio con las observaciones minutos Director Legal Oficio Oficinista 5 Envío Talento Humano Se devuelve el contrato con el oficio minutos Oficinista Devolución y registro del Secretaria General 6 Descargo Talento Humano Se descarga la asignación en el cuadro de Excel minutos Asesor Legal Descargo archivo 7 Archivo Talento Humano Archivar en la carpeta correspondiente minutos Auxiliar de archivo archivar No hay

3.6 Documentos de Referencia : Ley de Contratación del Estado y Reglamento Interno del Personal de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 3.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-003 Manual de Procesos Dirección Legal Emisión de Dictámenes en los Espedientes Administrativos (Reclamos, DIDADPOL, Empresa de Seguridad Privada, Vehículos blindados, Recursos) 4.1 Objetivo del Proceso : Emitir Dictámenes en los Expedientes Administrativos (Reclamos Administrativos, DIDADPOL, Empresa de Seguridad Privada, Vehículos blindados, Recursos) como parte del procedimiento administrativo ordenado en ley. 4.2 Alcance: La emisión de dictámenes en los Expedientes Administrativos concierne únicamente a la Dirección Legal, quien es el encargado de conformidad a la Ley de Procedimiento Administrativo para dictaminar conforme a derecho y a la legislación nacional aplicable al caso concreto. 4.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Director Legal Responsables 2: Oficiales o Auxiliares Jurídicos Responsables 3: Oficinista Responsables 4: Auxiliar de archivo 4.4 Procedimiento:

1. Recibe la oficinista el expediente (Reclamos Administrativos, DIDADPOL, Empresa de Seguridad Privada, Vehículos blindados, Recursos) el cual es enviado por la Secretaria General, lo registra en el

libro de correspondencia recibida y en un cuadro

soporte de Excel sobre control de correspondencia recibida, asimismo, le da traslado del documento al Asesor Legal. 2. El Asesor Legal lo registra en un cuadro de Excel, el cual contiene el orden de asignación para los Oficiales/Auxiliares Jurídicos. 3. La persona a quien le fue asignada (Oficiales/ Auxiliares Jurídicos) es la encargada de analizar el expediente y emitir el Dictamen Legal. 4. El encargado del expediente pasa a revisión del borrador del Dictamen con el Director Legal. 5. Firma del Dictamen Legal por el Director Legal y el Oficial o Auxiliar Jurídico encargado. 6. La oficinista saca las copias soporte y envía el expediente, dejando registrando en el control de libro de correspondencia enviada. 7. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones de expedientes. 8. El encargado de Archivo procede archivar el documento.

19 de 35

3.6 Documentos de Referencia: Ley de Contratación del Estado y Reglamento Interno del Personal de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad.

3.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-003

Asignación Análisis Descargo Archivo Recepción y Archivo

22 de 35

4.6 Documentos de Referencia: Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto objeto de revisión. Procedimiento de la emisión de Dictámenes en los Expedientes Administrativos sobre Reclamos Administrativos, DIDADPOL, Empresa de Seguridad Privada, Vehículos blindados y Recursos N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción y Registro del documento Talento Humano, equipo de computación Registrar en

libro y cuadro

de control de correspondencia recibida minutos Oficinista Registro Director Asesor 2 Asignación Talento Humano, equipo de computación asignar y registrar en el

libro y cuadro

de asignación de trabajo minutos Director Legal/Asesor Asignación Oficiales/ Auxiliares 3 Análisis Talento Humano, equipo de computación, códigos, leyes y reglamentos

Revisar, analizar y emitir el Dictamen 15 días Encargado de la asignación Dictamen Oficiales/ Auxiliares 4 Revisión Talento Humano, equipo de computación, códigos, leyes y reglamentos Revisión del borrador de Dictamen 30 a 40 minutos Encargado de la asignación y el Director Dictamen Director 5 Firma Talento Humano Firma del Dictamen revisado y aprobado minutos Director Legal Dictamen Oficinista 6 Envío Talento Humano Se devuelve el expediente conteniendo el Dictamen minutos Oficinista Devolución y registro del Secretaria General 7 Descargo Talento Humano Se descarga la asignación en el cuadro de Excel minutos Asesor Legal Descargo archivo 8 Archivo Talento Humano Archivar en la carpeta correspondiente minutos Auxiliar de archivo archivar No hay 4.5 Cuadro de Descripción del Proceso

4.6 Documentos de Referencia : Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto objeto de revisión. 4.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-04 5.1 Objetivo del Proceso : Emitir Opiniones Legales en los Procedimientos y procesos Disciplinarios del Personal regido por la Ley de Servicio Civil y personal Auxiliar de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional, a fin de verificar si se ha seguido el debido proceso y aplicado la normativa establecida para el caso en concreto. 5.2 Alcance: La emisión de Opiniones Legales le concierne únicamente a la Dirección Legal, quien es el encargado de realizar la revisión del procedimiento administrativo sometido a conocimiento tanto de esta Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad como la Policía Nacional de Honduras y sus diferentes Direcciones, a fin de emitir pronunciamientos jurídicos conforme a derecho y a la legislación nacional en caso concretos.

5.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Director Legal Responsables 2: Oficiales/ Auxiliares Jurídicos Responsables 3: Oficinista y Auxiliar de Archivo 5.4 Procedimiento:

1. Recibe la oficinista el expediente del Personal regido por la Ley de Servicio Civil y personal Auxiliar de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional, lo registra en el libro de correspondencia recibida y en un cuadro soporte de Excel sobre control de correspondencia recibida, asimismo, le da traslado del documento al Asesor Legal.
2. El Asesor Legal lo registra en un cuadro de Excel, el cual contiene el orden de asignación para los Oficiales/Auxiliares Jurídicos.
3. La persona a quien le fue asignada (Oficiales/ Auxiliares Jurídicos) es la encargada de analizar el expediente y emitir la Opinión Legal.
4. El encargado del expediente pasa a revisión del borrador de la Opinión con el Director Legal.
5. Firma de la Opinión Legal por el Director Legal y el Oficial o Auxiliar Jurídico encargado.
6. La oficinista saca las copias soporte y envía el expediente, dejando registrando en el control de libro de correspondencia enviada.
7. El Asesor Legal descarga del cuadro de Excel de asignaciones.
8. El encargado de Archivo procede archivar el documento.

23 de 35

4.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-04

Recepción y Registro Asignación Análisis Revisión Descargo Archivo Manual de Procesos Dirección Legal Elaboración de Opiniones Legales procesos Disciplinarios u otros del Personal regido por la Ley de Servicio Civil y personal Auxiliar de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional

26 de 35

5.6 Documentos de Referencia: Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto.

Procedimiento de Emisión de Opiniones Legales en los Procedimientos Disciplinarios u otros del Personal regido por la Ley de Servicio Civil y personal Auxiliar de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción y Registro del documento Talento Humano, equipo de computación Registrar en libro y cuadro de control de correspondencia recibida minutos Oficinista Registro Director Asesor 2 Asignación Talento Humano, equipo de computación asignar y registrar en el libro y cuadro de asignación de trabajo minutos Director Legal/Asesor Asignación Oficiales/ Auxiliares 3 Análisis Talento Humano, equipo de computación, leyes y reglamentos Revisar, analizar y emitir Opinión 5 a 10 Encargado de la asignación Opinión Oficiales/ Auxiliares 4 Revisión Talento Humano, equipo de computación, códigos, leyes y reglamentos Revisión del borrador de la Opinión 30 a 40 minutos Encargado de la asignación y el Director Opinión Director 5 Firma Talento Humano Firma del Dictamen revisado y aprobado minutos Director Legal Opinión Oficinista 6 Envío Talento Humano Se devuelve el expediente conteniendo el Dictamen minutos Oficinista Devolución y registro del envío Secretaria General 7 Descargo Talento Humano Se descarga la asignación en el cuadro de Excel minutos Asesor Legal Descargo archivo 8 Archivo Talento Humano Archivar en la carpeta correspondiente minutos Auxiliar de archivo archivar No hay 5.5 Cuadro de Descripción del Proceso

5.6 Documentos de Referencia : Legislación nacional aplicable y vigente al caso concreto. 5.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-05 6.1 Objetivo del Proceso : Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar dentro de los diferentes Juzgados de Letras del país, a fin de velar por los intereses de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y la Policía Nacional de Honduras. 6.2 Alcance: El proceso de prosecución de demandas en los diferentes Juzgados del país, conlleva asumir la representación del Estado en las diferentes demandas presentadas contra la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y la Policía Nacional de Honduras, bajo los lineamientos de la Procuraduría General de la República. 6.3 Personal que Interviene: Responsable 1: Juzgados de Letras del país. Responsables 2: Procuraduría General de la República Responsables 3: Oficiales y Auxiliares Jurídicos Responsables 4: Oficinista 6.4 Procedimiento:

1. El Juzgado de Letras de emplaza a la Procuraduría General de la República para la contestación de la Demanda.

27 de 35

5.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-05

Recepción y Registro Asignación Análisis Revisión Descargo Archivo Manual de Procesos Dirección Legal Prosecución de Demandas ante los diferentes Juzgados de Letras en las ciudades del País

2. La Procuraduría General de la República da traslado de la demanda a esta Dirección Legal, para que se elabore el borrador de la contestación de la demanda.

3. Recibe la demanda la Oficinista y la registra en el libro de correspondencia recibida; y le da traslado al Asesor Legal para que éste la asigne.

4. El Asesor Legal se asigna a uno de los oficiales Jurídicos o Auxiliares, dejándose registrado en el cuadro de Excel sobre asignación de demandas y se firma de recibido internamente en el libro de asignaciones de demandas.

5. Se solicitan los antecedentes del caso (acuerdo de cancelación, expediente y otros en caso de ser necesario.

6. Se analiza la demanda y se elabora el borrador de contestación.

7. Se envía el borrador de la contestación a la Procuraduría General de la República para su revisión y firma.

8. Presentación de la contestación de la demanda.

9. Asistencia a Audiencias en los Juzgados correspondientes.

10. Presentación de Escritos respectivos ante los Juzgados correspondientes.

11. Emisión de Sentencias por parte de los diferentes órganos Jurisdiccionales, la cual se remite a Secretaria General para su conocimiento.

12. Presentación de Recurso de Apelación o Contestación de Agravios según sea el caso.

13. Emisión de Sentencias por parte de las diferentes Cortes de Apelaciones, la cual se remite a Secretaria General para su conocimiento.

14. Presentación de Recurso correspondiente contra Sentencia de Apelación conforme al caso en concreto.

30 de 35

Prosecución de Demandas ante los diferentes Juzgado de Letras en las ciudades del país. N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1.- Recepción y Registro de la Demanda

Talento Humano, equipo de computación y Registrar en libro y cuadro de control de correspondencia recibida Todos los hábiles Personal de Registro Todos los días hábiles 2.- Asignación Talento Humano, equipo de computación y Se asigna y registra en el libro y cuadro de asignación de trabajo Todos los hábiles Director Legal y Personal de Registro Todos los días hábiles 3.- Revisión y elaboración de Escrito de Contestación Talento Humano, equipo de computación, códigos y leyes Se revisa y analiza, concluyéndose con un borrador de Contestación de Demanda Todos los hábiles Director Legal/ Oficiales y Auxiliares Jurídicos Contestación de Demanda los días hábiles 4.- Presentación de Escrito de Contestación Talento Humano, vehículos Se Presenta el Escrito de Contestación ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Contestación de Demanda los días hábiles 5.- Asistencia a Audiencias Talento Humano, vehículos Asistencia a Audiencias en la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Acta de Audiencia los días hábiles 6.- Presentación de Escritos Talento Humano, equipo de computación, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 7.- Sentencia Primera Instancia Talento Humano, vehículos Se realiza análisis de la sentencia para presentar recurso correspondiente Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 8.- Recursos Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 9.- Sentencias de Apelación Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 10.- Recursos Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 11.- Sentencias de casación si procediera Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles

30 de 35

Prosecución de Demandas ante los diferentes Juzgado de Letras en las ciudades del país. N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1.- Recepción y Registro de la Demanda

Talento Humano, equipo de computación y Registrar en libro y cuadro de control de correspondencia recibida Todos los hábiles Personal de Registro Todos los días hábiles 2.- Asignación Talento Humano, equipo de computación y Se asigna y registra en el libro y cuadro de asignación de trabajo Todos los hábiles Director Legal y Personal de Registro Todos los días hábiles 3.- Revisión y elaboración de Escrito de Contestación Talento Humano, equipo de computación, códigos y leyes Se revisa y analiza, concluyéndose con un borrador de Contestación de Demanda Todos los hábiles Director Legal/ Oficiales y Auxiliares Jurídicos Contestación de Demanda los días hábiles 4.- Presentación de Escrito de Contestación Talento Humano, vehículos Se Presenta el Escrito de Contestación ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Contestación de Demanda los días hábiles 5.- Asistencia a Audiencias Talento Humano, vehículos Asistencia a Audiencias en la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Acta de Audiencia los días hábiles 6.- Presentación de Escritos Talento Humano, equipo de computación, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 7.- Sentencia Primera Instancia Talento Humano, vehículos Se realiza análisis de la sentencia para presentar recurso correspondiente Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 8.- Recursos Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 9.- Sentencias de Apelación Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 10.- Recursos Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles 11.- Sentencias de casación si procediera Talento Humano, vehículos Se Presentan Escritos ante la CSJ Todos los hábiles Oficiales y Auxiliares Jurídicos Escritos Todos los días hábiles

6.6 Documentos de Referencia : Legislación nacional aplicable y vigente. 6.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-06 GLOSARIO DE TÉRMINOS ACCIÓN DE AMPARO: Es una institución del derecho procesal constitucional y, a su vez, concebida como un mecanismo de control constitucional, cuyo objetivo primordial es tutelar los derechos humanos o fundamentales de las personas sujetas a la jurisdicción hondureña contra las arbitrariedades del poder público, aportando, un instrumento rápido, sencillo y eficaz para reparar el daño ocasionado al bien jurídico vulnerado. ARBITRO JUDICIAL: Figura que resuelve un conflicto entre dos partes al igual que un juez, pero solamente se acudirá a él si así se ha pactado anteriormente de la controversia por las partes. AUTO RESOLUTIVO: Es aquella resolución judicial a través de la cual un tribunal se pronunciará acerca de las peticiones efectuadas por una de las partes en conflicto resolviendo lo que se llama en el lenguaje del derecho como incidencias, es decir, aquellas diversas cuestiones correspondientes al asunto principal que entró en litigio y que surgieron a lo largo del proceso jurisdiccional.

31 de 35

6.6 Documentos de Referencia: Legislación nacional aplicable y vigente.

6.7 Diagrama de Flujo: DL-MP-06

Recepción y Registro Asignación Revisión y Elaboración de Escrito Presentación Audiencia Presentación Escritos Sentencia Recursos Sentencia Apelación Recursos Sentencia Casación

CÓDIGO: Colección sistemática y homogénea de leyes que regulan una rama del derecho positivo. CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA: Norma suprema que rige actualmente en Honduras. Es el hacer político y legal para la organización del gobierno de Honduras, los ciudadanos y todas las personas que viven o visitan el país. CONCILIACIÓN: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. CONCLUSIONES: Acto procesal por virtud del cual las partes, con vista de todo el material probatorio existente en la causa, precisan frente al juez, su propia posición y pretensión en el proceso. Constituyen las opiniones que cada una de las partes sustentan acerca de los hechos, del derecho y de las pruebas. DEFENSA PREVIA: Causales de inadmisibilidad de la demanda por cuestiones de forma, no de fondo, alegadas por la parte demandada. EMPLAZAMIENTO: Es el acto procesal a través del cual se comunica a las partes una resolución judicial que establece un período de tiempo, dentro del cual las partes han de comparecer para la realización de una determinada actuación procesal. INSTRUCTIVO: Es una herramienta que describe de forma clara y ordenada la manera que se debe hacer una acción o actividad específica. A través de las características de un instructivo, se pueden conocer los pasos a seguir para realizar este tipo de guía que sirve para que se logre cumplir un objetivo adecuadamente. LAUDO: Resolución dictada por un árbitro judicial. LEY ADMINISTRATIVA: La relativa a la organización general del Poder Ejecutivo, al funcionamiento de sus órganos y a los servicios públicos. LEY ESPECIAL: Es la concerniente a una materia concreta o determinadas instituciones o relaciones jurídicas en particular.

MANUAL: Conjunto de reglas, funciones, procedimientos, actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa, así como la forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma individual o conjunta. RECURSO DE APELACIÓN: Es un medio de impugnación ordinario, devolutivo y, por lo general, suspensivo, por el que la parte, que se crea perjudicada por una sentencia o auto, por lo general, definitivo, lleva a conocimiento de otro órgano judicial, jerárquicamente superior, la cuestión de orden procesal o material, surgidas en el proceso anterior y resueltas en la resolución recurrida, con el objeto de que dicho órgano examine la adecuación de la resolución impugnada al Derecho, confirmando o revocándola, en todo o en parte, por otra que le sea más favorable y delimitada por el contenido del propio recurso y del objeto de la primera instancia. RECURSO DE REPOSICIÓN: R ecurso ordinario que se abre en contra de decisiones tanto administrativas como judiciales para que estas sean evaluadas. Conforme al recurso de reposición, una decisión puede ser reformada o revocada. RECURSO DE CASACIÓN: Es un medio impugnativo extraordinario y únicamente articulable por una serie de motivos tasados, que tiene por objeto anular una sentencia judicial que contiene una incorrecta interpretación o aplicación de la ley, o que ha sido dictada en un procedimiento en el que no se han observado los presupuestos rituales. REGLAMENTO: Norma o conjunto de normas jurídicas de carácter abstracto e impersonal que expide el Poder Ejecutivo en uso de una facultad propia y que tiene por objeto facilitar la exacta observancia de las leyes expedidas por el Poder Legislativo. SUBSANACIÓN: Acción y resultado de subsanar un error, falta o defecto. SENTENCIA: Resolución de carácter jurídico que expresa una decisión definitiva sobre un proceso . Es decir, la sentencia judicial da por finalizado un litigio o pleito.

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

35 de 35

Simbología Utilizada

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN Indicador de inicio de u n procedimiento Indicador de Terminar un Proceso

Representa una Tarea

Dirección de Flujo o línea de Unión, conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión.

CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE.

RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad

LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2297-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral

1. y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARÍA y la Policía Nacional”.

CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Subgerencia de Presupuesto y Finanzas de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas que los procesos de la administración pública en los aspectos de índole presupuestario, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Subgerencia de Presupuesto y Finanzas de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

2 de 94

Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI.

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Sub-Gerencia de Presupuesto y Finanzas de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas que los procesos de la administración pública en los aspectos de índole presupuestario, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Sub-Gerencia de Presupuesto y Finanzas de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS SUB-GERENCIA DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

ÍNDICE

PRESENTACION ............................................................................................................................... 4 I. GENERALIDADES.................................................................................................................... 5

1. INTRODUCCION .................................................................................................................. 5 3 de 94

2. ANTECEDENTES .................................................................................................................. 6

3. OBJETIVO DEL MANUAL .................................................................................................. 7

4. JUSTIFICACION.................................................................................................................... 8

5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL AREA DE PROGRAMCIÓN PRESUPUESTARIA ...................................................................................................................... 9 II. ESTRUCTURA DEL MANUAL ............................................................................................. 10

6. PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (SEDS-SGP-PPP) ...................................... 10

7. FORMULACION PRESUPUESTARIA (SEDS-SGP-FP) .............................................. 16

8. PROGRAMACIÓN DEL GASTO MENSUAL (SEDS- SGP-PGM) .............................. 26

9. CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL (SEDS-SGP-CGT) ............................................. 32

10. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-EP) ..................................................... 40

11. TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE CECOS (SEDS- SGP-CECOS) ................. 48

12. MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-MP) ............................................ 55

13. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-SGP) ............ 64

14. RECURSOS PROPIOS (SEDS- SGP-RP)........................................................................ 70 III. GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................... 77 IV. ANEXOS ............................................................................................................................... 82

PRESENTACIÓN La Subgerencia de Presupuesto de la Secretaría de Estado en los Despachos de Seguridad, pone a la disposición el Manual de Procesos y Procedimientos del Área de Programación, con el objetivo de facilitar la correcta aplicación de los mismos. En pro del cumplimiento de este objetivo, se ha realizado un trabajo armónico, consensuado y participativo de tal manera que los procesos y procedimientos derivados de la normativa que los rigen sean transmitidos de una forma más compresible para las autoridades y personal administrativo del área de presupuesto, a fin que conozca los procedimientos que indican los pasos que se deben seguir para realizar los diferentes procesos. Es así que se pone a disposición este documento en formato digital, para facilitar su uso, conteniendo de forma sistemática nueve (9) procesos, cada uno con su respectiva descripción de procedimiento y proceso como tal, indicando las instrucciones con las que se debe trabajar y al final del mismo se encuentra plasmado el glosario y la simbología, que se refiere a las figuras o los símbolos empleados en la elaboración de los diagramas de flujo. El Manual de Procesos y Procedimientos del Área de Presupuesto, es de carácter obligatorio y de ejecución inmediata, ya que se enmarca en la Ley orgánica de presupuesto, aprobada bajo Decreto Legislativo 83-2004, las Disposiciones Generales de Presupuesto vigentes en cada ejercicio fiscal y Reglamento Interno de la Ley Orgánica, de la Secretaría de Estado en los Despachos de Seguridad y Policía Nacional (Acuerdo Interno 264-2019, Sección VIII, Artículo 26) I. GENERALIDADES

1. INTRODUCCIÓN El Manual de Procesos está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al área de presupuesto y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la consecución de las metas de desempeño con el fin de asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo. El siguiente manual relata los procedimientos y/o lineamientos que debe seguir el personal del área de programación presupuestaria de la Secretaría de Seguridad, para llevar a cabo su trabajo y consiste en un instrumento de capacitación para el personal que sea incorporado a esta unidad, a fin de que se comprenda con mayor facilidad y claridad el trabajo a ejecutar. En la sección I se detalla las generalidades, la cuales abarca la introducción, antecedentes, objetivo del manual y justificación del mismo. La sección II describe cada uno de los procesos administrativos, en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, contiene además diagramas de flujo que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, glosario de términos paras una mayor comprensión y anexos.
2. ANTECEDENTES El área de programación presupuestaria, es una unidad de nivel técnico encargada de la formulación y ejecución

presupuestaria para cada ejercicio fiscal, por lo cual sus funciones son fundamentadas en el siguiente Marco Legal. Decreto Legislativo 155-98, donde autoriza la creación de la Secretaría de Estado en los Despachos de Seguridad, describiendo las competencias fundamentales para el desarrollo de la misma, como ser la formulación de programas, planes, proyectos, estrategias de seguridad, las cual requieren de un presupuesto para ser ejecutados. (Decreto Ejecutivo 155-98, 1998).

Sección V, Artículo 23 de Ley Orgánica de la Secretaría

de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional (Decreto N. 18-2017), establece que la Gerencia Administrativa, además de las atribuciones que le confiere la Ley General de Administración Pública, Ley Orgánica de Presupuesto y las Disposiciones Generales de Presupuesto su función principal es garantizar la eficiente gestión de los Recursos Humanos, material, presupuestarios y financieros asignados por el Estado de Honduras.

Sección VIII, Artículo 28 del Reglamento General de la

Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y la Policía (Decreto N. 264-2019), detalla las principales funciones de la Subgerencia de Presupuesto (Área de Programación Presupuestaria). 3. OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento al Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte, con el fin de dotar al área de programación presupuestaria, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratégico Institucional (PEI). 4. JUSTIFICACIÓN Es importante señalar que los manuales de procesos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no sólo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas en la organización. El manual de procesos es una herramienta que permitirá al área de programación presupuestaria, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios. Por lo cual es importante que el personal asignado al área de programación presupuestaria tenga bien definidos los procesos y procedimiento que debe realizar, a fin de llevar a cabo satisfactoriamente sus funciones, es por ello que se elabora el manual de procesos y procedimientos del área de programación presupuestaria, ya que la misma no cuenta con

9 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP GENERALIDADES 5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL AREA DE PROGRAMCIÓN PRESUPUESTARIA

SECRETARIO DE ESTADO EN LOS DESPACHO DE SEGURIDAD AREA DE PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

GERENCIA ADMINISTRATIV A SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO

RECEPCIÓN

ARCHIVO

PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS II. ESTRUCTURA DEL MANUAL

1. PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (SEDS-SGP-PPP) Objetivo Dar comienzo a la formulación presupuestaria en cada una de las Direcciones y Unidades Ejecutoras de la Secretaría de Seguridad en base a los Techos Presupuestarios aprobados. Alcance Este procedimiento se realiza en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y Unidades Ejecutoras de Actividades Centrales. 10 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PPP PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS II. ESTRUCTURA DEL MANUAL

1. PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (SEDS-SGP-PPP) Objetivo Dar comienzo a la formulación presupuestaria en cada una de las Direcciones y Unidades Ejecutoras de la Secretaría de Seguridad en base a los Techos Presupuestarios aprobados. Alcance Este procedimiento se realiza en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y Unidades Ejecutoras de Actividades Centrales. Responsables RESPONSABLE FUNCIÓN Máxima Autoridad Autoriza a nivel Institucional Gerente Administrativo Aprueba a nivel Institucional Jefe de la Dirección Aprueba solicitud de PPP Encargado administrativo de la Unidad Ejecutora Elabora PPP

Procedimiento INICIO  Una vez asignados los techos presupuestarios por parte de la Secretaría de Finanzas, en reunión con cada uno de los Directo res y su equipo administrativo la Gerencia Administrativa entrega mediante oficio dirigido a cada Director, el techo presupuestario asignado.  Cada Dirección elabora el POA - Presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal de acuerdo a lineamientos establecidos.

Procedimiento INICIO  Una vez asignados los techos presupuestarios por parte de la Secretaría de Finanzas, en reunión con cada uno de los Directores y su equipo administrativo la Gerencia Administrativa entrega mediante oficio dirigido a cada Director, el techo presupuestario asignado.  Cada Dirección elabora el POA- Presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal de acuerdo a lineamientos establecidos.  Con el techo asignado y con el POA- Presupuesto, cada Dirección elabora el plan de ejecución para el ejercicio fiscal detallando cada actividad a realizar, incluyendo los gastos operativos en los que se incurran por la operatividad de la Dirección y/o Unidad Ejecutora. Esto con el fin de que las diferentes unidades ejecutoras efectúen el análisis de sus necesidades prioritarias y lo plasmen en dicho formato, sin excederse de los techos asignados por la Secretaría de Finanzas y dando prioridad a las obligaciones ineludibles y contractuales. Éste formato se debe realizar especificando la fuente de financiamiento para cada actividad/proyecto.  Cada Dirección y/o Unidad Ejecutora presenta la matriz del Plan de Programas y Proyectos a la Gerencia Administrativa y Subgerencia de Presupuesto.  Se aprueban las actividades analizando que cada una de éstas vayan de acuerdo a los objetivos estratégicos institucionales y a los resultados esperados del ejercicio fiscal.  Asimismo, se plasman estas actividades en la matriz de presupuesto detallando en ésta, el objeto del gasto y fuente de financiamiento.  Tanto el Plan de Programas y Proyecto como el Plan Operativo Anual y la Matriz de Presupuesto deben ser remitidos a la Gerencia Administrativa, quien a su vez remite a la Subgerencia de Presupuesto.  Se continúa con el proceso de Formulación presupuestaria.

12 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PPP PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Cuadro descripción del proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Techos presupuestarios Recurso Humano Computadora Internet Matriz POA/Presupuesto Recurso Humano Computadora Internet Plan Operativo Anual (POA-Presupuesto Recurso Humano Computadora Internet Matriz Plan de Programas y Proyectos(PPP Recurso Humano Computadora Internet Matriz del plan de programa y proyectos Recurso Humano Computadora Internet Matriz de Plan de Programams y proyectos aprobada Recurso Humano Computadora Internet Matriz de presupuesto por objeto del gasto y UE Recurso Humano Computadora Internet Matriz de presupuesto detallado por objeto del gasto remitida Recurso Humano Computadora Internet 4 Remisión de PPP Enviar matriz de Plan de Programas y Proyectos a Gerencia Administrativa 24 horas Direcciones de la Policía Nacional Presentación de Matriz de Plan de Programas y Proyectos Area de Programación Presupuestaria 8 Formulación Presuúestaria Recepción de la Matriz de Presupuesto detallado por objeto del gasto 1 hora Area de Programación Presupuestaria Inicio de Formulación Presupuestaria para el ejercicio fiscal Gerencia Administrativa Consolidación de matriz de presupuesto a nivel institucional Remisión de matriz de presupuesto por objeto del gasto 24 horas Gerencia Administrativa Matriz de presupuesto detallado por objeto del gasto remitida Elaboración de Matriz de presupuesto por UE6 48 horas Direcciones de la Policía Nacional Matriz de presupuesto por objeto del gasto Gerencia Administrativa Analizar y autorizar la matriz de plan de programas y proyectos Elaborar Matriz de presupuesto detallado por fuente de financiamiento y objeto del gasto 24 horas Gerencia Administrativa /Área de Programación de presupuesto Matriz de Plan de Programas y Proyectos(PPP) aprobada Directores Nacionales de la Policía Nacional Gerencia Administrativa Directores Nacionales de la Policía Nacional 5 Autorización de PPP Elaboración plan de ejecución Detallar cada actividad de todo los gastos operativos . Direcciones de la Policía Nacional 24 horas Matriz Plan de Programas y Proyectos(PPP Entrega de techos presupuestrios a las Unidades ejecutoras Directores Nacionales de la Policía Nacional Elaboración POA- Presupuesto Revisión de la Matriz(POApresupuesto) 24 horas Direcciones de la Policía Nacional Plan Operativo Anual (POA-Presupuesto) Directores Nacionales de la Policía Nacional/Usuarios Reunión con los directores y equipo administrativo para entrega de techos presupuestarios. 1 Asignación de Techos 24 horas Gerencia Administrativa

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto Vigente en cada Ejercicio Fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 13 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PPP PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

Documento de referencia

REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Matriz de Plan de Programas y Proyectos Direcciones de Policía Nacional/Secretaría de Seguridad

Marco Legal  Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

14 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PPP PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

Diagrama de flujo del proceso Plan de Programas y Proyectos (PPP)

PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (PPP) UNIDAD EJECUTORA GERENCIA ADMINISTRATIVA INICIO

1. Oficio a cada Uni da d Eje cutora con el techo presupuestario asignado
2. Elaboración de POA
3. Elaboración de Matriz PPP
4. Presentación a la GA y SGP del PPP y
5. Aprueba el Plan de Programas y Proyectos y Plan Operativo Anual
6. Elaboración de Matriz de Presupuesto
7. Remisión de PPP, POA y M atriz de Presupuesto a la GA Remisión de PPP, POA y M atriz de Presupuesto a la
8. Formul aci ón Pre supuestari a

Políticas de Operación  Se debe tener estricta observancia y cumplimiento a las fechas establecidas por la Secretaría de Finanzas para la formulación presupuestaria, preparar la información y documentación necesaria para cumplir con estas fechas.  Toda la información, solicitada debe presentarse en los formatos establecidos.  Cada Unidad Ejecutora debe dar estricta prioridad y cumplimiento a los gastos operativos y rígidos que tenga por cubrir, así mismo tomar en cuenta que los proyectos establecidos en el PPP deben ir acorde a la misión de cada Dirección y Unidad Ejecutora en cumplimiento a la normativa presupuestaria vigente.  El Plan de Programas y Proyectos debe estar enfocado en alcanzar los objetivos, metas y los resultados establecidos en el Plan Operativo Anual. 2. FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS-SGP-FP) Objetivo Describir el proceso de formulación presupuestaria, tomando en cuenta todos los entes involucrado hasta la aprobación del presupuesto a ser ejecutado durante el siguiente Ejercicio Fiscal. Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Procedimiento  La Dirección Administrativa envía a la Subgerencia de Presupuesto el detalle de Gastos Rígidos teniendo en cuenta los gastos obligatorios por ejercicio fiscal como: salarios, colaterales, alquileres, servicios públicos, bienes capitalizables, becas, alimentación, combustible, entre otros. Asimismo, el analista presupuestario revisa y consolida la información los montos y el incremento por vigencia anual. Luego elabora oficio anexando el cuadro consolidado de los Gastos Rígidos por grupo y objeto del gasto.  La Secretaría de Finanzas envía oficio a la máxima autoridad institucional informando los techos presupuestarios asignados para la Institución por grupo del gasto y fuente de financiamiento. 16 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA 2. FORMULACION PRESUPUESTARIA (SEDS-SGP-FP) Objetivo Describir el proceso de formulación presupuestaria, tomando en cuenta todos los entes involucrado hasta la aprobación del presupuesto a ser ejecutado durante el siguiente Ejercicio Fiscal.

Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Responsables RESPONSABLE FUNCIÓN Máxima Autoridad Autoriza a nivel Institucional Gerente Administrativo Aprueba a nivel Institucional Sub Gerente de Presupuesto Solicita aprobación de la Formulación Presupuestaria Programadores Presupuestarios Preparan e ingresan toda la Formulación Presupuestaria Institucional Directores de las Unidades Ejecutoras Solicitan presupuesto por estructura presupuestaria

Procedimiento  La Dirección Administrativa envía a la Subgerencia de Presupuesto el detalle de Gastos Rígidos teniendo en cuenta los gastos obligatorios por ejercicio fiscal como: salarios, colaterales, alquileres, servicio s públicos, bienes capitalizables, becas, alimentación, combustible, entre otros. Asimismo, el analista presupuestario revisa y consolida la información los montos y el incremento por vigencia anual. Luego elabora oficio anexando el cuadro consolidado de los Gastos Rígidos por grupo y objeto del gasto.

 A través de oficio se informa a cada Director la distribución presupuestaria asignada por grupo del gasto mediante formato (ver anexo 1), con el fin de que las diferentes unidades ejecutoras efectúen el análisis de sus necesidades prioritarias y lo plasmen en dicho formato, sin excederse de los techos asignados por la Secretaría de Finanzas y dando prioridad a las obligaciones ineludibles y contractuales. Éste formato se debe realizar especificando el objeto del gasto y la fuente de financiamiento.  Cada dirección elabora el POA-Presupuesto en base a los techos asignados, la cual es autorizada por la Gerencia Administrativa. Las Unidades Ejecutoras deberán elaborar un oficio a los cinco días siguientes de la fecha de recepción de lo solicitado, planteando sus necesidades prioritarias clasificadas por objeto del gasto y fuente de financiamiento según el formato establecido.  Dichas necesidades se deben plasmar de igual manera en el Plan de Programas y Proyectos (PPP) que cada Dirección debe elaborar en formato (ver anexo 2). Debe incluirse en todo caso la fuente de financiamiento del proyecto o actividad. Si las Unidades Ejecutoras no envían el detalle del presupuesto solicitado, se envía oficio solicitando nuevamente el presupuesto especificando el incumplimiento en que incurrió la Unidad Ejecutora. Dicho oficio va con firma de la máxima autoridad, fijando el límite de tiempo para la respuesta.  Las unidades ejecutoras remitirán oficio con la distribución presupuestaria a la Subgerencia de presupuesto.  El programador presupuestario efectúa la consolidación de los formatos enviado por las unidades ejecutoras, para comparar y verificar la información con los techos asignados por la Secretaría de Finanzas. Debiendo cargar la información en el Sistema de Administración Financiero de Gestión (SIAFI GES).  La formulación presupuestaria es verificada en el sistema por el Subgerente Presupuestario y aprobada por el Gerente Administrativo.  Una vez aprobada por la Gerencia Administrativa, la formulación es autorizada por la Máxima Autoridad Institucional.  Una vez autorizada la Formulación Presupuestaria a nivel de Ministro, ésta comienza proceso de aprobación en la Secretaría de Finanzas.  Si el Ante Proyecto de Presupuesto no surge ningún cambio por parte de la Secretaría de Finanzas (SEFIN), continua el proceso de aprobación por el Congreso Nacional de la República.  Si existiera cambios en la formulación se deben realizar los ajustes correspondientes en la etapa de re formulación del presupuesto.  Ingreso en SAP del Presupuesto Aprobado según las Disposiciones Generales de Presupuesto.  Se le adicionará a la formulación fondos que no estén registrados en SIAFI, ejemplo Tasa de Seguridad, fondos OABI y fondos PNUD, entre otros. Ésta debe incluir los cinco elementos presupuestarios: Área funcional, centro de costo, posición presupuestaria, fondo y programa presupuestario.  Se aprueba el documento y se contabiliza en la versión 1  Se hace una copia del presupuesto de la versión 1 en la versión 0 y se congela la versión 1.  Se realiza la ejecución presupuestaria en SIAFI y SAP.  En caso que ingresen más fondos a la Secretaría de Seguridad, éstos se ingresarán al presupuesto a través del proceso de SUPLEMENTO en SAP durante el ejercicio fiscal.

19 de 94

Cuadro descripción del proceso

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Gastos rigidos Recurso Humano Computadora Internet Oficio de remisión de Techos presupuestarios Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios aprobados por SEFIN Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios asignados por UE Recurso Humano Computadora Internet Matriz Plan Operativo Anual (POA) Recurso Humano Computadora Internet Nesecidades prioritarias identificadas por unidades ejecutoras. Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios por grupo del gasto y fuente de finaciamiento Recurso Humano Computadora Internet Matriz de presupuesto distribuido por fuente de finaciamiento, grupo y objeto del gasto por unidad ejecutora. Recurso Humano Computadora Internet Área de Programación Presupuestaria 2 Asignación de techos presupuestarios Recibir oficio de la Secretaría de Finanzas , dirigido a la maxima autoridad institucional de los techos presupuestarios 1 mes Secretaría de Finanzas Techos presupuestarios aprobados por SEFIN Maxima autoridad institucional . 1 Identificación de gastos rigidos Detallar los gastos rígidos para cada ejercicio fiscal 1 hora Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional Cuadro de Gastos Rígidos Directores de la Policía Nacional 4 Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) Elaborar matriz del plan operativo anual por unidad ejecutora. 5 dias Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan Operativo Anual (POA) Direcciones de la Policía Nacional/Usuarios 3 Asignación de techos por unidad ejecutora Remitir oficio a cada unidad ejecutora sobre la asignación de techos aprobados por grupo del gasto y fuente de financimiento 24 hora Gerencia Administrativa/Sub gerencia de presupuesto Techos presupuestarios asignados por UE Gerencia Administrativa Elaboración del Plan de Programas y Proyectos Plasmar en la Matriz del Plan de Programas y Proyectos (PPP) las nesecidades prioritarias por objeto de gasto y fuente de financiamiento. 24 horas Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan de Programa y Proyectos por Unidad ejecutora Gerencia Administrativa Distribución deTechos presupuestarios por grupo de gasto y fuente de finacimiento Remitir oficio adjuntado el Plan Operativo Anual (POA- Presupuesto) planteando las nesecidades prioritarias e identificando por objeto del gasto y fuente de financiamiento. 1 dia Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan Operativo Anual (POA) con presuuesto por objeto del gasto y fuente de finaciamiento Sub Gerencia de Presupuesto Consolidación de la matriz de presupuesto a nivel institucional Consolidar la información recibida por unidad ejecutora según techos asignados por la Secretaría de Finanzas. 1 semana Sub Gerencia de Presupuesto /Analisitas del área de progranación Matriz del presupuesto consolidado por fuente de financimiento, grupo y objeto del gasto Carga sistema SIAFI- GES Distribución de techos presupuestarios por objeto y fuente de finacimiento por unidad ejecutora Remitir matriz de presupuesto por fuente de finaciamiento, grupo y objeto de gasto por unidad ejecutora 1 dia Direcciones de la Policia Nacional Matriz de presupuesto distribuido por fuente de finaciamiento, grupo y objeto del gasto por unidad ejecutora.

19 de 94

Cuadro descripción del proceso

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Gastos rigidos Recurso Humano Computadora Internet Oficio de remisión de Techos presupuestarios Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios aprobados por SEFIN Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios asignados por UE Recurso Humano Computadora Internet Matriz Plan Operativo Anual (POA) Recurso Humano Computadora Internet Nesecidades prioritarias identificadas por unidades ejecutoras. Recurso Humano Computadora Internet Techos presupuestarios por grupo del gasto y fuente de finaciamiento Recurso Humano Computadora Internet Matriz de presupuesto distribuido por fuente de finaciamiento, grupo y objeto del gasto por unidad ejecutora. Recurso Humano Computadora Internet Área de Programación Presupuestaria 2 Asignación de techos presupuestarios Recibir oficio de la Secretaría de Finanzas , dirigido a la maxima autoridad institucional de los techos presupuestarios 1 mes Secretaría de Finanzas Techos presupuestarios aprobados por SEFIN Maxima autoridad institucional . 1 Identificación de gastos rigidos Detallar los gastos rígidos para cada ejercicio fiscal 1 hora Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional Cuadro de Gastos Rígidos Directores de la Policía Nacional 4 Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) Elaborar matriz del plan operativo anual por unidad ejecutora. 5 dias Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan Operativo Anual (POA) Direcciones de la Policía Nacional/Usuarios 3 Asignación de techos por unidad ejecutora Remitir oficio a cada unidad ejecutora sobre la asignación de techos aprobados por grupo del gasto y fuente de financimiento 24 hora Gerencia Administrativa/Sub gerencia de presupuesto Techos presupuestarios asignados por UE Gerencia Administrativa Elaboración del Plan de Programas y Proyectos Plasmar en la Matriz del Plan de Programas y Proyectos (PPP) las nesecidades prioritarias por objeto de gasto y fuente de financiamiento. 24 horas Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan de Programa y Proyectos por Unidad ejecutora Gerencia Administrativa Distribución deTechos presupuestarios por grupo de gasto y fuente de finacimiento Remitir oficio adjuntado el Plan Operativo Anual (POA- Presupuesto) planteando las nesecidades prioritarias e identificando por objeto del gasto y fuente de financiamiento. 1 dia Direcciones de la Policia Nacional Matriz Plan Operativo Anual (POA) con presuuesto por objeto del gasto y fuente de finaciamiento Sub Gerencia de Presupuesto Consolidación de la matriz de presupuesto a nivel institucional Consolidar la información recibida por unidad ejecutora según techos asignados por la Secretaría de Finanzas. 1 semana Sub Gerencia de Presupuesto /Analisitas del área de progranación Matriz del presupuesto consolidado por fuente de financimiento, grupo y objeto del gasto Carga sistema SIAFI- GES Distribución de techos presupuestarios por objeto y fuente de finacimiento por unidad ejecutora Remitir matriz de presupuesto por fuente de finaciamiento, grupo y objeto de gasto por unidad ejecutora 1 dia Direcciones de la Policia Nacional Matriz de presupuesto distribuido por fuente de finaciamiento, grupo y objeto del gasto por unidad ejecutora.

20 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA Carga realizada en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto aprobado en SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto autorizado en SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Ante Proyecto de Presupuesto formulado Recurso Humano Computadora Internet Ajustes ralizados al presupuesto aprobado Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional de la República. Recurso Humano Computadora Internet Adicionar fondos que no esten regitrados en SIAFI (Tasa de Seguridad, OABI, PNUD y otros ) Recurso Humano Computadora Internet 9 Aprobación de la formulación presupuestaria Relizar la verifcación y aprobación de la carga del presupuesto 12 horas Gerente Administrativo/ Sub gerente de presupuesto Presupuesto aprobado en SIAFI GES SIAFI GES/ Maxima Autoridad Institucional Presupuesto aprobado cargado en SAP por centro gestor 15 Elaborar Plantilla con los 5 elementos presupuestarios Realizar la cargarde plantilla en SAP 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Plantilla cargada en SAP SAP 14 Ingreso del presupuesto aprobado en SAP Realizar la carga del presupuesto aprobado en el sistema SAP 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional de la República Congreso Nacional de la República Reajustes a la Formulación Presupuestaria 13 Realizar cambios al presupuesto en la etapa de Re formulación Presupuestaria. 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto Presupuesto reformualdo en base a cambios solicitados SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas Aprobación del presupuesto formulado en base a las Disposiciones Generales de Presupuesto. Remitir en Ante proyecto de presupuesto a nivel institucional 15 dias Sectretaría de Finanzas Presupupuesto autorizado en SIAFI SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas 11 Aprobación de la formulación presupuestaria Aprobar en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES el presupuesto autorizado por la Maxima Autoridad Institucional 24 horas SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas Presupuesto aprobado por la Secretaría de Finanzas en SIAFI GES Sectretaría de Finanzas Autorización de la formulación presupuestaria 10 Autorizar en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES el presupuesto aprobado 1 hora Maxima Autoridad Institucional

20 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA Carga realizada en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto aprobado en SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto autorizado en SIAFI GES Recurso Humano Computadora Internet Ante Proyecto de Presupuesto formulado Recurso Humano Computadora Internet Ajustes ralizados al presupuesto aprobado Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional de la República. Recurso Humano Computadora Internet Adicionar fondos que no esten regitrados en SIAFI (Tasa de Seguridad, OABI, PNUD y otros ) Recurso Humano Computadora Internet 9 Aprobación de la formulación presupuestaria Relizar la verifcación y aprobación de la carga del presupuesto 12 horas Gerente Administrativo/ Sub gerente de presupuesto Presupuesto aprobado en SIAFI GES SIAFI GES/ Maxima Autoridad Institucional Presupuesto aprobado cargado en SAP por centro gestor 15 Elaborar Plantilla con los 5 elementos presupuestarios Realizar la cargarde plantilla en SAP 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Plantilla cargada en SAP SAP 14 Ingreso del presupuesto aprobado en SAP Realizar la carga del presupuesto aprobado en el sistema SAP 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional de la República Congreso Nacional de la República Reajustes a la Formulación Presupuestaria 13 Realizar cambios al presupuesto en la etapa de Re formulación Presupuestaria. 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto Presupuesto reformualdo en base a cambios solicitados SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas Aprobación del presupuesto formulado en base a las Disposiciones Generales de Presupuesto. Remitir en Ante proyecto de presupuesto a nivel institucional 15 dias Sectretaría de Finanzas Presupupuesto autorizado en SIAFI SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas 11 Aprobación de la formulación presupuestaria Aprobar en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES el presupuesto autorizado por la Maxima Autoridad Institucional 24 horas SIAFI GES/ Secretaría de Finanzas Presupuesto aprobado por la Secretaría de Finanzas en SIAFI GES Sectretaría de Finanzas Autorización de la formulación presupuestaria 10 Autorizar en el Sistema de Adminstración Financiera Integrado SIAFI GES el presupuesto aprobado 1 hora Maxima Autoridad Institucional

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 21 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA

Plantilla cargada en SAP Recurso Humano Computadora Internet Plantilla aprobada y contabilizada en versión 1 Recurso Humano Computadora Internet Presupuesto formulado en SIAFI Y SAP Recurso Humano Computadora Internet Fondos que no estan incorporados en el Ante Proyecto de Presupuesto Recurso Humano Computadora Internet Incorporación de fondos nuevos al presupuesto Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios 19 Suplementos Presupuestarios Realizar la incorporación de nuevos fondos en SAP 5 minutos Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios 18 Reaizar la ejecución del presupuesto por unidad ejecutora en SIAFI y Centro gestor en Ejecución Presupuestaria 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Ejecución Presupuestaria Plantilla aprobada y contabilizada en versión Copias de Presupuesto aprobado de la versión 1 a la versión 0 Realizar copia de la plantilla versión 1 a versión 0 en SAP 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Copia de plantilla en versión 0 SAP Aprobación y contabilización de formulación en versión 1 Realizar en SAP la aprobación en la versión 1 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios 22 de 94

Documentó de referencia

REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Plan Operativo Anual UPEG Plan de Programas y Proyectos Directores Matriz consolidada de presupuesto por UE Sub Gerencia de Presupuesto Objetiva Institucional Plurianual Sub Gerencia de Presupuesto Anexo Desglosado de Sueldos Sub Gerencia de RRHH

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA

23 de 94

Diagrama de flujo del proceso de formulación presupuestaria

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-FP FORMULACION PRESUPUESTARIA

24 de 94

Políticas de Operación  Se debe tener estricta observancia y cumplimiento a las fechas establecidas por la Secretaría de Finanzas.  Todas informaciones solicitadas en formatos establecidos deben ser presentados en manera física y digital.  Todos los perfiles de usuarios deben estar creados y habilitados para cada Unidad Ejecutora y de esta forma se logre cumplir con las fechas de la formulación establecidas por la Secretaría de Finanzas.  Toda información debe ser enterada a la Gerencia Administrativa para que ésta tenga conocimiento de los avances del proceso de Formulación.  Los programadores presupuestarios deben revisar y analizar información recibida para ser ingresada a SIAFI.  La carga de la formulación presupuestaria en SAP se realizará una vez que sea aprobado el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República por el Congreso Nacional y esté habilitado en SIAFI.  Queda establecido que el presupuesto a ejecutar en SIAFI será de acuerdo a las estructuras programáticas establecidas en el Sistema de Administración Financiero Integrado SIAFI, sin embargo, en SAP se debe realizar la formulación por Centro de Costo.  Se debe elaborar en paralelo la matriz de presupuesto para SIAFI y la plantilla presupuestaria para SAP.  Considerar los lineamientos presupuestarios establecidos por la Secretaría de Finanzas. PROGRAMACIÓN DEL GASTO MENSUAL 3. PROGRAMACIÓN DEL GASTO MENSUAL (SEDS- SGP-PGM) Objetivo Mejorar la eficiencia en el manejo de flujo de efectivo institucional de acuerdo a lo autorizado mensualmente por la Tesorería General de República. Alcance Al finalizar este procedimiento, el usuario de la unidad ejecutora podrá elaborar y verificar el PGM y el Sub Gerente de Presupuesto de la Secretaría de Seguridad será capaz de aprobar el Formulario de Programación y Ejecución de Gastos Mensuales en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI). 26 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PGM PROGRAMACION DEL GASTO MENSUAL 3. PROGRAMACIÓN DEL GASTO MENSUAL (SEDS- SGP-PGM)

Objetivo Mejorar la eficiencia en el manejo de flujo de efectivo institucional de acuerdo a lo autorizado mensualmente por la Tesorería General de República. Alcance Al finalizar este procedimiento, el usuario de la unidad ejecutora podrá elaborar y verificar el PGM y el Sub Gerente de Presupuesto de la Secretaría de Seguridad será capaz de aprobar el Formulario de Programación y Ejecución de Gastos Mensuales en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI). Responsables

Procedimiento INICIO  Una vez que comienza el ejercicio fiscal, con el presupuesto aprobado se distribuye de manera mensual según calendarización del Plan Anual de Compras y Contrataciones y el Plan de Programas y Proyectos que las Unidades Ejecutoras tiene aprobado. Se realiza la mensualización por Clase del Gasto, Fuente de Financiamiento y Unidad Ejecutora hasta llegar a la distribución del presupuesto total aprobado con Tesoro Nacional. El encargado de esta función es el encargado de cada Unidad Ejecutora. (Ver anexo 3)

RESPONSABLE FUNCIÓN Tesorería General de la República Aprueba CGT Sub Gerente de Presupuesto Aprueba documento original de PGM y sus modificaciones Unidades ejecutoras Ingresan y verifican PGM original Procedimiento INICIO  Una vez que comienza el ejercicio fiscal, con el presupuesto aprobado se distribuye de manera mensual según calendarización del Plan Anual de Compras y Contrataciones y el Plan de Programas y Proyectos que las Unidades Ejecutoras tiene aprobado. Se realiza la mensualización por Clase del Gasto, Fuente de Financiamiento y Unidad Ejecutora hasta llegar a la distribución del presupuesto total aprobado con Tesoro Nacional. El encargado de esta función es el encargado de cada Unidad Ejecutora. (Ver anexo 3)  El Sub Gerente de Presupuesto captura en SIAFI los PGM que todas las Unidades Ejecutoras cargaron y verifica que la sumatoria de todas éstas alcance el 100% del Presupuesto Institucional.  Una vez realizada la revisión, el Sub Gerente de Presupuesto aprueba el documento original del PGM en SIAFI.  Una vez aprobado el PGM se procede a solicitar la Cuota de Compromiso en base a dicha programación.  La Tesorería General de la República aprueba en su totalidad o parcial la Cuota de Compromiso Trimestral.  Si la Cuota de Gasto Trimestral (CGT) solicitada no es aprobada en su totalidad, se debe modificar el PGM de acuerdo a la CGT aprobada por la Tesorería General de la República trasladando al mes siguiente el valor que no fue aprobado en el mes solicitado. Asimismo, se debe tener en cuenta que la sumatoria de todos los valores por clase gasto debe ser iguales al presupuesto aprobado.

28 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PGM PROGRAMACION DEL GASTO MENSUAL Cuadro descripción del proceso No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Presupuesto Aprobado Recurso Humano Computadora Internet La mesualización del presupuesto en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet PGM consolidado y cargado en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet PGM verificado y aprobado Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral solicitada Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral no aprobada en su totalidad Recurso Humano Computadora Internet Sub Gerencia de Presupuesto 6 Modificación de PGM Modificar PGM de acuerdo a la cuota aprobada por la Tesorería General de la República (TGR) 10 minutos Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestario PGM Modificado SIAFI 5 Aprobación de cuota del gasto trimestral (CGT) Aprobar la cuota del gasto trimestral solicitada por unidad ejecutora 1 dia Tesorería General de la República (TGR) Cuota del gasto trimestral aprobada 4 Solicitud de cuota deL gasto trimestral (CGT) Solicitar cuota de compromiso a la Tesorería General de la República 10 minutos Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestario Cuota del gasto trimestral solicitada SIAFI/TGR 3 Verificación y Aprobación de PGM en SIAFI Capturar los PGM en siafi para verificarlos y aprobarlos 30 minutos Sub Gerencia de Presupuesto PGM verificado y aprobado Secretaría de Finanzas 2 Consolidación de los PGM por Unidad Ejecutora Realizar matriz de PGM por unidad ejecutora 1 dia Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestario PGM consolidado y cargado en SIAFI SIAFI Ingreso en SIAFI de la programción mensual del Distribuir el presupuesto aprobado de manera mensual de acordel a Plan Anual de Compras y Contrataciones y Plan de Programas y Proyectos Sub Gerencia de Presupuesto / Analistas Presupuestarios Mesualización del presupuesto en SIAFI cargada

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 29 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PGM PROGRAMACION DEL GASTO MENSUAL Documentos de referencia

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Matriz de PGM Cada Dirección y Unidad Ejecutora Plan Anual de Compras y Contrataciones Unidad de Compras 30 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-PGM PROGRAMACIÓN DEL GASTO MENSUAL

Diagrama de flujo del proceso de programación del gasto mensual

PROGRAMACIÓN MENSUAL DE GASTO (PGM) SUB GERENCIA PRESUPUESTO UNIDAD EJECUTORA TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INICIO

1. Ingres o en SIA FI de la Programación Mensual
2. Consoli da todos por PGM por UE
3. Verifica y Aprueba el documento e n SIAFI CUMPLE NO CUMPLE
4. Solicitud de Cuota de Trimestral
5. Aprobación de la CGTFIN APRUEBA TOTALIDAD
6. Modi ficación de APRUEBA PORCENTAJE

Políticas de Operación  Este proceso se realiza únicamente en SIAFI, no en  Se debe cargar el PGM en SIAFI al menos dentro de los primeros cinco días del ejercicio fiscal.  La modificación a PGM se debe hacer al momento de hacer la distribución de la Cuota de Compromiso Trimestral, de lo contrario, el sistema SIAFI no le permitirá aprobar ningún documento de ejecución presupuestaria.  Una vez autorizada la CGT por la TGR es obligatorio modificar el PGM en base a lo asignado por la TGR, en caso que valor asignado por la TGR fuese diferente al valor ingresado en el PGM.  El PGM siempre debe estar de acuerdo al Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), el cual también estará en función al Plan de Programas y Proyectos (PPP).  El PGM únicamente aplica a la fuente de financiamiento 11 - Tesoro Nacional.  Antes de poder registrar F-01 a nivel de devengado debe estar considerado en la Programación Mensual del Gasto.  Es obligatorio contar con el perfil de usuario 75 para ingresar el PGM y el perfil 191 para aprobarlo.  Tomar en cuenta que el PGM permite valores en cero cuando no se tiene programado ejecutar en una clase del gasto durante ese mes.  Una vez aprobado no se puede anular o revertir el documento original de PGM, solamente se pueden realizar modificaciones a éste por aumento o disminución a los importes según aprobación de Cuota de Gasto Trimestral. CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL 4. CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL (SEDS-SGP- Objetivo Buscar equilibrio entre gastos y los recursos asignados, durante el ejercicio fiscal, siguiendo las alternativas que se presenten a lo largo del mismo, en procura de alcanzar eficiencia y eficacia en la ejecución presupuestaria de acuerdo de los planes de compras y la programación mensual del gasto. Alcance Al finalizar este procedimiento, los usuarios de las Unidades Ejecutoras, el Sub Gerente de Presupuesto y el Gerente Administrativo de la Secretaría de Seguridad será capaz de finalizar cada una de las etapas de solicitud de Cuota de Compromiso para poder ejecutar devengados institucionales en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI). 32 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-CGT CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL 4. CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL (SEDS-SGP-CGT) Objetivo Buscar equilibrio entre gastos y los recursos asignados, durante el ejercicio fiscal, siguiendo las alternativas que se presenten a lo largo del mismo, en procura de alcanzar eficiencia y eficacia en la ejecución presupuestaria de acuerdo de los planes de compras y la programación mensual del gasto. Alcance Al finalizar este procedimiento, los usuarios de las Unidades Ejecutoras, el Sub Gerente de Presupuesto y el Gerente Administrativo de la Secretaría de Seguridad será capaz de finalizar cada una de las etapas de solicitud de Cuota de Compromiso para poder ejecutar devengados institucionales en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI).

Responsables

RESPONSABLE FUNCIÓN Tesorería General de la República Aprueba CGT Gerente Administrativo Solicita CGT Sub Gerente de Presupuesto Consolida y Aprueba documento de CGT y sus redistribuciones entre UE Usuarios de cada UE Ingresa y Verifica CGT original y sus modificaciones

Procedimiento INICIO  Una vez que inicia el ejercicio fiscal, con el presupuesto aprobado y la Programación Mensual del Gasto ingresado y aprobado en SIAFI se solicita la primera Cuota de Gastos Trimestral a nivel de Unidad Ejecutora. Dicha solicitud se realiza con base a la Programación del Gasto Mensual (PGM), el cual en su momento se realizó con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) y los gastos fijos, rígidos y contractuales que la Institución formuló en el presupuesto.  El Sub Gerente de Presupuesto captura en SIAFI todos los documentos que fueron solicitados a nivel de Unidad Ejecutora, los consolida y revisa que la CGT solicitada por cada UE está de acuerdo al PGM. Si está de acuerdo se aprueba el documento original a nivel institución. (Ver Anexo 4).  Si la CGT no está de acuerdo al PGM el Sub Gerente de Presupuesto rechaza la solicitud y la UE debe cargar nuevamente la solicitud de CGT.  El Gerente Administrativo solicita a nivel de Institución la Cuota de Gasto Trimestral ante la Tesorería General de la República.  La Tesorería General de la República (TGR) captura el documento y aprueba la solicitud de CGT en su totalidad o un porcentaje de ésta según programación interna de la  Una vez aprobada la CGT por la TGR, el Sub Gerente de Presupuesto realiza una Distribución de Cuota de Compromiso de acuerdo a lo que la TGR aprobó por cada clase del gasto a cada Unidad Ejecutora. Seguidamente aprueba el documento en SIAFI.  Cuando la TGR no aprueba el CGT en su totalidad, se debe hacer una modificación al PGM, trasladando de un mes al siguiente los valores que no fueron aprobado para que se puedan solicitar en una nueva CGT.  Una vez finalizado este proceso, cada Unidad Ejecutora puede comenzar su ejecución presupuestaria.  Cuando la CGT aprobada ya fue ejecutada y el trimestre aún no finaliza o cuando ésta es insuficiente para cubrir todos los valores comprometidos para el mes o el trimestre en ejecución, se solicita un incremento de CGT el cual seguirá el mismo proceso como si fuera una CGT original, pero éste será un documento de modificación por incremento.  Por el contrario, cuando se tiene una CGT y ésta aún tiene un saldo disponible al final del trimestre y no se ejecutará, entonces se elaborará un documento de modificación a la CGT por decremento y continuará el mismo proceso que las anteriores.  El Sub Gerente de presupuesto puede hacer una redistribución de CGT entre las Unidades Ejecutoras cuando una UE no tiene ejecución en una o más clases del gasto durante el trimestre y otra UE tiene saldo insuficiente en esa o esas mismas clases del gasto.  Esta redistribución de CGT es aprobada por el Gerente Administrativo.

35 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-CGT CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Programación del Gasto Mensual PGM Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral solicitada Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral consolidada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral consolidada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral solicitada Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral aprobada Recurso Humano Computadora Internet Subgerente de presupuesto 2 Consolidación y revisión de la cuota del gasto trimetral Consolidar la cuota de todas las unidades ejecutoras 15 minutos Subgerente de presupuesto Cuota del gasto trimestral consolidada en Tesorería General de la República 1 Solicitud de la cuota del gasto trimerstral Solicitar la cuota del gasto Trimestral a nivel de unidad ejecutora 15 minutos Analistas Presupuestarios Cuota del gasto trimestral solicitada Unidades ejecutoras Solictud de la cuota del gasto trimestral a nivel institucional Solicitar a nivel institución a la Tesorería general de la República la cuota del gasto trimestral en SIAFI 1 minuto Gerente Administrativo Cuota del gasto trimestral solicitada Tesorería General de la República 3 Cuota del gasto trimestral rechazada Rechar la cuota del gasto trimmestral para realizar alguna modificación. 1 minuto Subgerente de presupuesto Cuota del gasto trimestral rechazada Subgerente de presupuesto Distribución de la Programación del gasto mesnsual (PGM) Realizar distribución de la cuota de compromiso de acuerdo a lo aprobado por la Tesorería General de la República TGR, en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) 5 minutos Subgerente de presupuesto Distribución de la cuota de compromiso aprobada Subgerente de presupuesto 5 Aprobación de la Cuota del gasto trimestral Capturar la cuota del gasto trimestral en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) 3 dias Tesorería General de la República Cuota del gasto trimestral aprobada

36 de 94

Cuadro descripción del proceso

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-CGT CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL Cuota de compromiso no aprobada en su totalidad Recurso Humano Computadora Internet Distribución de la cuota de compromiso aprobada Recurso Humano Computadora Internet Programación del gasto mensual (PGM ) Recurso Humano Computadora Internet Salso disponible al final del trimestre no ejecutados Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral (CGT) aprobada Recurso Humano Computadora Internet Cuota del gasto trimestral (CGT) redistribuida Recurso Humano Computadora Internet Gerente Administrativo Aprobación de redistribución de la cuota del gasto trimestral (CGT) Aprobar en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI), la redistribución de la cuota del gasto trimestral(CGT) 5 minutos Gerente Administrativo Cuota del gasto trimestral aprobada SIAFI 11 Redistribución de la cuota del gasto trimestral (CGT) Redistribuir en el en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) cuota del gasto trimestral de una unidad ejecutora a otra 5 minutos Subgerente de presupuesto/Analistas Presupuestarios Cuota del gasto trimestral (CGT) redistribuida Tesorería General de la República 10 Modificación a la cuota del gasto trimestral Elaborar documento de modificacion a la cuota del gasto trimestral , en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) 5 minutos Subgerente de presupuesto/Analistas Presupuestarios Cuota del gasto trimestral modificada 9 Aumneto de la cuota del gasto trimestral Solicitar a la Tesoreria General de la República , aumento de la cuota de compromiso por unidad ejecutora 5 minutos Analistas Presupuestarios Incremento en la cuota de compromiso Tesorería General de la República 8 Ejecución presupuestaria Realizar ejecución del presupuesto por unidad ejecutora , según la cuota de compromiso aprobada y lo progamado en el Plan Anual de Compras y Contrataciónes (PACC) 24 horas Analistas Presupuestarios Disponibilidad finaciera SIAFI Modificación de la programación del gasto mesual PGM Realizar modificación a la programación del gasto mesual (PGM), en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) 5 minutos Subgerente de presupuesto Programación del gasto mensual (PGM )

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 37 de 94

Documento de Referencia REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Programación de Gastos Mensual Unidad Ejecutora

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-CGT CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL 38 de 94

CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL (CGT) SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO UNIDAD EJECUTORAGERENCIA ADMINISTRATIVA TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INICIO

1. Solicitud de CGT a nivel de UE
2. Consoli da y revisa 3. Rechaz a soli ci tud
3. Solicita CGT a nivel de Institución a la TGR
4. Captura y aprueba documento
5. Distri bución de
6. Modi ficación de PGM de acue rdo a CGT aprobada
7. Ejecución presupuestaria
8. Aume nto de CGT
9. Decremento de
10. Redistribución de CGT
11. Aprobación de redistribución CGT FIN Notifica CGT aprobada Programación Mensual del aprobada

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-CGT CUOTA DE GASTOS TRIMESTRAL

Diagrama de flujo del proceso de cuota del gasto trimestral

Políticas de Operación  Este proceso se realiza únicamente en SIAFI, no en  Se debe cargar el PGM en SIAFI al menos dentro de los primeros cinco días del ejercicio fiscal.  La modificación a PGM se debe hacer al momento de hacer la distribución de la Cuota de Compromiso Trimestral, de lo contrario, el sistema SIAFI no le permitirá aprobar ningún documento de ejecución presupuestaria. Una vez autorizada la CGT por la TGR es obligatorio modificar el PGM en base a lo asignado por la TGR, en caso que valor asignado por la TGR fuese diferente al valor ingresado en el PGM.  El PGM siempre debe estar de acuerdo al Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), el cual también estará en función al Plan de Programas y Proyectos (PPP).  El PGM únicamente aplica a la fuente de financiamiento 11 - Tesoro Nacional.  Antes de poder registrar F-01 a nivel de devengado debe estar considerado en la Programación Mensual del Gasto.  Es obligatorio contar con el perfil de usuario 75 para ingresar el PGM y el perfil 191 para aprobarlo.  Tomar en cuenta que el PGM permite valores en cero cuando no se tiene programado ejecutar en una clase del gasto durante ese mes.  Una vez aprobado no se puede anular o revertir el documento original de PGM, solamente se pueden realizar modificaciones a éste por aumento o disminución a los importes según aprobación de Cuota de Gasto Trimestral. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 5. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-EP) Objetivo Proporcionar una herramienta a los usuarios de las Unidades Ejecutoras, Sub Gerencia de Presupuesto y Gerencia Administrativa, que sirva de guía en el manejo de los procesos que conforman la Ejecución del Gasto en el Sistema SIAFI para una eficiente ejecución presupuestaria. Alcance Al finalizar este procedimiento, los usuarios de las Unidades Ejecutoras, Sub Gerente de Presupuesto y el Gerente Administrativo de la Secretaría de Seguridad será capaz de concluir cada una de las etapas de ejecución presupuestaria en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) y Sistema de Integrado de Gestión (SIG). 40 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 5. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-EP) Objetivo Proporcionar una herramienta a los usuarios de las Unidades Ejecutoras, Sub Gerencia de Presupuesto y Gerencia Administrativa, que sirva de quía en el manejo de los procesos que conforman la Ejecución del Gasto en el Sistema SIAFI para una eficiente ejecución presupuestaria. Alcance Al finalizar este procedimiento, los usuarios de las Unidades Ejecutoras, Sub Gerente de Presupuesto y el Gerente Administrativo de la Secretaría de Seguridad será capaz de concluir cada una de las etapas de ejecución presupuestaria en el marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) y Sistema de Integrado de Gestión (SIG). Responsables

Procedimiento INICIO  La Unidad Ejecutora, con base a su Plan Anual de Compras y Contrataciones, y a la Cuota de Gasto Trimestral aprobada, se solicita a través de un F-01 remitido a la Sub Gerencia de Presupuesto la verificación de la disponibilidad presupuestaria por objeto del gasto que se requiere para ejecución del PACC en el trimestre. (Ver Anexo 5)

RESPONSABLE FUNCIÓN Tesorería General de la República Aprueba pago de F-01 Gerente Administrativo Firma el F-01 Sub Gerencia de Presupuesto Aprueba el documento Usuarios de Ejecución del Gasto Ingresa y Verifica el F-01

Procedimiento INICIO  La Unidad Ejecutora, con base a su Plan Anual de Compras y Contrataciones, y a la Cuota de Gasto Trimestral aprobada, se solicita a través de un F-01 remitido a la Sub Gerencia de Presupuesto la verificación de la disponibilidad presupuestaria por objeto del gasto que se requiere para ejecución del PACC en el trimestre. (Ver Anexo 5)  El analista presupuestario verifica la disponibilidad presupuestaria y la Cuota de Gasto Trimestral. Cuando dispone de los dos, sella el F-01 y lo remite a la Unidad de Revisión y Control. Si no existiera disponibilidad presupuestaria se notifica al encargado de la unidad ejecutora y se procede a realizar una modificación presupuestaria.  La Unidad de Revisión y Control revisa el F-01 verificando que ésta cuente con todos los requerimientos de elegibilidad del gasto y la documentación soporte. Sella el F-01 indicando que la documentación es la correcta y está completa. Seguidamente remite el F-01 nuevamente a la Sub Gerencia de Presupuesto. Si el F-01 no reúne los elementos y la documentación soporte necesaria, ésta se devuelve a la Unidad Ejecutora para que el F-01 sea corregido o completado.  La Sub Gerencia de Presupuesto ingresa en SIAFI el F-01, asimismo, se verifica y aprueba con los usuarios correspondientes.  La Gerente Administrativo firma el F-01 en SIAFI y ésta entra en la Tesorería General de la República para su pago.  La Sub Gerencia de Presupuesto registra en libros y custodia en archivo el F-01.  La Tesorería General de la República realiza la transferencia a las cuentas de la Secretaría de Seguridad o del proveedor en caso de que sea pago del programa de 01-Actividades Centrales.  Se verifica y ejecuta el presupuesto en SAP por Centro de Costo y objeto del gasto, a través de los diferentes módulos contables.  Si la Unidad Ejecutora al momento de verificar la disponibilidad presupuestaria por Centro de Costo, ésta no tiene entonces se procede a realizar un Traslado.  Se notifica a la Unidad Ejecutora para que proceda a realizar los procesos de compras según procedimientos.  Cuando la Tesorería General de la República no ha realizado la transferencia, la Sub Gerencia de Presupuesto elabora un informe a final de cada mes con los F-01 pendientes de pago para gestionar ante la TGR la transferencia de éstos. FIN

42 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Cuadro descripción del proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Cuota del gasto trimestral aprobada Recurso Humano Computadora Internet Solicitud de disponibilidad presupestaria por objeto del gasto según cuota aprobada. Recurso Humano Computadora Internet Formato de ejecución del gasto (F01) Recurso Humano Computadora Internet F01 verificada y sellada Recurso Humano Computadora Internet Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 4 Ingresar, verificar y aprobar Realizar la carga de la F01 en el Sistema de Administración Financiero Integrado SIAFI. 2 minutos Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios F01 aprobada en SIAFI Gerente Administrativo 3 Revición de documentos soporte. Verificar que la F01, contenga toda la documentación soporte 10 minutos Unidad de revisión y control F01 verificada y sellada Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 2 Verificación de disponibilidad presupestaria Realizar la verificacón en el Sistema de Administración Financiero Integrado SIAFI de saldos presupueatarios por cada objeto del gasto y sellado de la F01 en fisico 5 minutos Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Saldo presupuestarios verificados en SIAFI y F01 sellada Unidad de revisión y control Remisión de F01 para verificar disponibilidad presupestaria. Solicitar a traves de formato F01 en fisico , la verificación del disponiblidad presupuestaria por objeto del gasto 1 dia Unidad ejecutora Solicitud de disponibilidad presupestaria por objeto del gasto . Cuadro Descripción del Proceso

43 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

F01 aprobada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet F01 en fisico , aprobada y firmada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet F01 firmada en SIAFI para su desembolso Recurso Humano Computadora Internet Transferencia de fondos por parte del Tesorería General de la República Recurso Humano Computadora Internet Verificación y ejecución del presupuesto por Centro de Realizar la ejecución del presupuesto desembolsado por la Tesorería General de la Repúblia por centro de costo y objeto del gasto 1 dia Unidades ejecutoras Ejecución del presupuesto por objeto del gasto en lo diferentes modulos contables Autorización de desembolso a la cuenta bancaria de la Secretaría de Seguridad. Realizar transferencia de fondos a la cuentas bancarias de la Secretaría de Seguridad/ Policía Nacional. 20 dias Tesorería General de la República Transferencia de fondos por parte del Tesorería General de la República Tesorería General de la Rpública 6 Registro en libro y archivo de la F01 Realizar registro en el libro de control de ingreso de la F01 fisico , para luego eviarla a archivo. 1 munuto Archivo F01 registrada y archivada Archivo 5 Validación del F01 en SIAFI Firmar la F01 en el Sistema de Administración Finsanciero Integrado SIAFI. 1 minuto Gerente AdministrativoF01 firmada en SIAFI para su desembolso

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 44 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Deficit en disponibilidad presupuestaria Recurso Humano Computadora Internet Disponibilidad presupuestaria por Centro de Costos Recurso Humano Computadora Internet Reporte generado en el Sistema de Administración Financiero Integrado SIAFI, de las F01 pendientes de pago. Recurso Humano Computadora Internet Tesorería General de la Rpública 11 Verificación de F01 pendientes de pago Realizar informe mensualmente dirigido a la Tesorería General de la República de F01 pendientes de pago , para gestionar su desembolso Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Gestion de desembolso de F01 pendientes de pago 10 Notificacion para relaizar procesos de compra Notificar a las unidades ejecutoras que ya existe la disponibilidad presupuestaria para que proceda a realizar los procesos de compras. 5 munitos Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Ejecución de procesos de compra. planificados Unidades ejecutoras 9 Autorización de traslado entre centro de costo Realizar traslado presupuestario entre centro de costos por deficit presupuestarios. 5 minutos Unidades Ejecutoras Traslado presupuestarios 45 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Documento de Referencia

REGISTROS CÓDIGO ÁREA RESPONSABLE Programación de Gastos Mensual Unidad Ejecutora Formato Ejecución del Gasto Unidad Ejecutora Requerimiento Unidad Ejecutora

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

46 de 94

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA SUB GERENCIA PRESUPUESTO UNIDAD EJECUTORA GERENCIA ADMINISTRATIVA TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REVISIÓN Y CONTROL INICIO

1. Elaboración y Verificación de disponibilidad presupuestaria según F-01
2. Si hay disponibilidad sella el F-01
3. Revis a documentación soporte
4. Ingres a, verifica y aprueba F-01 en
5. Firma el documento e n SIAFI
6. Registro en libro de control y archivo de F-01
7. Realiza transferencia a cuentas bancarias EXIST E
8. Inf orme mens ual de F-01 pendi ente de pago para gestión en TGR NO HAY TRANSFERENCIA
9. Pr oceso d e ComprasFIN
10. Verificació n y ejecución de l presupuesto por CeCo HAY TRANSFERENCIA
11. Traslado entre CeCoNO HAYModi ficación Pre supuestari a NO E XISTE

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-EP EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Diagrama de flujo del proceso de ejecución presupuestaria

Políticas de Operación  El pago de aportes patronales y servicios básicos será contra factura y no de manera anticipada como el caso para compras.  El caso de compras del programa de Actividades Centrales, el pago lo realizará la Tesorería General de la República directamente al proveedor.  Cuando se firma un contrato por un tiempo determinado, se debe reservar los fondos por el valor total del contrato a fin de asegurar la disponibilidad para cubrir el contrato. Mensualmente se pueden ingresar los devengados para realizar el pago o en los intervalos de tiempo que el contrato estipule. Ej. Alquiler, Internet, servicio de mantenimiento, etc.  El programador presupuestario debe ingresar diariamente al sistema SIAFI para verificar que el F-01 haya sido transferido.  No se pueden comenzar procesos de compras sin tener la disponibilidad financiera. 6. TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE CECOS (SEDS- SGP-CECOS) Objetivo Determinar el proceso a seguir y los niveles de responsabilidad de los usuarios que intervienen en los procesos de los traslados internos entre Centros de Costo en una misma Categoría Programática de SIAFI sin afectar el presupuesto de la Actividad/Obra en SIAFI. Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Asimismo, involucra a la Sub Gerencia de Presupuesto y a la Gerencia Administrativa. Procedimiento INICIO  Disponibilidad presupuestaria en el Centro de Costo es insuficiente para la ejecución de las actividades de la Unidad Ejecutora en el ejercicio fiscal.  La Unidad Ejecutora solicita en oficio dirigido a la Gerencia Administrativa una modificación presupuestaria por medio de traslado, especificando los Centros de Costo a afectar. (Ver Anexo 6)  La Gerencia Administrativa recibe la solicitud y toma la decisión si se aprueba o no realizar el traslado.  En caso de ser aprobada la solicitud, remite el oficio a la Sub Gerencia de Presupuesto para verificar si la posición presupuestaria y Centro de Costo tiene disponibilidad.  En caso de tener disponibilidad presupuestaria, el usuario de la Sub Gerencia de Presupuesto ingresa el Traslado en  Contabilizar el traslado presupuestario en SAP.  Después de finalizado el proceso, se notifica al jefe de la Unidad Ejecutora solicitante que el traslado fue realizado y puede proceder a la ejecución presupuestaria. 48 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP- CECOS TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE 6. TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE CECOS (SEDS- SGP-CECOS) Objetivo Determinar el proceso a seguir y los niveles de responsabilidad de los usuarios que intervienen en los procesos de los traslados internos entre Centros de Costo en una misma Categoría Programática de SIAFI sin afectar el presupuesto de la Actividad/Obra en SIAFI. Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Asimismo, involucra a la Sub Gerencia de Presupuesto y a la Gerencia Administrativa. Responsables RESPONSABLE FUNCIÓN Gerente Administrativo Aprueba a nivel Institucional Sub Gerente de Presupuesto Solicita modificación Presupuestaria Jefe de la Unidad Ejecutora Solicita el traslado en base a ejecución presupuestaria

Procedimiento INICIO  Disponibilidad presupuestaria en el Centro de Costo es insuficiente para la ejecución de las actividades de la Unidad Ejecutora en el ejercicio fiscal.  La Unidad Ejecutora solicita en oficio dirigido a la Gerencia Administrativa una modificación presupuestaria por medio de traslado, especificando los Centros de Costo a afectar. (Ver Anexo 6)

50 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP- CECOS TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE Cuadro de descripción del proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Reporte generado en el sistema SAP Recurso Humano Computadora Internet Oficio de solicitud de traslado presupuestario Recurso Humano Computadora Internet Solicitud de autorización de traslado presupuestario Recurso Humano Computadora Internet Traslado presupuestario autorizado. Recurso Humano Computadora Internet Subgerencia de presupuesto 4 Verificación de disponibilidad presupuestaria Verificar en el sistema SAP, la disponibilidad presupuestaria por centro costo y objeto del gasto. 1 minuto Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Disponibilidad presupuestaria verificada Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 3 Autorización de traslado presupuestario Realizar analisis para autoirizar la solictud de traslado presupuestario. 1 dia Gerencia Administrativa Autorización de traslado presupuestario Directores de la Policía Nacional 2 Solicitud de traslado presupuestario. Elaborar oficio de solicitud dirigido a la Gerencia Administrativa para realizar traslado presupuestario. 1 dia Directores de la Policía Nacional Solicitud de autorización de traslado presupuestario Gerencia Administrativa 1 Verificación de deficit en disponibilidad presupuestaria verificar si exixite deficit de diasponibilidad presupuestaria. 1 minuto Usuario de la Unidad Ejecutora Determinar deficit presupuestario

51 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP- CECOS TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE

Disponibilidad presupuestaria verificada Recurso Humano Computadora Internet Traslado presupuestario ingresado Recurso Humano Computadora Internet Traslado presupuestario contabilizado Recurso Humano Computadora Internet Unidad ejecutora 7 Notificación del traslado presupuestario Notificación a la unidad de ejecutora que el traslado presupuestario fue realizado. 1 minuto Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Ejecución presupuestaria Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 6 Contabilización del traslado presupuestario Efectuar en el sistema SAP la contabilización del traslado presupuestario ingresado . 1 minuto Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Traslado presupuestario contabilizado Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 5 Ingreso de traslado presupuestario en SAP Realizar el traslado presupuestario afectando los centros de costo y objetos del gastos 5 minutos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Traslado presupuestario ingresado 52 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP- CECOS TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE

Documento de referencias

REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Oficio de solicitud de traslados entre centros gestores Unidad Ejecutora

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

53 de 94

TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE CECOS GERENCIA ADMINISTRATIVA UNIDAD EJECUTORA SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO INICIO

1. Déficit en disponibilidad presupuestaria
2. Solicita a la GA el Traslado Pre supuestari o mediante oficio
3. Analiza la aprobación del Trasla do
4. Verificación de disponibilidad presupuestaria en el CeCos a a fectar
5. Ingres o de Trasl ado Pre supuestari o a SAP
6. SAP revisa y contabiliz a el documento
7. Notifica a la UE la autorización del Traslado Pre supuestari o

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP- CECOS TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE Diagrama de flujo del proceso de traslado presupuestario entre centro de costos

Políticas de Operación.  No habrá cantidad limitada para traslados internos entre Centros de Costo.  El traslado interno entre Centros de Costo, únicamente procederá cuando no se afecte el presupuesto aprobado a nivel de categorías programáticas en SIAFI. Si se llegase a afectar dichas categorías, se debe proceder con el proceso de modificación presupuestaria.  Se debe tomar en cuenta que la fecha máxima para solicitar modificaciones presupuestarias es el 16 de noviembre de cada ejercicio fiscal, en cumplimiento a las Normas de Cierre Contable emitidas anualmente por la Contaduría General de la República. Esto en caso que no proceda solamente el traslado entre CeCos.  En todo caso, las solicitudes de modificación deben especificar las posiciones presupuestarias y los centros de costo a afectar. MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA 7. MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP- Objetivo Determinar el proceso a seguir y los niveles de responsabilidad de los usuarios que intervienen en los procesos de modificaciones presupuestarias, desde que inicia el proceso hasta su carga en SAP. Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Asimismo, involucra a la Sub Gerencia de Presupuesto a la Gerencia Administrativa y a la Secretaría de Finanzas. 55 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA 7. MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-MP)

Objetivo Determinar el proceso a seguir y los niveles de responsabilidad de los usuarios que intervienen en los procesos de modificaciones presupuestarias, desde que inicia el proceso hasta su carga en SAP. Alcance Este procedimiento se aplica a todo el personal encargado del área de Presupuesto en cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y de la Secretaría de Seguridad. Asimismo, involucra a la Sub Gerencia de Presupuesto a la Gerencia Administrativa y a la Secretaría de Finanzas.

Responsables

RESPONSABLE

FUNCIÓN Máxima Autoridad Autoriza a nivel Institucional Gerente Administrativo Aprueba a nivel Institucional Sub Gerente de Presupuesto Solicita modificación Presupuestaria Director de Planificación (UPEG) Modifica el Plan Operativo Anual Secretario General Emisión de Resoluciones Internas

Procedimiento INICIO  Cuando la disponibilidad presupuestaria es insuficiente para la ejecución de las actividades de la Unidad Ejecutora en el ejercicio fiscal, la unidad ejecutora solicita, a la Gerencia Administrativa una modificación presupuestaria especificando las estructuras programáticas a afectar.  La Gerencia Administrativa recibe la solicitud y toma la decisión si se aprueba o no realizar la modificación presupuestaria.  En caso de ser aprobada la solicitud, remite el oficio a la Sub Gerencia de Presupuesto para ingresar y verificar la modificación presupuestaria en SIAFI, seleccionando el tipo de modificación presupuestaria requerida, sea ésta: Creación, Ampliación, Corrección, Traslado o Disminución.  El Gerente Administrativo aprueba la modificación presupuestaria en SIAFI.Según el tipo de modificación presupuestaria,  Solicitar instrumento jurídico sea éste por medio de una resolución interna o debe seguir el proceso en la Secretaría de Finanzas. (Ver anexo 7)  Secretaría General emite resolución interna para la legalización de la modificación presupuestaria. En caso que será sea modificación que debe autorizar la Secretaría de Finanzas, esta deberá emitir un dictamen jurídico.  Registrar instrumento jurídico en SIAFI y se procede a autorizar la modificación y con ello se finaliza este proceso.  Seguidamente se solicita a la Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión (UPEG) la modificación al POA con el formulario F-MP-05, si existiera diferencia entre centro y costo.  Cuando el instrumento jurídico requiere de un dictamen de la Secretaría de Finanzas entonces la modificación presupuestaria queda a nivel de aprobado y se solicita mediante oficio firmado por el señor Ministro de Seguridad la autorización de dicha solicitud. (Ver Anexo 8,9).  La modificación presupuestaria entra en la bandeja del analista presupuestario en la Unidad de Análisis de Egresos de la Secretaría de Finanzas quien verifica el documento después de realizar el análisis si procede o no.  Si no procede la modificación presupuestaria, el analista la rechaza.  Si procede entonces se aprueba la Modificación Presupuestaria a nivel de la Dirección General de Presupuesto (DGP) de la Secretaría de Finanzas. Se autoriza la modificación a nivel de la DGP.

58 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Cuadro descripción del proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Reporte generado en el Sistema de Administración Financiera Integrsdo SIAFI y SAP por objeto del Recurso Humano Computadora Internet Solicitud de modificación presupuestaria Recurso Humano Computadora Internet Solicitud de la modificación presupuestaria aprobada Recurso Humano Computadora Internet Modificación presupuestaria verificada Recurso Humano Computadora Internet Gerencia Administrativa 4 Aprobar modificación presupuestaria Aprobar la modificación presupuestaria en el Sistema de Administración Financiera Integrado SIAFI 1 hora Gerencia Administrativa Modificación presupuestaria aprobada en SIAFI Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 3 Ingreso de modificación presupuestaria. Ingresar y verificar la modificación presupuestaria en el Sistema de Administración Financiera Integrado SIAFI. 1 hora Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Modificación presupuestaria verificada en SIAFI Gerencia Administrativa 2 Autirización de solicitud de modificación presupuestaria Analizar la soilicitud de modificación presupuestaria para su autorización y remisión a la Subgerencia de presupuesto. 1 dia Gerencia Administrativa Solicitud de la modificación presupuestaria aprobada Subgerencia de presupuesto 1 Verificación de disponibilidad presupuestaria insuficiente Solicitar a Gerencia Administrativa modificación presupuestaria. 1 minuto Unidades ejecutoras Modificación presupuestaria 59 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Modificación presupuestaria aprobada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Instrumento juridico solicitado Recurso Humano Computadora Internet Instrumento juridico emitido Recurso Humano Computadora Internet Modificación presupuestaria autorizada Recurso Humano Computadora Internet Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 8 Modificación al Plan Operativo Anual (POA) Solicita a la Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión (UPEG) la modificación al POA con el formulario F-MP-05, si existiera diferencia entre centro y costo. 10 minutos Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Plan Operativo Anual modificado Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión 7 Registro de instrumento juridico Registrar en el Sistema de Administración Financiera Integrado SIAFI, el instrumento juridico 1 minuto Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Modificación presupuestaria en estado de elaborado Sercretaria General/ Secretaría de Finanzas 6 Emisión de Instrumento juridico Emitir instrumento juridico mediante resolución interna 3 dias Sercretaria General Instrumento juridico emitido Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 5 Solicitud de Instrumento juridico Solicitar mediante oficio a Secretaría General o Secretaría de Finanzas la creación de instrumento juridico o dictamen juridico de acuerdo al tipo de modificación. Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Instrumento juridico solicitado Cuadro Descripción del Proceso

60 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Modificación presupuestaria en estado de elaborado o aprobado Recurso Humano Computadora Internet Oficio de solicitud de modificación presupuestaria Recurso Humano Computadora Internet Oficio de solicitud de modificación presupuestaria Recurso Humano Computadora Internet Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios/SIAFI 11 Autorización de modificación presupuestaria Aprobar la Modificación Presupuestaria a nivel de la Dirección General de Presupuesto (DGP) de la Secretaría de Finanzas. Se autoriza la modificación a nivel de la DGP. 10 dias Analista unidad de egresos de la Secretaría de Finanzas/SIAFI Modificación presupuestaria autorizada Analista unidad de egresos de la Secretaría de Finanzas/SIAFI 10 Rechazo de modificación presupuestaria Verificar si la modificación presupuestaria procede o no. 10 dias Analista unidad de egresos de la Secretaría de Finanzas/SIAFI Modificación presupuestaria rechazada Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios 9 Emisión de dictamen juridico Solicitar mediante oficio firmado por el Señor Ministro de Seguridad la emisión del dictamen juridico. Subgerencia de presupuesto/Analistas presupuestarios Dictamen juridico emitido 61 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Documento de Referencia REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Plan Operativo Anual UPEG Solicitud de modificación presupuestaria Unidad Ejecutora Resolución Interna Secretaría General Oficio de solicitud de aprobación a Ministro SEFIN Elabora Sub Gerencia de Presupuesto/Firma Ministro SEDS

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

62 de 94

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS GERENCIA ADMINISTRATI UNIDAD EJECUTORA SUB GERENCIA PRESUPUESTO SECRETARÍA GENERAL UPEG SECRETARÍA DE FINANZAS Disponibilidad Pre supuestari a insificiente 2. Aprueba Modi ficación Pre supuestari a INICIO

1. Solicita Modi ficación Pre supuestari a
2. Ingresa y verifica modifica ción presupuestaria
3. Aprueba Modi ficación Pre supuestari a e n
4. Emisión de Resolución Interna
5. Solicita mediante oficio instrumento jurídico de legalización
6. Registra Instrumento jurí di co y autoriz a la modifica ción
7. Modi ficación del POA a través de un FMP-05
8. Análisis de Egresos realiza dictamen
9. Modi ficación presupuestaria rechaza da
10. Modi ficación presupuestaria aprobada y autorizada
11. Notificació n del estado final de la modifica ción presupuestaria
12. Se ingre sa a SAP a través de Traslado, Supl eme nto o Devol ución
13. Oficio d e Min istro a Ministro para autorización de Modificación

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-MP MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Diagrama de flujo del proceso de modificación presupuestaria

Políticas de Operación  Las modificaciones presupuestarias solamente se podrán solicitar a partir del 15 de marzo del ejercicio fiscal en ejecución.  La fecha máxima para solicitar modificaciones presupuestarias será el 16 de noviembre de cada ejercicio fiscal, en cumplimiento a las Normas de Cierre Contable emitidas anualmente por la Contaduría General de la República.  En todo caso, las solicitudes de modificación deben especificar la o las estructuras programáticas a afectar (Ver Anexo 9).  Los congelamientos y descongelamiento a nivel de Institución solamente los realiza la Secretaría de Finanzas con fundamentos en Decretos y Acuerdos Presidenciales.  Una modificación presupuestaria en SIAFI solamente procede en caso que el proceso de Traslado Presupuestario entre CeCos no cubra la necesidad de la modificación y se deba afectar la estructura programática en SIAFI. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 8. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESU- PUESTARIA (SEDS- SGP-SGP) Objetivo Brindar una herramienta de guía a los usuarios de la Sub Gerencia de Presupuesto, a fin de lograr un eficiente seguimiento a la ejecución presupuestaria y de esta manera evitar una baja o poco óptima ejecución. Alcance Al finalizar este procedimiento, el usuario de la Sub Gerencia de Presupuesto será capaz de dar un seguimiento efectivo a la ejecución, notificando en tiempo y forma las deficiencias que se tengan para una oportuna toma de decisiones. 64 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-SGP SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 8. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (SEDS- SGP-SGP) Objetivo Brindar una herramienta de guía a los usuarios de la Sub Gerencia de Presupuesto, a fin de lograr un eficiente seguimiento a la ejecución presupuestaria y de esta manera evitar una baja o poco óptima ejecución.

Alcance Al finalizar este procedimiento, el usuario de la Sub Gerencia de Presupuesto será capaz de dar un seguimiento efectivo a la ejecución, notificando en tiempo y forma las deficiencias que se tengan para una oportuna toma de decisiones

Responsables RESPONSABLE FUNCIÓN Programador presupuestario Informa sobre la ejecución a cada UE Unidades Ejecutoras Cumplen con la ejecución presupuestaria programada Procedimiento INICIO  El programador presupuestario ingresa la ejecución presupuestaria en SIAFI y SAP que cada unidad ejecutora envía para que sea registrada.  El analista presupuestario semanalmente estará al pendiente de las F -01 ingresadas a SIAFI a nivel de Pre compromiso y Compromiso, a fin de que éstas lleguen a la última etapa, es decir, de Devengado.

Procedimiento INICIO  El programador presupuestario ingresa la ejecución presupuestaria en SIAFI y SAP que cada unidad ejecutora envía para que sea registrada.  El analista presupuestario semanalmente estará al pendiente de las F-01 ingresadas a SIAFI a nivel de Precompromiso y compromiso, a fin de que éstas lleguen a la última etapa, es decir, de Devengado.  Cuando un Centro de Costo llegue a la segunda alarma de que el presupuesto se está agotando, se notificará a la Unidad Ejecutora de esta situación para que ésta tome las decisiones correspondientes, sea ésta para dejar de ejecutar en una posición presupuestaria o para que solicite una modificación al presupuesto.  Mensualmente el analista verificará la programación mensual por unidad ejecutora, si se está cumpliendo o no, si no se cumple se procederá a informar a la unidad ejecutora para que ésta no tenga una baja ejecución al finalizar el ejercicio fiscal. Se enviará oficio notificando la baja o nula ejecución y se solicitará justificación correspondiente  Al comienzo de cada trimestre se notificará a las unidades ejecutoras la disponibilidad presupuestaria, a fin de que proceda con la ejecución correspondiente según programación.

66 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-SGP SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Cuadro descripción del Proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Formulario ejecución del Recurso Humano Computadora Internet F01 ingresadas a SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Segunda alarma del centro de costo Recurso Humano Computadora Internet Reporte de ejecución Recurso Humano Computadora Internet Reporte de disponibilidad presupuestaria Unidades ejecutoras 5 Notificación de disponibilidad presupuestaria Notificar trimestralmente a las unidades ejecutoras sobre la disponibilidad presupuestaria. 5 minutos Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestar Ejecución presupuestaria de acuerdo a lo programado Unidades ejecutoras 4 Notificación de baja ejecución. Revisar memsualmente por unidad ejecutora si exixte baja ejecución según la programación por objeto del gasto. 1 hora Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestar Oficio de notificación por baja ejecución Unidades ejecutoras 3 Notificación de disponibilidad presupuestaria agotada. Comunicar a la unidad ejecutora que el centro de costo tiene alarma de presupesto agostado. 5 minutos Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestario Modificación presupuestaria Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestario 2 Revisión de precompromisos y compromisos Realizar semanalmente las F01 ingresadas en el Administración Financiera Integrado SIAFI 5 minutos Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestario Control de F01 en todas sus etapas en SIAFI Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestario 1 Ejecución presupuestaria Ingresar al Sistema de Administración Financiera Integrado SIAFI y Sistema Integrado de Gestion SIG(SAP) la F01 de ejecución del gasto. 2 minutos Subgerencia de presupuesto/Analista Presupuestario Ejecución ingresada en SIAFI /SAP

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 67 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-SGP SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Documento de Referencia

REGISTROS

ÁREA RESPONSABLE Oficio de notificación Sub Gerencia de Presupuesto/Área de programación presupuestaria

Marco Legal

 Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

68 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-SGP SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Diagrama de flujo del proceso de seguimiento a la ejecución presupuestaria

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA UNIDAD EJECUTORA SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO INICIO 1. Ejecución Pre supuestari a 2. Revis ión semanal de los Precompromisos y Compromisos 3. Notificación a la UE cuando la disponibilidad presupuestaria se este agotando 4. Oficio a la UE cuando la ejecución en una PosPre esté baja o nula 5. Notificació n a cada UE sobre la disponibilidad presupuestaria al inicio del trimestre Modi ficación presupuestaria o Traslado interno e ntre

Políticas de Operación  Se debe tomar en cuenta las normas de cierre contable emitidas por la Contaduría General de la República para el cumplimiento de las fechas establecidas.  Al finalizar el tercer trimestre se debe tener al menos el 80% de la ejecución presupuestaria en compra de bienes y servicios y transferencias. Esto con el fin de garantizar la ejecución eficiente del presupuesto y de ésta manera no afectar la evaluación presupuestaria que la Secretaría de Finanzas realiza a las instituciones. Con ello no se caerá en castigos por mala programación o baja ejecución. RECURSOS PROPIOS 9. RECURSOS PROPIOS (SEDS- SGP-RP) Objetivo Ejecutar los fondos provenientes de las recaudaciones efectuadas por la Dirección Nacional de Vialidad y Transporte, Dirección Nacional de Investigaciones(DPI), Empresas de Seguridad y Secretaría General Alcance En este proceso intervienen las unidades recaudadoras de ingresos de la Secretaría de Seguridad, la Sub Gerencia de Presupuesto y la Gerencia Administrativa, con el fin de programar de manera idónea la ejecución del presupuesto en relación a las recaudaciones que se obtengan. Procedimiento INICIO  El analista presupuestario recibe el informe en físico de las recaudaciones que percibe cada una de las unidades ejecutoras (Dirección Nacional de Vialidad y Transporte, Dirección Nacional de Investigaciones (DPI), Empresas de Seguridad y Secretaría General. (Ver anexo 10), y de manera digital por parte de la Unidad de Contabilidad, según reporte generado en el Sistema Integrado SIG (SAP). El informe será mensual, remitiéndolo los primeros cinco días del siguiente mes.  Se consolida la información recaudada de las cuatro unidades ejecutoras en el formato de recaudo resumen por rubro establecido.  El analista presupuestario elabora oficio a la Secretaría de Finanzas a la Unidad de Análisis de Ingresos, adjuntando el formato de cuadro de recaudaciones con el resumen por rubro. (Ver anexo 11)  La Secretaría de Finanzas entrega respuesta de la solicitud en donde indica el valor aprobado y el porcentaje de incorporación de los recursos.  El analista presupuestario realiza la distribución de los ingresos aprobados por rubro en cada unidad ejecutora.  El analista presupuestario solicita Cuota de Gastos Trimestral, quedando a nivel de elaborado.  Se elabora oficio al departamento de Presupuesto de la Tesorería General de la República adjuntando el reporte de solicitud de Cuota de Gastos Trimestral solicitada y se solicita aprobación de Cuota de Gastos Trimestral.  Internamente, la Tesorería General de la República realiza procedimiento de aprobación de Cuota de Gasto Trimestral.  Una vez aprobada la Cuota de Gastos Trimestral, se realiza la distribución conforme a la Programación Mensual del Gasto.  Ingreso de F-01 según programación y procedimiento establecido. 70 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-RP RECURSOS PROPIOS 9. RECURSOS PROPIOS (SEDS- SGP-RP) Objetivo Ejecutar los fondos provenientes de las recaudaciones efectuadas por la Dirección Nacional de Vialidad y Transporte, Dirección Nacional de Investigaciones(DPI), Empresas de Seguridad y Secretaria General Alcance En este proceso intervienen las unidades recaudadoras de ingresos de la Secretaría de Seguridad, la Sub Gerencia de Presupuesto y la Gerencia Administrativa, con el fin de programar de manera idónea la ejecución del presupuesto en relación a las recaudaciones que se obtengan. Responsable RESPONSABLE FUNCIÓN Tesorería General de la República Aprueba Informe de Ingresos y CGT Gerente Administrativo Distribuye la asignación aprobada Sub Gerencia de Presupuesto Realiza proceso de consolidación de ingresos Unidad recaudadora Prepara informe de ingresos por Unidad Procedimiento INICIO  El analista presupuestario recibe el informe en físico de las recaudaciones que percibe cada una de las unidades ejecutoras (Dirección Nacional de Vialidad y Transporte, Dirección Nacional de Investigaciones(DPI), Empresas de Seguridad y Secretaria General. (Ver anexo 10), y de manera digital por parte de la Unidad de Contabilidad, según reporte generado en el Sistema Integrado SIG(SAP).

72 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-RP RECURSOS PROPIOS Cuadro descripción del proceso

No. Etapas Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío Informe de recaudadiciones por unidad ejecutoras Recurso Humano Computadora Internet Informe de recaudaciones por rubo Recurso Humano Computadora Internet Recaudaciones por rubo consolidadas Recurso Humano Computadora Internet Cuadro de Recaudaciones por rubo Recurso Humano Computadora Internet Recaudaciones aprobadas por rubro Recurso Humano Computadora Internet Subgerencia de presupuesto 2 Consolidación de información recibida Consolidar la información recaudada de las cuatro unidades ejecutoras en el formato de recaudo resumen por rubro establecido. 3 horas Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Recaudaciones por rubo consolidadas Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 1 Remisión de informe de recaudaciones percibidas Remitir informe en físicoy digital de las recaudaciones que percibe cada una de las unidades ejecutoras. 5 dias Unidades ejecutoras Informe de recaudaciones por rubo Secretaría de Finanzas/Unidad de Egresos 4 Remisión de Oficio con fondos aprobados Remitir oficio indicando el valor aprobado y porcentaje de incorporación. 3 dias Secretaría de Finanzas/Unidad de Egresos Recaudaciones aprobadas por rubro Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 3 Elaboración de oficio con resumen por rubro Elabora oficio a la Secretaría de Finanzas( Unidad de Análisis de Ingresos), adjuntando el formato de cuadro de recaudaciones con el resumen por rubro. 5 minutos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Oficio remitido a la Unidad de Egresos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Distribución de los ingresos aprobados para cada unidad ejecutora Realizar la distribución de los ingresos aprobados por rubro en cada unidad ejecutora. 1 hora Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Ingresos distribuidos por rubro a cada unidad ejecutora.

Marco Legal  Constitución de la República de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. 73 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP-RP RECURSOS PROPIOS Ingresos distribuidos por rubro a cada unidad ejecutora. Recurso Humano Computadora Internet Cuota de gastro trimestral solicitada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Cuota de gastro trimestral solicitada en SIAFI Recurso Humano Computadora Internet Cuota de gastro trimestral aprobada en SIAFI Cuota del gasto trimestral distribuida en SIAFI 6 Solicitud de cuota del gasto trimestral Solicitar Cuota de Gastos Trimestral, quedando a nivel de elaborado. 5 minutos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Cuota de gastro trimestral solicitada en SIAFI Tesorería General de la República (TGR) Tesorería General de la República (TGR) 8 Aprobación de cuota del gasto trimestral Aprobar en el Sistema de Administración Financiera Integrsdo SIAFI ,la solicitud de cuota del gasto trimenstral. 1 dia Tesorería General de la República (TGR) Cuota de gastro trimestral aprobada en SIAFI Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 7 Remision de Oficio de cuota solicitada Remitir oficio a la Tesorería General de la República para su aprobación. 1 dia Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Oficio remitido a la Tesorería General del República Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios 10 Ejecución presupuestaria Ingresar Sistema de Administración Financiera Integrsdo SIAFI , el formato de ejecucion F-01 según programación y procedimiento establecido. 5 minutos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios F01ingresada en SIAFI Tesorería General de la República (TGR) 9 Distribución de la cuota del gasto trimestral Realizar la distribución de la cuota del gasto trimestral conforme a la Programación Mensual del Gasto. 5 minutos Subgerencia de presupuesto /Analistas presupuestarios Cuota del gasto trimestral distribuida en SIAFI 74 de 94

Manual de Procesos Área de Programación

SEDS-SGP-RP RECURSOS PROPIOS Documento de Referencia

Marco Legal  Constitución de la Republica de Honduras.  Ley Orgánica de Presupuesto.  Disposiciones Generales de Presupuesto vigente en cada ejercicio fiscal.  Reglamento de Disposiciones Generales de Presupuesto.  Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.  Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras.

REGISTROS ÁREA RESPONSABLE Informe de Ingresos Unidad Recaudadora Informe Consolidado de Ingresos Sub Gerencia de Presupuesto

75 de 94

RECURSOS PROPIOS SUB GERENCIA PRESUPUESTO UNIDAD RECAUDADORA GERENCIA ADMINISTRATIVA SECRETARÍA DE FINANZAS INICIO

1. Inf orme de l a Uni da d Recaudadora Consolidación de información según formato
2. Ofi ci o y resume n de i ngres os por
3. Oficio con valor aprobado de los ingresos
4. Distri bución de los ingresos aprobados para cada UE
5. Solicita CGT según distribución. Deja a nivel de El aborado
6. Oficio a la Secretaría de Finanzas con reporte de CGT solicitada
7. Aprueba Cuota de Gasto Trimestral
8. Distri bución de CGT y modifica ción de PGM
9. Ejecución Pre supuestari aFIN

Manual de Procesos Área de Programación

SEDS-SGP-RP RECURSOS PROPIOS Diagrama de flujo del proceso de recursos propios

Políticas de Operación  El cumplimiento de las fechas de envío de informes se debe cumplir, poniendo mayor énfasis en el mes de noviembre y diciembre por las Normas de Cierre Presupuestario del Ejercicio Fiscal.  Al finalizar cada trimestre se debe tomar en cuenta que SIAFI, no permite el ingreso de Cuota de Gasto Trimestral los últimos 15 días de cada trimestre, es decir, de los meses: marzo, junio, septiembre y diciembre. GLOSARIO DE TÉRMINOS III. GLOSARIO DE TÉRMINOS  CGT (Cuota de Gasto Trimestral): Es la asignación de gastos trimestrales que controla el momento del devengado basado en el crédito asignable como parte de la programación financiera de la ejecución presupuestaria.  Estados del documento: Es el nivel de aprobación por los que atraviesa el documento de Cuota de Gasto trimestral. Estos son: • Elaborado. El estado elaborado se registra en el sistema cuando se ingresa a los formularios correspondientes y solo se guarda la información. • Verificado. El estado verificado es cuando una vez elaborado el documento se realiza una revisión del mismo y se está seguro que contiene la información correcta. • Solicitado. El estado solicitado se realiza una vez que el documento está verificado y se presiona el icono para que la solicitud de cuota de compromiso pase a la Tesorería General de la República para realizar su respectiva revisión. • Capturado. Este estado se realiza cuando la Tesorería General de la República ha capturado los documentos solicitados por la Gerencia Administrativa. • Rechazado. Se realiza cuando la Tesorería General de la República decide no aceptar la solicitud de cuota de compromiso realizada por la Gerencia Administrativa.  Estructura Programática: Acción presupuestaria dentro del presupuesto público en las que se expresan los recursos monetarios que se les asignará para obtener los insumos reales que, una vez procesados, se transformarán en productos. Dicha categoría Programática solamente se refleja en SIAFI.  Momentos de Registro del Gasto: Es el nivel de ejecución por los que atraviesa el documento de Cuota de Gasto trimestral. Estos son: • Precompromiso: Es un acto de administración interna, útil para dejar constancia, certificar o verificar la

disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al inicio de un trámite de gastos, de una compra o de una contratación. • Compromiso: Confirma el registro del pre-compromiso de un crédito presupuestario aprobado por Ley, por un concepto determinado y que disminuye la disponibilidad de cuota de compromiso para la clase de gasto y periodo que se produzca. • Devengado: Implica una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio, originada por transacciones con incidencia económica y financiera. El surgimiento de una obligación de pago inmediato por la recepción de bienes y servicios o por haberse cumplido los requisitos administrativos dispuestos para los casos de gastos sin contraprestación. • Regularizado: Se emplea en el caso que se lleven a cabo transacciones que generen modificación económica patrimonial, sin registro en el SIAFI. Éste incluye los proyectos, presupuesto requerido, calendarización de la actividad y los responsables del desarrollo de la misma.  PGM (Programación de Gastos Mensuales): Es el importe de gastos a nivel de la fuente de financiamiento Tesoro Nacional y clase de gasto programado para el ejercicio fiscal, con el detalle mensual y trimestral por parte de las Unidades Ejecutoras.  Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): Documento en el cual cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y las diferentes Unidades, reflejan los proyectos a ejecutar en el período fiscal. Éste incluye los proyectos, presupuesto requerido, calendarización de la actividad y los responsables del desarrollo de la misma.  Plan de Programas y Proyectos: Documento en el cual cada una de las Direcciones de la Policía Nacional y las diferentes Unidades, reflejan los proyectos a ejecutar en el período fiscal.  Plan Operativo Anual: Plan mediante el cual se reflejan los objetivos estratégicos y los resultados esperados con la ejecución del ejercicio fiscal.  Recursos Propios: Fondos proveniente de las recaudaciones que las Direcciones y Unidades producto del giro de sus actividades, sean permisos, licencias, servicios legales (auténticas), etc.  SAP: (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos).SAP es un software para la administración empresarial el cual abarca diferentes módulos los cuales integran las diferentes áreas de la Institución en una escala global (contable, logística,

presupuestario, recurso humano, entre otras), en un solo sistema.  SIAFI: Sistema Integrado de Administración Financiera, es el sistema mediante el cual el Estado de Honduras realiza toda la planificación, ejecución, evaluación, contabilización y registro de bienes nacionales.  Techos Presupuestarios: Valores presupuestarios tope a nivel de Institución los cuales son distribuidos por Gerencia Administrativa y luego por Unidades Ejecutoras. Esta asignación es realizada por la Secretaría de Finanzas por fuente y grupo del gasto.  Tipo de Modificación Presupuestaria: Se refiere a las clases de modificaciones presupuestarias que se pueden hacer, estas son: • Creación: Se presenta cuando se requiere incluir un nuevo rubro de ingreso y/o objeto del gasto no previsto en el Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional. Asimismo, para la creación de nuevas Gerencias Administrativas y/o Unidades Ejecutoras, objetivos y resultados o categorías programáticas. • En todo caso siempre se debe mantener un equilibrio entre los ingresos y los gasto. • Ampliación: Significa un aumento al monto total del Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional. Este se presenta para incorporar donaciones externas o internas, préstamos y en base a ellos ampliar asignaciones de gastos. Para ello se requiere dictamen de la Dirección de Inversiones Públicas cuando se trate de proyectos de inversión. • Disminución: Representa una reducción del monto total del Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional cuando se disminuyen asignaciones correspondientes a proyectos de inversión pública. Para ello se requiere dictamen de la Dirección de Inversiones Públicas. • Congelamiento/Descongelamiento: Limita transitoriamente la utilización de algunos créditos presupuestarios, con el propósito de garantizar en un futuro la disponibilidad de los fondos en los cuales están sustentadas las respectivas asignaciones de crédito. Mediante el descongelamiento se hace una liberación total o parcial de los fondos, según se decida. • Traslado: Este tipo de modificación únicamente afecta al presupuesto de gastos y por tanto, no altera el monto total del Presupuesto aprobado por el Congreso Nacional, por lo tanto se debe mantener el equilibrio presupuestario en todo momento. • Corrección: Mediante la corrección podrán efectuarse ajustes o enmiendas en las fuentes de financiamiento y/o en los organismos financiadores.

82 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS IV. ANEXOS Anexo1(Oficio de asignación de techos)

República de Honduras Secretaría de Seguridad Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

El Ocotal, F.M. 01 de noviembre 2022

Oficio DGPN-DAFPN-3938-2022 Director Nacional de Prevención y Seguridad Comunitaria Comisionado de Policía XXXXXXXXXXXXXXXXXX Su Oficina

Por este medio con toda subordinación y respeto, me dirijo a esa superioridad con el fin de hacer de su conocimiento y en atención al Oficio-DGP-036-2022, suscrito por la abogada Rixi Moncada Godoy, Secretaría de Estado en los despachos de Finanzas, y trabajo realizado por el Directorio Estratégico de la Policía Nacional , los techos presupuestarios por Grupo del Gasto para el ejercicio fiscal 2023.Asimism o, se le notifica que cualquier modificación que considere a realizar sobre los techos asignados, se recibirán en la Sub gerencia de presupuesto de la Secretaría de Seguridad el día jueves 18 de agosto a las 10:00 horas. De dicha asignación de techos se debe priorizar gastos fijos como ser: combustible, alquileres, contrato de limpieza, mantenimiento de vehículos, mantenimiento de edificios y repuestos. Adjunto cuadro de techos presupuestarios, asignados para el año 2023. Respetuosamente. DIOS PATRIA SERVICIO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director Administrativo y Financiero Policía Nacional

ANEXOS

83 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS

Objeto Descripción Fuente 11 20000 SERVICIOS NO PERSONALES 14,985,238.00 22100 Alquiler de edific ios, v iv iendas y loc ales 1,060,800.00 22300 Al qui l er de ti erra s y terrenos 187,200.00 23100 M antenimiento y Repar ac ión de Edific ios y Loc ales 5,000,000.00 23200 Mantenimiento y Reparación de Equipos y Medios de Transporte 2,075,862.00 23500 Limpieza aseo y fumigac ion 2,740,136.00 26110 P asajes nac ionales 2,552,532.00 26210 Viátic os nac ionales 1,368,708.00 30000 BIENES Y SERVICIOS 229,194,533.00 31110 Alimentos y Bebidas par a P er sonas (Alimentac ión del per sonal) 136,000,001.00 31110 Alimentos y Bebidas par a P er sonas (ofic inas Administr ativ as) 484,160.00 33100 Productos de Papel y Cartón 821,600.00 34400 Llantas y C ámar as de Air e 2,440,000.00 35610 Gasolina 20,040,000.00 35620 Diesel 47,077,252.00 35650 Ac eites y Gr asas Lubr ic antes 1,674,400.00 39100 Elementos de Limpieza y Aseo Personal 2,300,000.00 39200 Utiles de Esc r itor io, Ofic ina y Enseñanza 2,133,120.00 39600 Ot r os Repuest os y Ac c esor ios (t int as y t oner s) 1,071,000.00 39600 Otros Repuestos y Accesorios 3,213,000.00 99999 Gastos de Funcionamiento 7,140,000.00 99999 Fondo Rotatorio 4,800,000.00 40000 BIENES CAPITALIZABLES 1,423,200.00 42130 M uebles par a alojamiento c olec tiv o 423,200.00 42600 Equipos para Computación 1,000,000.00 TOTAL 245,602,971.00 TECHOS PRESUPUESTARIOS 2023

84 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 2 (Planes, Programas y Proyectos PPP)

Adquisición de 206 vehículos automotores Se espera incrementar la operatividad y fortalecer las actuaciones de comando, supervisión y administración con la asignación de cinco (4) vehículos tipo pick-up 4x4 (4 particulares), ciento treinta y ocho (138) vehículos pickup 4x4 (patrullas), veintiseís (26) vehículos tipo turismo (patrullas), dieciseís (16) buses con capacidad para 30 pasajeros y dos (2) microbuses con capacidad para 15 pasajeros. Adquisición de 8 embarcaciones de casco rígido con motores fuera de borda para transporte de personal y patrullaje. Realizar la compra de 8 embarcaciones de casco rígido con motores fuera de borda para realizar patrullaje marítimo y traslado de personal para la ejecución de operaciones policiales de prevención, disuasión 1 L187,125,000.00 incrementada la operatividad y fortalececidas las actuaciones de comando, supervisión y administración Departamento de Logística DNPSC / Unidad de Finanzas DNPSC / Dirección Nacional DNPSC / Dirección de Logística 2 L28,800,000.00 Incrementada la operatividad y mejorado el tiempo de respuesta a emergencias policiales en los departamentos de Atlántida, Colón, Cortés, Choluteca, Gracias a Dios, Islas de la Bahía y Valle. Departamento de Logística DNPSC / Unidad de Finanzas DNPSC / Dirección Nacional DNPSC / Dirección de Logística 3 L1,470,000.00 Mejoradas las capacidades mantener el control en manifestaciones y poder identificar, localizar y seguir a cierta persona o grupos de personas que se encuentran provocando algún altercado, así como mantener la seguridad en las operaciones o REPÚBLICA DE HONDURAS DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD COMUNITARIA PLAN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (P.P.P.) D.N.P.S.C. CORTO PLAZO OBJETIVO ESTRATEGICO: Mejorar la capacidad de prevención, disuasión y control de la violencia y el delito para contribuir articuladamente a la seguridad pública. No. PROYECTO CORTO PLAZO PROGRAMA 2020 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC PRESUPUESTO RESULTA DOS ESPERADOS RESPONSABLE eventos. Departamento de Logística DNPSC / Unidad de Finanzas DNPSC / Dirección Nacional DNPSC / Dirección de Logística 4 L9,643,600.00 Fortalecido el funcionamiento del servicio policial y mejorada la seguridad publica. UMEP, UDEP / Departamento de Logística DNPSC / Unidad de Finanzas DNPSC / Dirección Nacional DNPSC / Dirección de Logística 5 L13,995,234.59 Fortalecido el funcionamiento del servicio policial y mejorada la seguridad publica. UMEP 1, UDEP 8 / Departamento de Logística DNPSC / Unidad de Finanzas DNPSC / Dirección Nacional DNPSC / Dirección de Logística y control. Adquisición de 6 drones Mediante un proceso de gestión administrativa, que permita obtener los recursos económicos para adquirir el equipo. Adquisición de equipo informático Adquirir los recursos informáticos necesarios para potenciar la funciones administrativas conexas a la función policial, permitiendo ampliar así el alcance y uso de las plataformas de infotecnología con que cuenta actualmente la Institución. Obras de reparación en 33 Estaciones Policiales Realizar obras de reparación en tres (3) Distritos Policiales y veintinueve (29) Estaciones Policiales de la UMEP 1 y una (1) Estación Policial de la UDEP 8. TOTA L PRESUPUESTO L241,033,834.59 Código: DPPOMC-006 Elaboró: Comisaria de Polícia Deny Isabel Alvarenga Lara Fecha: 07/08/2020 Revisó: Comisaria de Polícia Deny Isabel Alvarenga Lara Versión Aprobó: Comisionado de Policía Otoniel Castillo Lemus Formato Asociado a la Guía Planificación Estratégica Institucional con Enfoque de Resultados.

85 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 3(Programación del Gasto Mensual PGM)

PRG ACT UE CLASE Objeto 11 4 12 1 11100 11 4 12 1 11400 11 4 12 1 11510 11 4 12 1 11520 11 4 12 1 11600 11 4 12 1 11731 11 4 12 1 11732 11 4 12 1 11733 11 4 12 1 11734 11 4 12 1 11750 11 4 12 1 11790 11 4 12 1 12100 11 4 12 1 12410 11 4 12 1 12420 11 4 12 1 12550 CLASE 1 - PRG ACT UE CLASE Objeto ENERO FEBRERO MARZO I TRIMESTRE ABRIL MAYO JUNIO II TRIMESTRE JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE III TRIMESTRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE IV TRIMESTRE TOTAL ANUAL 11 4 12 15 53210 CLASE 10 PRG ACT UE CLASE Objeto En e r o Febrero Marzo I Trimestre Abril Mayo Junio II Trimestre Julio Agosto Septiembre III Trimestre Octubre Noviembre Diciembre IV Trimestre TOTAL 11 4 12 3 23100 0.00 0.00 0.00 12 3 23200 11 4 12 3 33100 12 3 34400 11 4 12 3 39100 11 4 12 3 39200 11 4 12 3 39600 11 4 12 9 26110 11 4 12 9 26120 12 9 26210 11 4 12 9 26220 11 4 12 12 31100 11 4 12 12 31200 11 4 12 13 22100 11 4 12 13 22240 11 4 12 14 35610 11 4 12 14 35620 11 4 12 14 35650 11 4 12 11 35210 11 4 12 4 42110 11 4 12 4 42120 11 4 12 4 42310 11 4 12 4 42710 11 4 12 4 42720 11 4 12 4 42900 PROGRAM ACION DEL GASTO M ENSUAL UNIDAD EJECUTORA PROGRAMACION DE GASTO MENSUAL

86 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS

Anexo 4(Solicitud de Cuota compromiso SIAFI)

87 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 5(Formato Ejecución del Gasto F-01)

88 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 6(Solicitud de Traslado entre Centro Gestores)

República de Honduras Secretaría de Seguridad Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

El Ocotal, F.M. 5 de septiembre 2022

Oficio DGPN-DAFPN-3162-2022 Gerente Administrativo Licenciado XXXXXXXXXXXXXXXXXX Su Oficina

Muy atentamente me dirijo a usted, deseándole éxitos en el desempeño de sus funciones diarias. Por este medio solicito que a través de su digno medio, gire instrucciones a quien corresponda para realizar modificación presupuestaria en el centro gestor de la Dirección Nacional de Policía Antidroga, según detalle.

Respetuosamente. DIOS PATRIA SERVICIO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director Administrativo y Financiero Policía Nacional

N. Unidad Centro Gestor Fondo Objeto Aumentar Disminuir 31110 238,060.00 26120 238,060.001 DNPA 3202000001 1101

89 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 7 (Oficio Solicitud de Modificación Presupuestaria mediante Resolución Interna)

OFICIO SGP--2020 El Ocotal, Francisco Morazán de septiembre de 2020

Abogado xxxxxxxxxxxxxxxxx Secretario General Su Oficina

Abogado xxxxxxxxxxxx: Por medio de la presente le solicito la elaboración de Resolución Interna Máxima Autoridad Institucional, para autorizar la m odificación presupuestaria a fin de cubrir la compra de material de bioseguridad y de limpieza que será utilizado en el Programa de Paz y Convivencia, solicitado por la Sub Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad mediante Memorándum No. 777/2020. AUMENTAR: INST GA UE FTE ORG PRG SPG PRY AOB OBJET VALOR N. de Modif 70 01 32 22 1 11 00 00 002 33100 4,000.00 00035 70 01 32 22 1 11 00 00 002 39100 387,000.00 00035 TOTAL 391,000.00 DISMINUIR: INST GA UE FTE ORG PRG SPG PRY AOB OBJET VALOR N. de Modif 70 01 32 22 1 11 00 00 002 39530 391,000.00 00035 TOTAL 391,000.00 Atentamente,

Licda. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Subgerente de Presupuesto

90 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS

Anexo 8(Oficio de Solicitud de Modificación Presupuestaria de Secretaria de Fianzas)

Aldea el Ocotal, Francisco Morazán 24 de septiembre de 2022 OFICIO-SEDS--2022

Licenciado XXXXXXXXXXXXX Secretario de Estado en el Despacho de Finanzas Su despacho

Estimado Secretario de Estado: Tengo a bien dirigirme a usted, solicitando su autorización para modificar el presupuesto 2020 de esta Secretaría de Estado, con la finalidad de poder financiar el Programa de Paz y Convivencia en el objetivo de “Fomentar el desarrollo de habilidades y destrezas para el emprendedurismo, creación de pequeñas empresas y/o actividades de sostenibilidad económica.”

1. Identificación de potenciales beneficiarios para recapitalización u otorgamiento de inversión inicial.

2. Jornada de socialización para determinar paramentos a cumplir.

3. Revisión de planes de negocio.

4. Entrega de kits de herramientas.

5. Monitoreo y seguimiento de la ejecución de las iniciativas de negocios por 12 meses. Se adjunta forma F-04, por un monto de L. 1,903,650.00 Atentamente,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad

C. Archivo

91 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 9(Formato F-04 afectando la o las estructuras programáticas a modificar)

92 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 10(Reporte de Ingresos Generados por cada Unidad Ejecutora)

93 de 94

Manual de Procesos Área de Programación SEDS-SGP ANEXOS Anexo 11(Informe Consolidado de ingresos por rubro enviado a Secretaría de Finanzas)

94 de 94

Manual de Procesos Área de Programación Página _94_de 91

SEDS-SGP ANEXOS

Anexo 12 Simbología utilizada

SIMBOLO DESCRIPCION -Indicador de inició de un procedimiento. -Indicador de Terminar el proceso.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación.

Conector dentro de la misma página.

Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso.

Conector fuera de la página.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades.

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión.

CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE.

RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad

LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLÓN PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2298-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones y deberes comunes de los Secretarios de Estado 1. Orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos… 8. Emitir los Acuerdos y Resoluciones en los asuntos de su competencia y aquellos que le delegue el Presidente de la República ...” CONSIDERANDO: Que el artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARIA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022, y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Que para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Revisión y Control de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos de ejecución de gastos administrativos y operativos, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

3 de 49

IV. Justificación del Manual………………………………………………………...9 V. Estructura Organizativa de la Unidad de Revisión y Control……………….. 10 VI. Estructura del Manual……………………………………………………….. 11 Revisión de Nominas de Sueldo Policía Nacional………………………………………11 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 11 Alcance…………………………………………………………………………………11 Personal que interviene…………………………………………………………………11 Procedimiento…………………………………………………………………………..12 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 12 Documento de Referencia……………………………………………………………. 13 Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos………………………… 15 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 15 Alcance…………………………………………………………………………………15 Personal que interviene…………………………………………………………………15 Procedimiento………………………………………………………………….. 16 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 16 Documento de Referencia……………………………………………………………. 17 Revisión de Planillas Adicional al Cargo y Bono Operativo Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 19 Alcance…………………………………………………………………………………19 Personal que interviene…………………………………………………………………19 Procedimiento…………………………………………………………………………..20 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 20 Documento de Referencia……………………………………………………………. 21 2 de 49

Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI.

CONSIDERANDO: Que para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Revisión y Control de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos de ejecución de gastos administrativos y operativos, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022.

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE REVISIÓN Y CONTROL

Contenido Presentación…………………………………………………………………………………6 I. Introducción……………………………………………………………………..7 II. Antecedentes…………………………………………………………………….8 III. Objetivo del Manual…………………………………………………………….9 3 de 49

IV. Justificación del Manual………………………………………………………...9 V. Estructura Organizativa de la Unidad de Revisión y Control……………….. 10 VI. Estructura del Manual……………………………………………………….. 11 Revisión de Nominas de Sueldo Policía Nacional………………………………………11 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 11 Alcance…………………………………………………………………………………11 Personal que interviene…………………………………………………………………11 Procedimiento…………………………………………………………………………..12 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 12 Documento de Referencia……………………………………………………………. 13 Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos………………………… 15 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 15 Alcance…………………………………………………………………………………15 Personal que interviene…………………………………………………………………15 Procedimiento………………………………………………………………….. 16 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 16 Documento de Referencia……………………………………………………………. 17 Revisión de Planillas Adicional al Cargo y Bono Operativo Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 19 Alcance…………………………………………………………………………………19 Personal que interviene…………………………………………………………………19 Procedimiento…………………………………………………………………………..20 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 20 Documento de Referencia……………………………………………………………. 21

4 de 49

Revisión de Planillas Beca Cadetes Anapo, otras becas cursos impartidos Policía Nacional ………………………………………………………………………………… 23 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 23 Alcance……………………………………………………………………………… 23 Personal que interviene……………………………………………………………… 23 Procedimiento…………………………………………………………………………. 24 Cuadro de descripción del Proceso…………………………………………… 24 Documento de Referencia…………………………………………………………… .25 Revisión de Planillas Embargos Policía Nacional………………………………………27 Objetivo del Proceso……………………………………………………………………27 Alcance………………………………………………………………………………….27 Personal que interviene…………………………………………………………………27 Procedimiento…………………………………………………………………………..28 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 28 Documento de Referencia……………………………………………………………. 29 Revisión de Liquidación de Viáticos………………………………………………… 31 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 31 Alcance…………………………………………………………………………………31 Personal que interviene…………………………………………………………………31 Procedimiento…………………………………………………………………………..31 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 32 Documento de Referencia…………………………………………………………. 33 Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios……………………………………………. 35 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 35 Alcance…………………………………………………………………………………35

6 de 49

ANEXOS………………………………………………………………………………… 51 Anexo 1………………………………………………………………………………. 51 Orden de Pago…………………………………………………………………… 51 Anexo 2………………………………………………………………………………. 52 Planilla pago Beca………………………………………………………………. 52 Anexo 3……………………………………………………………………………… 53 Planilla pago descongelamiento………………………………………………… 53

PRESENTACIÓN

La revisión de documentos es un proceso de control, una herramienta utilizada en el sistema de administración regulando el proceso de la gestión, encaminadas a un mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión institucional.

Siempre bajo las normativas legales establecidas para mejorar los sistemas de control interno y verificar la efectividad y eficiencia de los procedimientos aplicados en la gestión.

El Manual de procedimientos conforman un elemento de apoyo para la revisión de documentación soporte de los diferentes tramites de pago realizados.

5 de 49

Personal que interviene…………………………………………………………………35 Procedimiento…………………………………………………………………………..35 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 36 Documento de Referencia……………………………………………………………. 37 Revisión Indemnización Seguro de Vida……………………………………………… 39 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 39 Alcance…………………………………………………………………………………39 Personal que interviene…………………………………………………………………39 Procedimiento…………………………………………………………………………..39 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 40 Documento de Referencia……………………………………………………………. 41 Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio…………….. 43 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 43 Alcance…………………………………………………………………………………43 Personal que interviene…………………………………………………………………43 Procedimiento…………………………………………………………………………..44 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 44 Documento de Referencia……………………………………………………………. 45 Revisión de Orden de Pago…………………………………………………………….. 47 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………….. 47 Alcance…………………………………………………………………………………47 Personal que interviene…………………………………………………………………47 Procedimiento…………………………………………………………………………..47 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 48 Documento de Referencia……………………………………………………………. 49

PRESENTACIÓN La revisión de documentos es un proceso de control, una herramienta utilizada en el sistema de administración regulando el proceso de la gestión, encaminadas a un mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión institucional. Siempre bajo las normativas legales establecidas para mejorar los sistemas de control interno y verificar la efectividad y eficiencia de los procedimientos aplicados en la gestión. El Manual de procedimientos conforman un elemento de apoyo para la revisión de documentación soporte de los diferentes tramites de pago realizados. I. Generalidades Introducción El Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Revisión y Control muestra de manera general los procedimientos aplicados para la revisión y análisis previo, de la documentación soporte correspondiente a la ejecución de Gastos Administrativos y Operativos con la finalidad del mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión institucional. Este documento describe los procesos administrativos aplicados a cada uno de los trabajos realizados, e incluye las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento. I. Antecedentes La Unidad de Revisión y Control dependencia de la Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad, se crea con la necesidad de realizar una revisión a prior i de la documentación soporte de cada uno de los procesos administrativos y que los mismos cumplan con los requisitos que la normativa actual exija, documentación que es el soporte para hacer efectivo un pago. II. Objetivo • El presente manual tiene como objetivo principal orientar para que la revisión de la documentación soporte de los diferentes pagos realizados sea la correcta y de conformidad con las disposiciones que dicta la ley. De esta manera ser un mecanismo de control interno de las diferentes actividades administrativas realizadas por la Secretaría de Seguridad previo a realizar los pagos, de esta manera apoyar la gestión institucional para que la realización de las funciones sea de una manera eficaz. III. Justificación del Manual • Se crea el presente manual para que la realización de las funciones de revisión nos permita el mejoramiento de procesos para un mejor control administrativo siempre enmarcadas en las normas establecidas.

V. Estructura del Manual Revisión de Nominas de Sueldo 1.- Revisión de Nominas de Sueldo Revisar Nomina de pago, verificar salarios, aplicación correcta de embargos, cambios salariales por ascenso o por acuerdos, congelamiento de salarios, activación de salarios, deducción de días por faltas cometidas, Objetivo del Proceso: Establecer un mejor control sobre todos los movimientos mensuales aplicados y lograr una mejor dirección y control del Recurso Humano. Alcance: La Revisión de la Nómina de Pago de la Policía Nacional, tienen un alcance que incluye Escala de Oficiales, Escala Básica y Auxiliares pertenecientes a la Dirección General de la Policía Nacional. Personal que Interviene: Departamento de Nomina, Dirección de Recursos Humanos de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa Secretaría de Seguridad, Normativa Jurídica aplicable: Resoluciones administrativas, Acuerdos de Nombramiento, Decretos, Sentencias Judiciales. Procedimiento:

1. Recepción de la Nómina de Pago de la Policía Nacional dentro de la primera quincena de cada
2. Registro al control de ingreso de las nominas de pago, Escala Oficiales, Escala Básica y Auxiliares, Auxiliares Fondos Propios, Vacaciones.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte conforme los movimientos mensuales aplicados.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación de la Nómina mensual, firma y sello de la misma. 8 de 49

III. Justificación del Manual

• Se crea el presente manual para que la realización de las funciones de revisión nos permita el mejoramiento de proceso s para un mejor control administrativo siempre enmarcadas en las normas establecidas.

IV. Estructura Organizativa

V. Estructura del Manual

Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad Gerencia Administrativa Unidad de Revision y Control Revision de Nominas de Revision de liquidacion de viaticos Revision de pagos varios

10 de 49

1. Recepción de la Nómina de Pago de la Policía Nacional dentro de la primera quincena de cada mes.
2. Registro al control de ingreso de las nominas de pago, Escala Oficiales, Escala Básica y Auxiliares, Auxiliares Fondos Propios, Vacaciones
3. Revisión y verificación de la documentación soport e conforme los movimientos mensuales aplicados
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación de la Nómina mensual, firma y sello de la misma

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional

No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Nominas de pago Talento humano

Recibe nómina de pago y documentación soporte Primera quincena del mes Recepcionista Unidad Revisión y Control Nómina de Unidad de Revisión y Control Registro Control de Ingreso Talento humano Equipo de Computo Registro de documentación 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación Talento Humano Equipo Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 11 de 49

Documentos de Referencia

1. Nómina de sueldos
2. Movimientos aplicados mensualmente
3. Transferencias de Pago

5 Aprobación Nomina Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documentos de Referencia

1. Nómina de sueldos
2. Movimientos aplicados mensualmente
3. Transferencias de Pago

12 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 01 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Nominas de pago 12 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 01 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Nominas de pago

II. Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos 2.- Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos Revisar documentación soporte del trámite de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos, verificar documentación requerida para trámites de finiquitos y cálculos de prestaciones y derechos adquiridos. Objetivo del Proceso: Que los cálculo s sean los correcto de acuerdo a fechas de ingreso y fechas de cancelación conforme lo establezcan los respectivos acuerdos, constancias y así evitar reclamos posteriores por cálculos incorrectos por parte de los beneficiarios o representantes legales. Alcance: Esta revisión es aplicada al departamento de Nóminas quienes hacen el cálculo de prestaciones y derechos adquiridos a personal que perteneció a la institución, conforme documentación recibida para este trámite. Personal que interviene: Dirección de Recursos Humanos, Direcciones, Unidades, Departamentos de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Seguridad. Departamento de Contabilidad, Subgerencia de Presupuesto y Gerencia Administrativa de la Secretaria de Seguridad. Normativa Jurídica aplicada: Ley Orgánica de la Policía Nacional, Acuerdos, Resoluciones, Sentencias Judiciales. Procedimiento:

1. Recepción de planillas de cálculo de prestaciones laborales y derechos Adquiridos con sus documentos soporte originales para su revisión
2. Registro al control de ingreso de documentación enviada por el Departamento de Nóminas de la Policía Nacional o Recursos Humanos.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte de personal que fue Cancelado conforme lo que establece el acuerdo de cancelación.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite, conforme a revisión realizada a los cálculos y valores conforme datos suministrados.

14 de 49

Procedimiento:

1. Recepción de planillas de cálculo de prestaciones laborales y derechos Adquiridos con sus documentos soporte originales para su revisión
2. Registro al control de ingreso de documentación enviada por el departamento de nóminas de la Policía Nacional o Recursos Humanos.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte de personal que Cancelado conforme lo que establece el acuerdo de cancelación.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite, conforme a revisión realizada a los cálculos y valores conforme datos suministrados.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Planillas cálculos Talento humano Papelería

Recibe documentos y soporte 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Planilla de calculo Unidad de Revisión y Control Registro Control de Ingreso Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 15 de 49

Documentos de Referencia: 1.- Planillas de cálculo 2.- Acuerdos de Cancelación 3.- Constancias de notificación 4.- Constancias de sueldo 5.- Constancias de Vacaciones 6.- Transferencias de pago

Revisión y verificación de cálculos Talento Humano Equipo Identificar inconsistencias y verificar cálculos, valores y la legalidad de documentos Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 5 Aprobación Nomina Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso

12 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 01 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Nominas de pago 16 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 02 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Identificar inconsistencias y verificar cálculos Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas cálculos

III. Revisión Planillas Adicional al Cargo, Bono Operativo Policía Nacional 3.- Revisión Planillas Adicional al Cargo, Bono Operativo Policía Nacional Revisar planilla de pago adicional al cargo de la Policía Nacional por funciones que requieran la disposición de una mayor responsabilidad conforme a los Acuerdos de Asignación otorgados, retribuciones establecidas conforme asignación desempeñada. Objetivo del Proceso: Establece si la planilla va conforme a la fecha del Acuerdo de Asignación otorgado. Alcance: Planilla realizada por el Departamento de Nóminas de la Policía Nacional aplicada al personal que tiene funciones que requieren la disposición de un mayor riesgo y que de acuerdo a su cargo, grado, ubicación geográfica, nivel de riesgo, especialidad Policial y nivel de desempeño se le retribuye con un adicional, miembros de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. Personal que Interviene: Departamento de Nóminas de la Policía Nacional, Dirección General de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa, Secretaría de Seguridad. Normativa Jurídica: Ley de la Administración Pública, Acuerdos, Reglamento. Procedimiento:

1. Recepción de planillas de pago de Adicional al cargo otorgado al personal de la Policía Nacional conforme lo establece el Reglamento para Regular la Asignación del Pago Adicional por Cargo.
2. Registro al control de ingreso de planilla de pago Adicional al cargo para revisión
3. Revisión y verificación de la documentación soporte, conforme lo que establece la legislación vigente corresponden a las características individuales de los empleados de acuerdo a la función que desempeñan según: Jefatura, Cargo, Responsabilidad, Riesgo, Título y Antigüedad.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite planilla de Adicional al Cargo, mediante sello y firma de la Unidad de Revisión y Control de la documentación soporte.

18 de 49

Procedimiento:

1. Recepción de planillas de pago de Adicional al cargo otorgado al personal de la Policía Nacional conforme lo establece el Reglamento para Regular la Asignación del Pago Adicional por Cargo.
2. Registro al control de ingreso de planilla de pago Adicional al cargo para revisión
3. Revisión y verificación de la documentación soporte, conforme lo que establece la legislación vigente corresponden a las características individuales de los empleados de acuerdo a la función que desempeñan según: Jefatura, Cargo, Responsabilidad, Riesgo, Titulo y Antigüedad.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite planilla de Adicional al Cargo, mediante sello y firma de la Unidad de Revisión y Control de la documentación soporte.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO

Revisión Planillas Adicional al Cargo, Bono Operativo Policía Nacional Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Planillas Adicional al Cargo Talento humano Papelería

Recibe documentos y soporte 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Planilla Adicional al Unidad de Revisión y Control Registro Control de Ingreso planilla Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 19 de 49

Documento de Referencia: 1.- Planilla de calculo 2.- Acuerdos de Asignación 3.- Reglamento 4.- Oficios de suspensión /Ingreso

Revisión y verificación de cálculos Talento Humano Equipo Papelería Verificar la documentación de acuerdo a lo que establece el Reglamento para regular el pago de Adicional por cargo Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 5 Aprobación Nomina Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Planilla de cálculo 2.- Acuerdos de Asignación 3.- Reglamento 4.- Oficios de suspensión /Ingreso.

20 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 03 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Planillas Adicional al Cargo, Bono Operativo Policía Nacional Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar la documentación de acuerdo a lo que establece el Reglamento Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas 12 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 01 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Nominas de pago

IV . Revisión Planillas Becas de Cadetes Anapo y otras becas de cursos impartidos a personal de la Policía Nacional 4.- Revisión Planillas Becas de Cadetes ANAPO y otras becas de cursos impartidos a personal de la Policía Nacional. Revisar planilla de becas a los cadetes que se encuentran en formación Policial en la Academia Nacional de Policía General José Trinidad Cabañas y otras becas otorgadas por cursos impartidos a miembros de la Policía Nacional. Objetivo del Proceso: Que el personal y valores otorgados en la planilla esté conforme al Acuerdo de Beca otorgada a los cadetes en formación policial. Alcance: Aplicado a la planilla elaborada por el Departamento de Nóminas a los aspirantes, verificar los que fueron dados de baja, cálculos y demás que requieran para su aprobación. Personal que interviene: Dirección de Educación Policial, Departamento de Nóminas Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control Secretaría de Seguridad, Sub Gerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa. Normativa Jurídica: Ley Orgánica de la Policía Nacional, Acuerdos.

Procedimiento:

1. Recepción de planilla y documentos soporte conforme Reglamentos establecidos para revisión.
2. Registro al control de ingreso de documentación para revisión.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte adjunta en trámite de pago, verificar la exclusión de cadetes que fueron dados de baja conforme las resoluciones emitidas.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite después de verificación de documentación soporte.

Documento de Referencia: 1.- Planilla de cálculos 2.- Acuerdo 3.- Resoluciones 4.- Transferencias de Pago 22 de 49

Procedimiento:

1. Recepción de planilla y documentos soporte conforme Reglamentos establecidos para revisión.
2. Registro al control de ingreso de documentación para revisión
3. Revisión y verificación de la documentación soporte adjunta en trámite de pago, verificar la exclusión de cadetes que fueron dados de baja conforme las resoluciones emitidas.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite después de verificación de documentación soporte.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión Planillas Becas de Cadetes ANAPO y otras becas de cursos impartidos a personal de la Policía Nacional. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Planillas Talento humano Papelería

Recibe documentos y soporte 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Planilla Cadetes Unidad de Revisión y Control Registro Control de Ingreso planilla Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación de cálculos Talento Humano Equipo Papelería Verificar la documentación de acuerdo a lo que establece el Acuerdo de Becas otorgadas a caballeros y señoritas cadetes Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 23 de 49

Documento de Referencia: 1.- Planilla de cálculos 2.- Acuerdo 3.- Resoluciones 4.- Transferencias de Pago

Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 5 Aprobación Nomina Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso

24 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Planillas Becas de Cadetes ANAPO y otras Becas de Cursos Impartidos a personal de la Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar la documentación de acuerdo a lo que establece el Acuerdo de Becas Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas 24 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Planillas Becas de Cadetes ANAPO y otras Becas de Cursos Impartidos a personal de la Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar la documentación de acuerdo a lo que establece el Acuerdo de Becas Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas

V . Revisión de Planilla de Embargos Policía Nacional 5.- Revisión de Planilla de Embargos Policía Nacional Revisar trámite de pago planilla embargos aplicados conforme Orden del Juzgado, verificar valores y números de cuentas de los beneficiaros. Objetivo del Proceso: Verificar que las deducciones aplicadas por embargo sean acreditadas a los beneficiarios conforme lo han establecido los juzgados por los procedimientos de embargos aplicados a los miembros de la Policía Nacional. Alcance: Personal de la Policía Nacional que tiene un proceso de embargo, cuya deducción es aplicada mensualmente vía Nomina de Pago. Personal que interviene: Dirección de Recursos Humanos Policía Nacional, departamento de Nominas, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, Gerencia Administrativa, departamento de Contabilidad. Normativa aplicada: Sentencias Judiciales, Acuerdos Procedimiento:

1. Recepción de planillas de embargos aplicada a los miembros de la Policía Nacional que tienen proceso de Embargo.
2. Registro al control de ingreso de documentación.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte, planilla de pago vía ACH, valores, beneficiarios y sus números de cuentas.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite planilla de pago embargos, firma y sello de documentación.

26 de 49

Procedimiento:

1. Recepción de planillas de embargos aplicada a los miembros de la Policía Nacional que tienen proceso de Embargo.
2. Registro al control de ingreso de documentación
3. Revisión y verificación de la documentación soporte, planilla de pago vía ACH, valores, beneficiarios y sus números de cuentas.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite planilla de pago embargos, firma y sello de documentación.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Planilla de Embargos Policía Nacional Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Planillas embargos Talento humano Papelería

Recibe documentos y soporte 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Planilla embargos Unidad de Revisión y Control Registro Control de Ingreso planilla de embargo Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación de valores y beneficiaros Talento Humano Equipo Papelería Verificar la documentación de acuerdo a la Orden de embargo emitida por los juzgados, verificar números de cuenta de los beneficiarios Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 27 de 49

Documento de Referencia: 1.- Orden de Embargos 2.- Recibos de pago 3.- Planilla ACH

Aprobación Planilla pago de embargos Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Orden de Embargos 2.- Recibos de pago 3.- Planilla ACH

VI. Revisión Liquidación de Viáticos 6.- Revisión Liquidación de Viáticos Revisar la asignación y liquidación de viáticos asignados al personal para cubrir gastos de subsistencia cuando tenga que viajar en misión oficial fuera de su domicilio. Objetivo del Proceso: Verificar valores conforme días de viaje autorizados, legalidad de los documentos y autorización de viaje Alcance: Aplicada a todas las Direcciones, departamentos y Unidades de la Policía Nacional y Secretaría de Seguridad. Personal que Interviene: Directores, Jefes de Departamentos, Jefes de Unidades de la Policía Nacional, Sub Gerencia de Presupuesto, departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa, Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Seguridad. Procedimiento:

1. Recepción de órdenes de pago, con la Orden de viaje debidamente autorizada.
2. Registro al control de ingreso de documentación.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte, orden de viaje autorizada, cálculo de viáticos según tabla del Reglamento de Viáticos. se envía al departamento de Presupuesto para su pago, posteriormente una vez realizada y finalizada la misión la factura de Hotel es enviada a la Unidad de Revisión y Control nuevamente para su liquidación.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite, firma y sello de las facturas adjuntas como liquidación de viático otorgado. 28 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Embargos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar documentación de acuerdo a la orden de embargo Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas 28 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Embargos Policía Nacional

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar documentación de acuerdo a la orden de embargo Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción Planillas

Documento de Referencia: 1.- Autorización de viaje 2.- Asignación de viáticos 3.- Orden de Pago 4.- Factura 30 de 49

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Trámite y Liquidación de Viáticos

Documento de Referencia: 1.- Autorización de viaje 2.- Asignación de viáticos 3.- Orden de Pago 4.- Factura

Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: Recepción tramites y liquidación de viáticos Talento humano Papelería

Recibe tramites de viáticos revisar orden de viaje autorizada 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Tramite de viáticos Unidad de Revisión y Control Registro Control de tramites de viáticos y liquidaciones Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación Ordenes de viaje autorizadas Talento Humano Equipo Papelería Verificación de Ordenes de viaje debidamente autorizada, revisar viáticos asignados conforme al Reglamento de Viáticos 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Viáticos Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que Verificación de Ordenes de viaje debidamente autorizada Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso

31 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 06 Diagrama de flujo del proceso de Revisión Tramite y Liquidación de Viáticos

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

SECRETARIA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE SEGURIDAD Manual de Procesos Código MPP-URC- Registro control de ingreso Verificación de Ordenes de viaje y liquidación debidamente autorizada Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramite y liquidación de viáticos 31 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 06 Diagrama de flujo del proceso de Revisión Tramite y Liquidación de Viáticos

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

SECRETARIA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE SEGURIDAD Manual de Procesos Código MPP-URC- Registro control de ingreso Verificación de Ordenes de viaje y liquidación debidamente autorizada Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramite y liquidación de viáticos

VII. Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios 7.- Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios Revisar trámite para verificar legalidad de la documentación soporte presentada como respaldo para pagos de Gastos Médicos Hospitalarios. Objetivo del Proceso Verificación de facturas, recibos y autorizaciones emitidas a los miembros de la Carrera Policial que recibieron esta atención Médico Hospitalaria. Alcance: Aplicado a los miembros de la carrera Policial garantizando su derecho a recibir atención médicahospitalaria inmediata y efectiva y en caso de emergencias en cumplimiento del deber, en el centro privado más cercano o inmediato. Personal que Interviene: Dirección de Recursos Humanos, departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, departamento de Contabilidad y Gerencia Administrativa Secretaría de Seguridad, Tesorería. Procedimiento:

1. Recepción de facturas, recibos, autorizaciones para tramites de pago por servicios de atención médico y servicios hospitalarios a miembros de la carrera policial.

2. Registro al control de ingreso de documentos.

3. Revisión y verificación de los documentos para realizar los pagos a los centros médicos hospitalarios autorizados para prestar estos servicios a los miembros en situaciones de emergencias presentadas en cumplimiento del deber.

4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.

5. Aprobación del trámite, análisis de la documentación, firma y sello de facturas, recibos, autorizaciones y demás documentos que conforman el expediente del miembro de la Policía Nacional que recibió la atención.

33 de 49

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios

Documento de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Expediente Medico 4.- Autorizaciones

Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería

Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Tramite de pago gastos medicos Unidad de Revisión y Control Registro Control informes y facturas para pago Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones de los hospitales que prestaron la atención semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que Aprobación tramite y liquidación de viáticos Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Expediente Médico 4.- Autorizaciones

VIII. Revisión de Indemnización Seguro de Vida 8.- Revisión Indemnización Seguro de Vida Revisar trámite de pago de Seguro de Vida por muerte, otorgado a los miembros de la Carrera Policial y que de acuerdo al análisis realizado se establece el monto de la indemnización que ser otorgada por el siniestro ocurrido. Objetivo de Proceso: Verificar que el pago a los beneficiarios sea de conformidad a los porcentajes establecidos en la hoja designación de beneficiarios. Alcance: Miembros de la Carrera Policial, diferenciado cuando se trate de una muerte en cumplimiento del deber y aquellas condiciones de riesgos que se exponen los miembros. Personal que Interviene: Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad. Normativa Jurídica: Reglamento de Ley de la Carrera Policial, Acuerdos Procedimiento:

1. Recepción de documentos, análisis realizado por el Departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional.
2. Registro al control de ingreso de documentación para su revisión.
3. Revisión y verificación del análisis realizado sobre la indemnización de seguro de vida al miembro de la carrera policial y que será entregado conforme la hoja de designación de beneficiarios.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.
5. Aprobación del trámite de pago conforme los requisitos establecidos para su pago. 34 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 34 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

36 de 49

3. Revisión y verifica ción del análisis realizado sobre la indemnización de seguro de vida al miembro de la carrera policial y que será entregado conforme la hoja de designación de beneficiarios.

4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.

5. Aprobación del tramite de pago conforme los requisitos establecidos para su

CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería

Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Tramite de Seguro de vida por muerte Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control revision Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería

Verificación de Análisis para tramite de indemnización de seguro de vida semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que 37 de 49

Documento de Referencia: 1.- Acta de Defunción 2.- Análisis 3.- Hoja de Beneficiarios 4.- Autorizaciones

5 Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Sub Gerencia Presupuesto Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Acta de Defunción 2.- Análisis 3.- Hoja de Beneficiarios 4.- Autorizaciones

38 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 38 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

IX. Revisión Reembolsos de Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios 9.- Revisión Reembolsos de Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios Revisar documentación soporte de los recursos utilizados para cubrir gastos de funcionamiento de las Direcciones, Departamentos y Unidades de la Policía Nacional autorizadas que manejan fondos con este fin. Objetivo del Proceso: Garantizar la eficiente gestión de los recursos presupuestarios y financieros con la correcta administración y liquidación de fondos. Alcance: Aplicación a Direcciones, Departamentos, Oficinas, Unidades, Jefaturas UDEP, Jefaturas UMEP de la Policía Nacional y Secretaría de Seguridad, que tengan asignación de Fondos Rotatorios o Gastos de Funcionamiento. Personal que Interviene: Direcciones, Departamentos, Oficinas, Unidades, Jefaturas Udep, Jefaturas Umep, de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad y Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad. Normativa Jurídica: Reglamento Interno para el Manejo de Fondos Rotatorios, Reglamento Interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento). Procedimiento:

1. Recepción de todos los documentos, facturas, Recibos, Actas de Recepción que son los comprobantes de gastos realizados.
2. Registro al control de ingreso de documentos.
3. Revisión y verificación de la documentación soporte de los gastos realizados, Facturas, recibos, Actas de Recepción o Movimientos de Mercaderías, que son Ejecutados por el personal a quien ha sido asignado el fondo y establecer que Procedimientos utilizados para el manejo de los fondos asignados es el más Propicio para la administración de fondos públicos, como lo establece el Reglamento de Manejo de Fondos.
4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios para que la administración de los fondos sea la más adecuada.
5. Aprobación del trámite de reembolso de gastos después de realizar la validación de comprobantes de respaldo, serán sellados y firmados para continuar con el trámite correspondiente.

40 de 49

Procedimiento:

1. Recepción de t odos los documentos , facturas, Recibos, Actas de Recepción que son los comprobantes de gastos realizados.

2. Registro al control de ingreso de documentos

3. Revisión y verificación de la documentación soporte delos gastos realizados, Facturas, recibos, Actas de Recepción o Movimientos de Mercaderías, que Ejecutados por el personal a quien ha sido asignado el fondo y establecer que Procedimientos utilizados para el manejo de los fondos asignados es el más Propicio para la administración de fondos públicos, como lo establece el Reglamento de Manejo de Fondos.

4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizad as en casos que sean necesarios para que la administración de los fondos sea la mas adecuada.

5. Aprobación del trámite de reembolso de gastos después de realizar la validación de comprobantes de respaldo, serán sellados y firmados para continuar con el tramite correspondiente.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería

Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Reembolso Unidad de Revisión y Control 41 de 49

Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago

2 Registro Control revisión Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería

Verificación de documentos para reembolso de fondos conforme lo que establece el Reglamento para el manejo de Fondos semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Después de revisar y verificar documentación que avalan el gasto Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Dirección Administrativa y Financiera Policía Nacional Fin del proceso Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago

42 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 09 Diagrama de flujo del proceso de Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 42 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 09 Diagrama de flujo del proceso de Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

X. Revisión de Órdenes de Pago 10.- Revisión de Órdenes de Pago Revisar soportes de procesos de compras realizadas por los diferentes procedimientos utilizados para solicitar ofertas de precio para compras de bienes o servicios y que el monto no exceda de lo previsto en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República. Objetivo del Proceso: Verificar que los procesos sean conforme lo establecen las normativas jurídicas que regulan los procesos de Compras. Alcance: Es aplicado al Departamento de Compras, Departamento de Licitaciones y a quien realice un procedimiento de compra. Personal que Interviene: Departamento de Compras, Departamento de Licitaciones y Administración de Contratos, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa. Procedimiento:

1. Recepción de documentos Orden de Pago, Orden de compra y otros que conformen y otros que conformen el expediente de compra.

2. Registro al control de ingreso de documentación para revisión.

3. Revisión y verificación de la documentación de la Orden de Pago que conforman el expediente de compra o adquisición, Suministro de bienes o Servicios, Contratos de Obras Públicas, Orden de Compra, Facturas, Recibos, Requerimientos del gasto, Cotizaciones, Actas de Recepción o Movimiento de Mercadería, verificación de montos por compras realizadas conforme lo establecen las Disposiciones Generales de Presupuesto y otras normativas aplicadas.

4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.

5. Aprobación del trámite sello y firma del trámite de Orden de Pago

Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago 5.- Orden de Compra 6.- Cotizaciones 44 de 49

5. Aprobación del trámite sello y firma del trámite de Orden de Pago

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Orden de Pago

Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago 5.- Orden de Compra 6.- Cotizaciones Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Ordenes de Pago Talento humano Papelería

Recibe documentos para revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Orden de Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control revisión Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcionista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería

Verificación de documentación conforme lo que estable las Disposiciones Generales de Presupuesto semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Después de revisar y verificar documentación que avalan el gasto Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Dirección Administrativa y Financiera Policía Nacional/Gerencia Administrativa Fin del proceso

45 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 10 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Orden de Pago

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos Orden de Pago, Orden de compra Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 45 de 49

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- 10 Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Orden de Pago

Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación

Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos Orden de Pago, Orden de compra Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

46 de 49

ANEXOS Anexo 1

47 de 49

Anexo 2

48 de 49

Anexo 3

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2299-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el Artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral 1) y 18) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el Artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)…4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARÍA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos de licitaciones y administración de contratos, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los Artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022, de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

2 de 76

Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI.

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas d e los procesos de la administración pública en los aspectos de licitaciones y administración de contratos, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE LICITACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Contenido Tabla de abreviaturas ................................................................................................................................................................... 5 Presentación .................................................................................................................................................................................... 6 Introducción .................................................................................................................................................................................... 7 Antecedentes .................................................................................................................................................................................. 8 3 de 76

Objetivos del manual ................................................................................................................................................................... 9 Fundamentación legal ................................................................................................................................................................. 9 Justificación del manual ............................................................................................................................................................. 9 Estructura organizativa de la unidad de licitaciones y administración de contratos (ulac) .................. 11 Estructura del manual ............................................................................................................................................................... 12 Proceso 1: Licitación Pública ........................................................................................................................................ 12 1.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................... 12 1.2 Alcance: .................................................................................................................................................................... 12 1.3 Propietario: .............................................................................................................................................................. 12 1.4 Entradas: ................................................................................................................................................................... 12 1.5 Salidas: ...................................................................................................................................................................... 12 1.6 Cliente: ...................................................................................................................................................................... 12 1.7 Proveedor: ................................................................................................................................................................ 12 1.8 Inicio: ........................................................................................................................................................................ 12 1.9 Fin: ............................................................................................................................................................................. 13 Etapas del procedimiento: .......................................................................................................................................... 13 Cuadro de descripción del proceso: ........................................................................................................................ 17 Diagrama de Flujos Licitación Pública: ................................................................................................................ 22 Proceso 2: Licitación Privada ........................................................................................................................................ 25 2.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................... 25 2.2 Alcance: .................................................................................................................................................................... 25 2.3 Propietario: .............................................................................................................................................................. 25 2.4 Entradas: ................................................................................................................................................................... 25 2.5 Salidas: ...................................................................................................................................................................... 26 2.6 Cliente: ...................................................................................................................................................................... 26 2.7 Proveedor: ................................................................................................................................................................ 26 2.8 Inicio: ........................................................................................................................................................................ 26 2.9 Fin: ............................................................................................................................................................................. 26 Etapas del procedimiento: .......................................................................................................................................... 26 Cuadro de descripción del proceso: ........................................................................................................................ 30 Proceso 3: Concurso Público ......................................................................................................................................... 37 3.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................... 37 3.2 Alcance: .................................................................................................................................................................... 37 2.3 Propietario: .............................................................................................................................................................. 37 2.4 Entradas: ................................................................................................................................................................... 37

4 de 76

2.5 Salidas: ...................................................................................................................................................................... 37 2.6 Cliente: ...................................................................................................................................................................... 37 2.7 Proveedor: ................................................................................................................................................................ 37 2.8 Inicio: ........................................................................................................................................................................ 37 2.9 Fin: ............................................................................................................................................................................. 38 Etapas del procedimiento: .......................................................................................................................................... 38 Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Publico: ................................................................................... 41 Diagrama de Flujos Concurso Público ............................................................................................................... 43 Proceso 4: Concurso Privado ......................................................................................................................................... 46 4.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................... 46 4.2 Alcance: .................................................................................................................................................................... 46 4.3 Propietario: .............................................................................................................................................................. 46 4.4 Entradas: ................................................................................................................................................................... 46 4.5 Salidas: ...................................................................................................................................................................... 46 4.6 Cliente: ...................................................................................................................................................................... 46 4.7 Proveedor: ................................................................................................................................................................ 46 4.8 Inicio: ........................................................................................................................................................................ 46 4.9 Fin: ............................................................................................................................................................................. 47 Etapas del procedimiento: .......................................................................................................................................... 47 Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Privado .................................................................................... 50 Diagrama de Flujos Concurso Privado .................................................................................................................. 52 Proceso 5: Contratación Directa ................................................................................................................................... 55 5.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................... 56 5.2 Alcance: .................................................................................................................................................................... 56 5.3 Propietario: .............................................................................................................................................................. 56 5.4 Entradas: ................................................................................................................................................................... 56 5.5 Salidas: ...................................................................................................................................................................... 56 5.6 Cliente: ...................................................................................................................................................................... 56 5.7 Proveedor: ................................................................................................................................................................ 56 5.8 Inicio: ........................................................................................................................................................................ 56 5.9 Fin: ............................................................................................................................................................................. 56 Etapas del procedimiento: .......................................................................................................................................... 56 Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Privado .................................................................................... 60 Diagrama de Flujos Contratación Directa ............................................................................................................ 62 GLOSARIO ................................................................................................................................................................................. 65

5 de 76

ANEXOS ........................................................................................................................................................................... 68 Documentos de Referencia Licitación Pública: Aviso y Enmienda a Pliego de Condiciones ...... 68 Documentos de Referencia Licitación Privada: Invitación a empresa/ Acta de recepción ......... 69 Documentos de Referencia Concurso Público: Términos de referencia ............................................. 72 Documentos de Referencia Concurso Privado: Bases de Concurso ...................................................... 73 Documentos de Referencia Contratación Directa: Carta de Invitación ............................................... 74

Tabla de abreviaturas SIGLAS SIGNIFICADO COCOIN Comité de Control Interno

ULAC Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

SEFIN Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas

SIAFI Sistema de Administración Financiera Integrada

LCE Ley de Contratación del Estado

LPN Licitación Pública Nacional.

LP Licitación Privada

ONCAE Oficina Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

ONADICI Oficina Nacional de Desarrollo Integral de Control Interno

PACC Plan Anual de Compras y Contrataciones

PC Pliego de Condiciones

POA Plan Operativo Anual

RLCE Reglamento Ley de Contratación del Estado.

SAR Servicio de Administración de Rentas

VB Visto Bueno

UE Unidad Ejecutora.

UPEG Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión

SEDS Secretaría de Seguridad

Presentación Los procesos y procedimientos de gestión, constituyen uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno, razón por la cual, deben de ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de guía y consulta permanente por parte de todos los funcionarios y empleados de la Secretaría en el Despacho de Seguridad, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la mejora continua en procesos. Los Manuales de Procesos forman el pilar para desarrollar actividades de manera sistematizada, identificando responsabilidades en áreas específicas lo que permite hacer más eficientes los diferentes procesos que ejecuta la institución. Considerando lo anterior, la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC), apoyada en la “Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos” preparada por la Oficina Nacional del Desarrollo Integral de Control Interno (ONADICI), y en acompañamiento del Comité de Control Interno (COCOIN- SEDS), ha formulado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, integrando los diferentes elementos y criterios sugeridos en la metodología, con el fin de ordenar todas las actividades en tiempo y forma y que responda a una secuencia lógica de acciones para poder ser más eficientes en los proceso de contrataciones, para alcanzar el mejores resultados de gestión. Este documento describe los procesos administrativos y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada proceso y la manera de realizarlo. Contiene diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participación de cada una de las dependencias. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará responsabilidad personal y profesional. Introducción El presente Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC), de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad (SEDS), tiene por objeto servir como una guía para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y para coadyuvar conjuntamente con el Control Interno en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurando la información y consolidar el cumplimiento normativo. El presente manual ha sido elaborado para que sea de fácil comprensión y aplicación y a la vez, constituya una herramienta útil para aplicar la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento en los procesos de licitación, concurso o subasta. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procesos y procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad (SEDS), o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

Antecedentes La Secretaría de Seguridad anteriormente era parte del organigrama del Ministerio de Guerra, Marina y Aviación, fue hasta la administración del Doctor Carlos Roberto Reina, que fue separada de estos mandos militares mencionados anteriormente, mediante la creación de la Policía Nacional Preventiva (P.N.P.) en el año 1994, Policía de Investigación (D.I.C.) y una policía especial para resguardo de Centros Penales y fue titulada como “Secretaría de Seguridad”. Se crea la Secretaría de Seguridad mediante Decreto Legislativo No. 18-2017, con el objetivo de establecer las bases jurídicas fundamentales y generales, que regulan la organización, composición, dirección, coordinación y funcionamiento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, así como de la Policía Nacional; Este Decreto también establece la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad en el cual le da facultad a la Gerencia Administrativa de garantizar la eficiente gestión de recursos humanos, materiales, presupuestarios y financieros procurando su uso y distribución eficiente; a su vez, debe establecer los manuales y protocolos que aseguren una correcta administración de los recursos y que garanticen la transparencia y rendición de cuentas. La Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad (SEDS), por medio de Gerencia Administrativa y Subgerencia de Presupuesto, anteriormente, gestionaba los procesos referentes a celebración de contratos para ejecución de obras públicas, adquisición de suministros y servicios, así como procesos de arrendamiento de bienes, previa licitación, concurso o subastas, sin embargo, con el fin de realizar una adecuación de la gestión de estos procesos, en el año 1998, se creó la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC), con el objetivo satisfacer las necesidades y requerimiento de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional y así, construir una estructura que optimice la comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos, con el fiel cumplimiento de la leyes correspondientes. La Misión y la Visión de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC): 9 de 76

MISIÓN: Realizar los procesos de adquisición de bienes y servicios de la SEDS y Policía Nacional, aplicando las normas y los reglamentos establecidos para este fin, con el único propósito de obtener los bienes y servicios para el buen funcionamiento de la Institución en las mejores condiciones para el Estado. VISIÓN: Ser una instancia reconocida por proveedores, servidores públicos y sociedad en general como promotora y ejecutora de acciones de mejora continua en el sistema de adquisiciones de la SEDS, que garantizan absoluta equidad, transparencia, eficiencia y legalidad en los procesos de adquisiciones. Objetivos del manual El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento al Sistema de Control Interno. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que constituya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales, complementadas en el Plan Estratégico. Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de la Secretaría de Seguridad.

Fundamentación legal Los procesos de adquisiciones, tiene su base legal en: A) La Ley General de la Administración Pública. (Decreto Legislativo Número 218-96) B) Ley y Reglamento de Contratación del Estado (Decreto No. 74- 2001 Acuerdo Ejecutivo No. 055-2002); C) Disposiciones Generales de Presupuesto vigentes. D) Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad (Decreto No. 18-2017). E) Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad (Acuerdo No. 264-2019).

Justificación del manual

Objetivos del manual El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento al Sistema de Control Interno. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que constituya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales, complementadas en el Plan Estratégico. Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de la Secretaría de Seguridad. Fundamentación legal Los procesos de adquisiciones, tiene su base legal en: A) La Ley General de la Administración Pública. (Decreto Legislativo Número 218-96). B) Ley y Reglamento de Contratación del Estado (Decreto No. 74-2001 Acuerdo Ejecutivo No. 055-2002); C) Disposiciones Generales de Presupuesto vigentes. D) Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad (Decreto No. 18-2017). E) Reglamento de la Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad (Acuerdo No. 264-2019). Justificación del manual Es importante señalar que los manuales de procesos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la institución, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios. El Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC), conforma uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; permitiendo realizar procesos de compra estandarizados, con mayor transparencia y eficiencia, buscando la posición más ventajosa para la Secretaría en el Despacho de Seguridad (SEDS), en cuanto a calidad y costo, contribuyendo así al logro de los objetivos Institucionales. Este manual describe en detalle procedimientos y guías de trabajo para la ejecución de procesos ejecutados por la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC).

11 de 76

Estructura organizativa de la unidad de licitaciones y administración de contratos (ulac)

Procesos Sustantivos Con el propósito de lograr la identificación coherente de los procesos sustantivos de la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos, se presenta la siguiente Matriz de Validación de Procesos y Funciones.

Funciones Procesos

Realizar los procesos de adquisición de bienes y servicios en cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos para este fin.

1. Licitación pública
2. Licitación Privada
3. Concurso Publico
4. Concurso Privado
5. Contratación Directa

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Nombre del proceso: Licitación Pública Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad Gerente Administrativo Jefatura de la ULAC Sub Jefatura Compradores Públicos Certificados Administradores de procesos de licitación Auxiliares de archivo y recepción Conductor

Licitación Pública Estructura del manual Proceso 1: Licitación Pública: La licitación pública se define como un procedimiento de selección de contratistas hondureños de obras públicas o de suministro de bienes o servicios, consistente en la invitación pública a los interesados que cumplan los requisitos previstos en el Reglamento de la LCE, para que, sujetándose a los pliegos de condiciones, presenten sus Ofertas por escrito. (Artículo 7, inciso n, del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (RLCE)). 1.1 Objetivo: Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar en la licitación pública, con la finalidad de conocer cada una de las actividades que se llevan a cabo en dicho proceso. 1.2 Alcance: El procedimiento de licitación pública comienza con la preparación del pliego de condiciones y finalizará con la adjudicación y formalización del contrato, tal como lo define el RLCE, en el Artículo 85. 1.3 Propietario: Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos 1.4 Entradas: Requerimiento de Compra 1.5 Salidas: Contrato Firmado 1.6 Cliente: Secretaría de Seguridad/Policía Nacional 1.7 Proveedor: Unidades Ejecutoras Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. 1.8 Inicio: Requerimiento de Compra. 1.9 Fin: Entrega del bien o servicio. Etapas del procedimiento:

1. La Gerencia Administrativa recibe el requerimiento de compra por parte de las Dependencias de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional.

2. Se verifica si cuenta con la Disponibilidad Presupuestaria.

3. Se verifican las especificaciones técnicas.

4. Se verifica si el requerimiento de compra se encuentra en el PACC.

5. Se solicita visto bueno al Señor Ministro para inicio de proceso.

6. En caso de no contar con el presupuesto en el Objeto de gasto que corresponde se solicita la Modificación Presupuestaria.

7. Elaboración de los pliegos de condiciones conforme al formato establecido por la ONCAE.

8. Se remite para Dictamen Legal, los pliegos de condiciones.

9. El Señor Ministro nombra la Comisión de Evaluación y Apertura de Ofertas.

10. Se publica en El Diario Oficial La Gaceta, dos publicaciones en un diario de circulación nacional, plataforma de Honducompras.

11. Los oferentes interesados presentan aclaratorias a los pliegos de condiciones.

12. La Comisión Evaluadora elabora y aprueba las enmiendas a los pliegos de condiciones.

13. Se publican las aclaraciones o enmiendas en el portal de Honducompras y se remiten a los oferentes que han solicitados pliegos de condiciones.

14. Se lleva a cabo el acto público de Apertura de Ofertas, en presencia de los Miembros de la Comisión de Apertura de Ofertas, Observadores del proceso y oferentes.

15. Se realiza el examen preliminar de las ofertas en el cual se examina los requisitos legales de los oferentes.

16. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes, siempre y cuando sea por aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

17. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas.

18. La Comisión de Evaluación de Ofertas evalúa la Oferta Técnica.

19. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la oferta técnica, siempre y cuando sean aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

20. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica.

21. La Comisión de Evaluación de Ofertas evalúa la Oferta Económica.

22. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la oferta económica, siempre que no se refiera a aspectos no subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

23. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica.

24. La Comisión de Evaluación de Ofertas elabora el Informe de Recomendación de Adjudicación.

25. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita Dictamen Legal a la Secretaría General sobre el proceso de apertura y evaluación de ofertas.

26. La Secretaría General emite el Dictamen Legal.

27. La Comisión de Evaluación de Ofertas remite al ministro el Informe de Recomendación de Adjudicación.

28. El Secretario(a) General emite la Resolución de Adjudicación.

29. La Secretaría General de la SEDS, elabora la transcripción de la Resolución y Comunica a los oferentes participantes del proceso.

30. Los oferentes no conformes con la Resolución del Proceso pueden presentar Reclamos o impugnaciones.

31. La Secretaría General evalúa el Recurso de Impugnación.

32. El Secretario(a) General emite la Resolución de Impugnación

33. Se solicitan los documentos Legales y garantía de cumplimiento de contrato, al oferente adjudicado.

34. Se firma el contrato.

35. Se entrega la orden de inicio del contrato.

36. La Sub Gerencia de Presupuesto carga de F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor.

37. Se reciben los bienes o servicios y en caso que aplique se realiza la inspección y prueba de los bienes y se realiza un acta de recepción.

38. Se entregan los bienes o servicios a la Dependencia Solicitante.

39. Se realiza el trámite de pago a la Subgerencia de Presupuesto. Personal que interviene: • Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad (Provee visto Bueno para los procesos y nombra Comisión de Evaluación). • Direcciones o Unidades • Gerencia Administrativa • Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos • Secretaría General • Dirección Legal • Unidad de Auditoria • Proveedores o Contratistas • Unidad Ejecutoria de Proyectos para procesos de ejecución y seguimiento de proyectos • Dirección Policial de Telemática en procesos relacionados con licencias, equipo informático y afines • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Revisión y Control • Unidad de Tesorería • Unidad de Bienes Nacionales

17 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Nombre del proceso: Licitación Pública Código SEDS-GA-ULAC-LP

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Cuadro de descripción del proceso: Etapa Actividad Insumo Tiemp Responsable Producto Envío a: Etapa Preparatoria

Recepcionar solicitud inicio y asignación del proceso. Requerimiento de compra, talento humano, papelería. 1 dia Gerencia Administrativa Solicitud de compra Recibida Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Confirmar la disponibilidad presupuestaria Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 1 día Sub Gerencia de Presupuesto Estructura presupuestaria confirmada Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Revisar especificaciones técnicas Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos y las Unidades requirientes. Especificaciones técnicas revizadas Verificar si el proceso Se encuentra en PACC. Talento humano, equipo de cómputo. 1 día Unidad de Compras PACC actualizado Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Solicitar Visto Bueno para inicio de proceso al Despacho Ministerial

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Gerencia Administrativa Visto Bueno Despacho Ministerial Solicitar la modificación Presupuestaria, en caso de no contar con el presupuesto en el objeto de gasto que corresponde. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 1 día Gerencia Administrativa Modificación Presupuestaria realizada. Sub Gerencia de Presupuesto Elaborar pliego de condiciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Borrador del Pliego de condiciones N/A Revisar el pliego de condiciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo 5 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Pliego de condiciones revisado Secretaría General, Auditoría Interna y Unidad requiriente Solicitar dictamen Legal sobre revisión del documento base o Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 día Unidad de Licitaciones y Pliego de condiciones revisado Secretaría General

18 de 76

pliego de condiciones. Administración de Contratos Solicitar asignación de funcionarios para que formen parte de la Comisión Evaluadora Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Memorándum Unidades requirientes. Solicitar nombramiento de Comisión Evaluadora Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Gerencia Administrativa Memorándum Despacho Ministerial Solicitar publicación del Aviso de Licitación Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Gerencia Administrativa Aviso publicado Unidad de comunicaciones Publicar y difundir el Aviso de Licitación en Honducompras Diario Oficial la Gaceta, 2 avisos en diarios de circulación nacional y portal de DIDADPOL. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días primer anuncio y hasta 15 días después segund anuncio Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Aviso publicado N/A Presentar solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones o documento

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. estable cido en pliego condici Oferentes Nota del oferente Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Elaborar y remitir aclaraciones/enmienda al pliego de condiciones o documento base. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Comisión de Evaluación Oficio Oferentes/Hondu c ompras Aprobar enmiendas al pliego de condiciones o documento base Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión de Evaluación Adenda al Pliego condiciones Publicar en Honducompras y remitir aclaratoria o enmienda a oferentes. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Publicación Oferentes/Hondu c ompras Etapa Actividad Insumo Tiempo Responsab Producto Envío a: Etapa Apertura y Evaluación de Ofertas

Recibir Ofertas mediante el Acto público de apertura de ofertas Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 40 días calendario después de la primera publicació Comisión de apertura Evaluación Ofertas Acta de Apertura de Ofertas Evaluación preliminar Papelería, talento humano, 5 días Comisión de Cuadros de evaluación N/A

19 de 76

Equipo de cómputo. Evaluación Ofertas Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión Evaluación Ofertas Oficio de solicitud Oferentes Subsanar aspectos no sustanciales o aclaraciones. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Oferente Documentos de subsanación Comisión de Evaluación Ofertas Revisar subsanaciones o aclaratorias

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Comisión Evaluación Ofertas Acta N/A Realizar evaluación técnica. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

5 días Comisión Evaluación Ofertas Cuadro de Evaluación técnica Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

2 días Comisión Evaluación Ofertas Oficio de solicitud Oferente Subsanar aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Oferente Documento de subsanación Comisión de Evaluación Ofertas Revisar subsanaciones o aclaratoria Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Comisión Evaluación Ofertas Acta N/A Realizar evaluación Financiera Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión Evaluación Ofertas Cuadro de Evaluación Financiera N/A Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones de aspectos no sustanciales de la oferta Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión Evaluación Ofertas Oficio de solicitud Oferente Subsanar aspectos no sustanciales y/o aclaraciones.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles

Oferente Documento de subsanación Comisión de Evaluación Ofertas

20 de 76

Revisar subsanaciones o aclaratoria Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Comisión Evaluación Ofertas Acta N/A Elaborar el “Informe de Recomendación de Adjudicación”

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión Evaluación Ofertas Informe de recomendación N/A Solicitar dictamen Legal Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión Evaluación Ofertas Memorándum Secretaría General Emitir el dictamen legal Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Secretaría General Dictamen Legal Comisión de Evaluación Ofertas Remitir “Informe de Recomendación de Adjudicación” al señor Ministro para aprobación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión Evaluación Ofertas Oficio de remisión Ministro(a)

Apertura Evaluaci Ofertas

Elaborar y firmar la Resolución de Adjudicación Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Secretario (a)General Resolución de Adjudicación Gerencia Administrati Elaborar notificación y transcripción de la resolución. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Secretaría General Notificación y Transcripción Comisión de Evaluación Ofertas Difundir resolución en Honducompras y remisión de notificación y copia de la transcripción de la resolución a los oferentes. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Secretaría General a Oferentes/ Unidad de compras a Honducom Transcripcion publicada Honducompr Oferentes Notificar Reclamos o impugnaciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Oferentes Nota de recursos Secretario(a) General Evaluar recurso e inicio del proceso administrativo. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Secretaría General Auto de admisión

Secretario(a) General Emitir resolución de Impugnación Papelería, talento humano, 60 días Secretario( a) General Resolución Oferente

21 de 76

Equipo de cómputo. Solicitar documentos legales a la empresa y Remisión de Borrador de contrato. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Compras Oficio Oferente Adjudicado Presentar documentos legales, garantía de cumplimiento y observaciones al borrador de contrato Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Oferente adjudicado Documentos Unidad de Compras Firma de contrato. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 30 días Unidad de Compras Contrato firmado Gerencia Administrati Emitir la orden de inicio. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Unidad de Compras Bienes o servicios Oferente adjudicado Solicitar carga de F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

2 días

Unidad de Compras N/A Unidad de control presupuestari Elaborar f01 Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Unidad de Control Presupuest F01 en estado aprobado Unidad de Compras Recepcionar bienes o servicios Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. establecido en el pliego condicione Proveedor Comprobante de entrega Unidad de Compras Realizar Inspección y pruebas de los bienes Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Unidad de Compras Acta de recepción Entregar bienes a la Dependencia solicitante Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Unidad de Compras Acta de entrega Dependencia solicitante

22 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Nombre del proceso: Licitación Pública Código SEDS-GA-ULAC-LP

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Diagrama de Flujos Licitación Pública:

23 de 76

24 de 76

Proceso 2: Licitación Privada La Licitación Pública es una modalidad de contratación para obra pública, suministro de bienes o servicios, que celebren los órganos de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada, cualquier otro organismo estatal que se financie con fondos públicos (Administración Pública), es un procedimiento formal, competitivo, se invita mediante aviso, publicado en dos o más periódicos de mayor circulación y en el Diario Oficial La Gaceta, para que los interesados presenten sus ofertas, sujetándose a las bases establecidas, formulen propuestas de entre las cuales se evaluará y aceptará la más conveniente, adjudicándose el contrato correspondiente, al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa conforme la necesidad planteada por la Administración Pública. La licitación puede ser Pública o Privada. 2.1 Objetivo: Adquirir bienes, obras pública o servicios para satisfacer las necesidades de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional mediante la adjudicación al licitador que ofrezca una propuesta que garantice entre otros los principios de economía, eficiencia y transparencia. 2.2 Alcance: El procedimiento establecido en el presente Manual servirá de guía para que el encargado de compras realice los procesos de Licitación Pública Nacional siguiendo una secuencia lógica del proceso bajo la normativa vigente. 2.3 Propietario: Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos 2.4 Entradas: Requerimiento de Compra 2.5 Salidas: Contrato Firmado 2.6 Cliente: Secretaría de Seguridad/ Policía Nacional 2.7 Proveedor: Unidades Ejecutoras Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. 2.8 Inicio: Requerimiento de Compra. 2.9 Fin: Entrega del bien o servicio. Etapas del procedimiento:

1. La Gerencia Administrativa recibe el requerimiento de compra por parte de las Dependencias de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional.

2. Se verifica si cuenta con la Disponibilidad Presupuestaria.

3. Se verifican las especificaciones técnicas.

4. Se verifica si el requerimiento de compra se encuentra en el PACC.

5. Se solicita visto bueno al señor Ministro para inicio de proceso.

6. En caso de no contar con el presupuesto en el Objeto de gasto que corresponde se solicita la Modificación Presupuestaria.

7. Elaboración de los pliegos de condiciones conforme al formato establecido por la ONCAE.

8. Se remite para Dictamen Legal, los pliegos de condiciones.

9. El señor Ministro nombra la Comisión de Evaluación y Apertura de Ofertas.

10. Se realiza la Invitación a presentar ofertas de manera directa a por lo menos a tres (3) oferentes potenciales inscritos en el Registro de proveedores y contratistas o en los registros especiales, incluye el pliego de condiciones.

11. Los oferentes interesados presentan aclaratorias a los pliegos de condiciones.

12. La Comisión Evaluadora elabora y aprueba las enmiendas a los pliegos de condiciones.

13. Se publican las aclaraciones o enmiendas en el portal de Honducompras y se remiten a los oferentes que han solicitados pliegos de condiciones.

14. Se lleva a cabo el acto público de apertura de ofertas, en presencia de los Miembros de la Comisión de Apertura de Ofertas, Observadores del proceso y oferentes.

15. Se realiza el examen preliminar de las ofertas en el cual se examina los requisitos legales de los oferentes.

16. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes, siempre y cuando sea por aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

17. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas.

18. La Comisión de Evaluación de Ofertas evalúa la Oferta Técnica.

19. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la oferta técnica, siempre y cuando sean aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

20. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica.

21. La Comisión de Evaluación de Ofertas evalúa la Oferta Económica.

22. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la oferta económica, siempre que no se refiera a aspectos no subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

23. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica.

24. La Comisión de Evaluación de Ofertas elabora el Informe de Recomendación de Adjudicación.

25. La Comisión de Evaluación de Ofertas solicita Dictamen Legal a la Secretaría General sobre el proceso de apertura y evaluación de ofertas.

26. La Secretaría General emite el Dictamen Legal.

27. La Comisión de Evaluación de Ofertas remite al señor Ministro el Informe de Recomendación de Adjudicación.

28. El Secretario(a) General emite la Resolución de Adjudicación.

29. La Secretaría General de la SEDS elabora la transcripción de la Resolución y Comunica a los oferentes participantes del proceso.

30. Los oferentes no conformes con la Resolución del Proceso pueden presentar Reclamos o impugnaciones.

31. La Secretaría General evalúa el Recurso de Impugnación.

32. El Secretario(a) General emite la Resolución de Impugnación.

33. Se solicitan los documentos Legales y garantía de cumplimiento de contrato, al oferente adjudicado.

34. Se firma el contrato.

35. Se entrega la orden de inicio del contrato.

36. La Sub Gerencia de Presupuesto carga el F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor.

37. Se reciben los bienes o servicios y en caso que aplique se realiza la inspección y prueba de los bienes y se realiza un acta de recepción.

38. Se entregan los bienes o servicios a la Dependencia Solicitante.

39. Se realiza el trámite de pago a la Unidad de Gestión Presupuestaria Personal que interviene: • Direcciones o Unidades • Gerencia Administrativa • Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos • Secretaria General • Dirección Legal • Unidad de Auditoría • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Revisión y Control • Unidad de Tesorería

30 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Licitación privada Código SEDS-GA-ULAC-LPR

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración: Cuadro de descripción del proceso: Etapa Actividad Insumo Tiempo Responsable Producto Envío a: Preparatoria

Recepción de solicitud inicio y asignación del proceso. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 1 dia Gerencia Administrativa Solicitud de compra Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Confirmar la disponibilidad del presupuesto Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 1 día Sub Gerencia Presupuesto Disponibilidad presupuestaria confirmada Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Revisar especificaciones técnicas Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Especificaciones tecnicas revizadas Verificar si el proceso Se encuentra en Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 1 día Unidad de Compras Actualizado Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Solicitar Visto Bueno para inicio de proceso al despacho

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días

Gerencia Administrativa Visto Bueno Despacho Ministerial Elaborar pliego de condiciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Borrador del Pliego de condiciones elaborado Revisión del pliego de condiciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Pliego de condiciones revisado Secretaría General/ Auditoria Interna/Unidad ejecutora que solicito la requisición. Solicitud de Dictamen Legal Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 día Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Memorándum Secretaría General Solicitud de nombramiento de Comisión Evaluadora Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Gerencia Administrativa Memorándum Despacho Ministerial

31 de 76

Se invita a mínimo 3 oferentes potenciales inscritos en el Registro de Proveedores de la ONCAE a participar en el proceso y se carga en la Plataforma de Honducompras Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Invitación y publicación en Honducompras Potenciales oferentes Presentar solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. establecido en el pliego condiciones Oferentes Aclaraciones establecidas Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Aprobar enmiendas al pliego de condiciones

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión de Evaluación Adenda al Pliego de condiciones Potenciales oferentes Publicar en Honducompras y remitir aclaratoria o enmienda a oferentes.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos Publicación Oferentes / Honducompras

Apertura y Evaluación de Ofertas Publicar pliego de Condiciones Publicación y Pliego de Condiciones Lo que establezca el Pliego d condiciones Comisión de apertura y Evaluación de Ofertas Acta de Apertura de Ofertas Evaluación tecnica, legal y financiera Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión de Evaluación de Ofertas Cuadros de evaluación N/A Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión de Evaluación de Ofertas Oficio de solicitud Oferentes Subsanar aspectos no sustanciales o aclaraciones. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Oferente Documentos de subsanación Comisión de Evaluación de Ofertas Revisar subsanaciones o aclaratorias

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 3 días Comisión de Evaluación de Ofertas Acta N/A

32 de 76

Elaborar el “Informe de Recomendación Adjudicación”

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Comisión de Evaluación de Ofertas Informe de recomendación elaborado Se solicita dictamen Legal Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Comisión de Evaluación de Ofertas Memorándum Gerencia de Servicios Legales Se emite el dictamen legal Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Secretaría General Dictamen Legal Comisión de Evaluación de Ofertas Elaboración y firma de la Resolución de Adjudicación Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Secretaría General Resolución de Adjudicación ULAC

Elaborar notificación y transcripción de la resolución. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Secretaría General Notificación Transcripción Comisión de Evaluación de Ofertas Difundir resolución en Honducompras y remisión de notificación y copia de la transcripción de la resolución a los oferentes. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días Secretaría General a los Oferentes/ Unidad de compras a Honducompras

Transcripción publicada Honducompras y Oferentes Reclamos o impugnaciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Oferentes Nota de recursos Secretaría General Evaluar recurso e inicio del proceso administrativo. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 dias Secretaría General Auto de admisión Despacho ministerial Emisión de resolución de Impugnación Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 60 días Secretaría General Resolución Oferente

Solicitar documentos legales a la empresa y Remisión de Borrador de contrato. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 2 días ULAC Resolución Oferente Adjudicado

33 de 76

Presentar documentos legales, garantía cumplimiento y observaciones al borrador de contrato Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días hábiles Oferente adjudicado Documentos ULAC Firma de contrato. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 30 días ULAC Contrato firmado Gerencia Administrativa Recepción de orden de inicio. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días ULAC Bienes o servicios Oferente adjudicado Solicitar carga F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

2 días

ULAC F-01 cargado Sub Gerencia de Presupuesto Elaboración de Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 10 días Sub Gerencia de Presupuesto F01 en estado aprobado Recepción de bienes o servicios Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. establecido en el pliego condiciones Proveedor Comprobante de entrega Inspección y pruebas de los bienes Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días ULAC Acta de recepción Entrega de bienes a la Dependencia solicitante Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. 5 días Unidad de Compras Acta de entrega Dependencia solicitante

34 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Licitación privada Código SEDS-GA-ULAC-LPR

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Diagrama de Flujos Licitación Privada

35 de 76

36 de 76

Proceso 3: Concurso Público De acuerdo al Artículo 7, inciso q, del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (RLCE), Concurso se define como un procedimiento que consiste en la invitación privada o pública a potenciales interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría, sujetándose a los términos de referencia y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. 3.1 Objetivo: Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar en el concurso, con la finalidad de conocer cada una de las actividades que se llevan a cabo en dicho proceso. 3.2 Alcance: El procedimiento de concurso comienza con la preparación de los términos de referencia y finalizará con la negociación y formalización del contrato. 2.3 Propietario: Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos 2.4 Entradas: Requerimiento del Servicio 2.5 Salidas: Contrato Firmado 2.6 Cliente: Secretaría de Seguridad/ Policía Nacional 2.7 Proveedor: Unidades Ejecutoras Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. 2.8 Inicio: Requerimiento del Servicio. 2.9 Fin: Entrega servicio. Etapas del procedimiento:

1. La Gerencia Administrativa recibe el requerimiento del servicio por parte de las Dependencias de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional.

2. Se verifica si cuenta con la Disponibilidad Presupuestaria.

3. Se verifican las especificaciones técnicas.

4. Se verifica si el requerimiento de compra se encuentra en el PACC.

5. Se solicita visto bueno al señor Ministro para inicio de proceso.

6. En caso de no contar con el presupuesto en el Objeto de gasto que corresponde se solicita la Modificación Presupuestaria.

7. Elaboración de los términos de Referencia conforme al formato establecido por la ONCAE.

8. Se remite para Dictamen Legal, las bases del concurso.

9. El señor Ministro nombra la Comisión de Evaluación y Apertura de propuestas.

10. Se procederá a invitar públicamente por medio de un aviso a los oferentes y entrega de los términos de referencia a los interesados previo pago de recibo de TGR

11. Los oferentes interesados presentan aclaratorias a las bases del concurso.

12. La Comisión Evaluadora elabora y aprueba las enmiendas a las bases del concurso.

13. Se publican las aclaraciones o enmiendas en el portal de Honducompras y se remiten a los oferentes que han solicitados las bases del concurso.

14. Se lleva a cabo el acto público de apertura de propuestas, en presencia de los Miembros de la Comisión de Apertura de Ofertas, Observadores del proceso y oferentes.

15. Se realiza el examen preliminar de las propuestas en el cual se examina los requisitos técnicos de los oferentes.

16. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes, siempre y cuando sea por aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

17. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de propuestas.

18. La Comisión de Evaluación de propuestas evalúa la Oferta Técnica, económica y legal.

19. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la propuestas técnica, económica y legal siempre y cuando sean aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

20. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica, económica y legal.

21. La Comisión de Evaluación de propuestas elabora el Informe de Recomendación de Adjudicación.

22. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita Dictamen Legal a la Secretaría General sobre el proceso de apertura y evaluación de ofertas.

23. La Secretaría General de SEDS emite el Dictamen Legal.

24. La Comisión de Evaluación de Ofertas remite a la Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos (ULAC) el Informe de Recomendación de Adjudicación.

25. El Secretario(a) General emite la Resolución de Adjudicación.

26. La Secretaría General de la SEDS elabora la transcripción de la Resolución y Comunica a los oferentes participantes del proceso.

27. Los oferentes no conformes con la Resolución del Proceso pueden presentar Reclamos o impugnaciones.

28. La Secretaría General evalúa el Recurso de Impugnación.

29. El Secretario(a) General emite la Resolución de Impugnación.

30. Se solicitan los documentos Legales y garantía de cumplimiento de contrato, al oferente adjudicado.

31. Se firma el contrato.

32. Se entrega la orden de inicio del contrato.

33. La Sub Gerencia de Presupuesto carga de F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor.

34. Se reciben los servicios y en caso que aplique se realiza la inspección y se realiza un acta de recepción.

35. Se realiza el trámite de pago a la Sub Gerencia de Presupuesto. Personal que interviene: • Direcciones o Unidades • Gerencia Administrativa • Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos • Secretaria General • Dirección Legal • Unidad de Auditoría • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Revisión y Control • Unidad de Tesorería

41 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Concurso Público Código SEDS-GA-ULAC-CP

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Publico:

Etapas de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envió Recepción de solicitud inicio y asignación del proceso. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Recepcionar documento de requerimiento

5 días

Unidad de Licitaciones y Administració n de Contratos

Solicitud o Requerimiento aprobado Gerencia Administrativa

Preparación y revisión de los Términos de Referencia o bases del Concurso

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Elaborar términos de referencias

8 días

Unidad de Licitaciones y Administració n de Contratos

Bases del Concurso elaborado Dirección o Unidad de la SEDS/PN solicitante y Secretaria General para revisión

Invitación publica por medio de AVISO a los oferentes y Entrega de Términos de referencia

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Publicar invitación

3 días

Unidad de Licitaciones y Administració n de Contratos

Aviso y Términos de Referencia publicados

Oferentes interesados

Aclaraciones

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Dar Aclaraciones y respuestas a los oferentes.

5 días

Unidad de Licitaciones y Administració n de Contratos

Aclaraciones a los oferentes elaboradas.

Oferentes Interesados

Recepción/ Presentación de Propuestas

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Recepcionar las Propuestas 30 días después de publicación

Unidad de Licitaciones y Administració n de Contratos

Apertura de propuestas realizada

Oferentes Concursantes

Nombramiento de la Comisión de Evaluación papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Solicitar nombramiento de la comisión de evaluación al señor Ministro. 2 días después de la recepción de propuestas Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Documento autorizado por el Ministro.

Despacho del Ministro 42 de 76

Evaluación de las Ofertas.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Evaluar las propuestas recibidas.

04 días después de recepción de propuestas

Comisión de Evaluación

Informe de Evaluación de ofertas Realizado.

Elaboración de Informe de Recomendación Adjudicación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Elaborar informe de recomendación de adjudicación. 10 días después de elaborar el informe técnico

Comisión de Evaluación

Informe de recomendación Realizado.

Secretaria General/ Secretario de Estado/ Elaboración de la Resolución de adjudicación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Recepcionar el documento de Resolución de Adjudicación. 20 días después de remitir el informe de recomendación.

Secretaría General

Documento de Resolución de Adjudicación elaborado. Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos. Elaboración y firma de Contrato Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Elaborar y formalizar contrato con el concursante seleccionado.

5 días hábiles

Secretaria General y Unidad de Licitaciones y administración del contrato

Contrato elaborado

Secretaria General/ Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos y concursantes

43 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Concurso Público Código SEDS-GA-ULAC-CP

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Diagrama de Flujos Concurso Público

44 de 76

45 de 76

Proceso 4: Concurso Privado De acuerdo al Artículo 7, inciso q, del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (RLCE), Concurso se define como un procedimiento que consiste en la invitación privada o pública a potenciales interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría, sujetándose a los términos de referencia y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. 4.1 Objetivo: Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar en el concurso, con la finalidad de conocer cada una de las actividades que se llevan a cabo en dicho proceso. 4.2 Alcance: El procedimiento de concurso comienza con la preparación de los términos de referencia y finalizará con la negociación y formalización del contrato. 4.3 Propietario: Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos 4.4 Entradas: Requerimiento del Servicio 4.5 Salidas: Contrato Firmado 4.6 Cliente: Secretaría de Seguridad/ Policía Nacional 4.7 Proveedor: Unidades Ejecutoras Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. 4.8 Inicio: Requerimiento del Servicio. 4.9 Fin: Entrega servicio. Etapas del procedimiento:

1. La Gerencia Administrativa recibe el requerimiento del servicio por parte de las Dependencias de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional.

2. Se verifica si cuenta con la Disponibilidad Presupuestaria.

3. Se verifican las especificaciones técnicas.

4. Se verifica si el requerimiento de compra se encuentra en el PACC.

5. Se solicita visto bueno al señor Ministro para inicio de proceso.

6. En caso de no contar con el presupuesto en el Objeto de gasto que corresponde se solicita la Modificación Presupuestaria.

7. Elaboración de los términos de Referencia conforme al formato establecido por la ONCAE.

8. Se remite para Dictamen Legal, las bases del concurso.

9. El señor Ministro nombra la Comisión de Evaluación y Apertura de propuestas.

10. Se procederá a invitar directamente a tres (3) interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría.

11. Los oferentes interesados presentan aclaratorias a las bases del concurso.

12. La Comisión Evaluadora elabora y aprueba las enmiendas a las bases del concurso.

13. Se publican las aclaraciones o enmiendas en el portal de Honducompras y se remiten a los oferentes que han solicitados las bases del concurso.

14. Se lleva a cabo el acto público de apertura de propuestas, en presencia de los Miembros de la Comisión de Apertura de Ofertas, Observadores del proceso y oferentes.

15. Se realiza el examen preliminar de las propuestas en el cual se examina los requisitos técnicos de los oferentes.

16. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes, siempre y cuando sea por aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

17. La Comisión de Evaluación de propuestas evalúa la Oferta Técnica, económica y legal.

18. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita subsanaciones a los oferentes sobre la propuestas técnica, económica y legal siempre y cuando sean aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

19. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la Oferta Técnica, económica y legal.

20. La Comisión de Evaluación de propuestas elabora el Informe de Recomendación de Adjudicación.

21. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita Dictamen Legal a la Secretaría General sobre el proceso de apertura y evaluación de ofertas.

22. La Secretaría General de SEDS emite el Dictamen Legal.

23. La Comisión de Evaluación de Ofertas remite a la Unidad de Licitaciones y Administración de contratos (ULAC) el Informe de Recomendación de Adjudicación.

24. El Secretario(a) General emite la Resolución de Adjudicación.

25. La Secretaría General de la SEDS elabora la transcripción de la Resolución y Comunica a los oferentes participantes del proceso.

26. Los oferentes no conformes con la Resolución del Proceso pueden presentar Reclamos o impugnaciones.

27. La Secretaria(o) General evalúa el Recurso de Impugnación.

28. El Secretario(a) General emite la Resolución de Impugnación.

29. Se solicitan los documentos Legales y garantía de cumplimiento de contrato, al oferente adjudicado.

30. Se firma el contrato.

31. Se entrega la orden de inicio del contrato.

32. La Unidad de Control Presupuestario carga de F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor.

33. Se reciben los servicios y en caso que aplique se realiza la inspección y se realiza un acta de recepción.

34. Se realiza el trámite de pago a la Subgerencia de Presupuesto. Personal que interviene: • Direcciones o Unidades • Gerencia Administrativa • Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos • Secretaria General • Dirección Legal • Unidad de Auditoría • Subgerencia de Presupuesto • Unidad de Revisión y Control • Unidad de Tesorería

50 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Concurso Privado Código SEDS-GA-ULAC-CPR

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Privado: Etapas de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envió Recepción de solicitud inicio y asignación del proceso. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Recepcionar documento de requerimiento

5 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Solicitud o Requerimiento aprobado Gerencia Administrativa

Preparación y revisión de los Términos de Referencia o bases del Concurso

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Elaborar términos de referencias

8 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Bases del Concurso elaborado Dirección o Unidad de la SEDS/PN solicitante y Secretaria General para revisión Invitación y Términos de referencia directamente a 3 potenciales oferentes.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.. Enviar Invitación y Términos de referencia directamente a 3 potenciales oferentes

3 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Invitación y Términos de Referencia enviados.

Oferentes interesados

Aclaraciones

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Dar Aclaraciones y respuestas a los oferentes.

5 días

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Aclaraciones a los oferentes elaboradas.

Oferentes Interesados

Recepción/ Presentación de Propuestas

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Recepcionar las Propuestas 15 días después de enviada la invitación

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Apertura de propuestas realizada

Oferentes Concursantes

Nombramiento de la Comisión de Evaluación

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Solicitar nombramiento de la comisión de evaluación al señor Ministro.

2 días después de la recepción de propuestas

Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Documento autorizado por el Ministro.

Despacho del Ministro 51 de 76

Evaluación de las Ofertas.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Evaluar las propuestas recibidas.

04 días después de recepción de propuestas

Comisión de Evaluación

Informe de Evaluación de ofertas Realizado.

Elaboración de Informe de Recomendación Adjudicación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Elaborar informe recomendación de adjudicación. 10 días después de elaborar el informe técnico

Comisión de Evaluación

Informe de recomendación Realizado.

Secretaria General/ Secretario de Estado/ Elaboración de la Resolución adjudicación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Recepcionar el documento de Resolución de Adjudicación. 20 días después de remitir el informe de recomendación.

Secretaría General

Documento de Resolución de Adjudicación elaborado. Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos. Elaboración y firma de Contrato

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Elaborar y formalizar contrato con el concursante seleccionado.

5 días hábiles

Secretaria General y Unidad de Licitaciones y administración del contrato

Contrato elaborado

Secretaria General/ Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos y concursantes

52 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Concurso Privado Código SEDS-GA-ULAC-CPR

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Diagrama de Flujos Concurso Privado:

53 de 76

54 de 76

Proceso 5: Contratación Directa De acuerdo al Artículo 7, inciso p, del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (RLCE), la Contratación Directa se define como un procedimiento aplicable en situaciones de emergencia o en las demás situaciones de excepción previstas en el artículo 63 de la Ley de Contratación del Estado (LCE), como ser:

1. Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situación de emergencia al amparo de lo establecido en el Artículo 9 de la presente Ley; debiendo comunicarse dentro de los 10 días hábiles siguientes a su fecha al Tribunal Superior de Cuentas;
2. Cuando se trate de la adquisición de repuestos u otros bienes y servicios especializados cuya fabricación o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fábrica registrada, siempre que no hubiere sustitutos convenientes;
3. Cuando se trate de obras, suministros o servicios de consultoría, cuyo valor no exceda de los montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República, de conformidad con el Artículo 38 de la presente Ley, en cuyo caso podrán solicitarse cotizaciones a posibles oferentes sin las formalidades de la licitación privada;
4. Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas;
5. Cuando se trate de la acuñación de moneda y la impresión de papel moneda;
6. Cuando se trate de trabajos científicos, técnicos o artísticos especializados; y,
7. Cuando se hubiere programado un estudio o diseño por etapas, en cuyo caso se podrán contratar las que faltaren con el mismo consultor que hubiere realizado las anteriores en forma satisfactoria. 5.1 Objetivo: Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar en la contratación directa, con la finalidad de conocer cada una de las actividades que se llevan a cabo en dicho proceso. 5.2 Alcance: El procedimiento de contratación directa comienza con la preparación con las bases de contratación y finalizará con la negociación y formalización del contrato. 5.3 Propietario: Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos 5.4 Entradas: Requerimiento del Servicio 5.5 Salidas: Contrato Firmado 5.6 Cliente: -Secretaría de Seguridad/ Policía Nacional 5.7 Proveedor: Unidades Ejecutoras Secretaría de Seguridad y Policía Nacional. 5.8 Inicio: Requerimiento del Servicio. 5.9 Fin: Entrega servicio. Etapas del procedimiento: Etapa preparatoria

1. La Gerencia Administrativa recibe el requerimiento del servicio por parte de las Dependencias de la Secretaría de Seguridad y de la Policía Nacional.

2. Se verifica si cuenta con la Disponibilidad Presupuestaria.

3. Se verifican las especificaciones técnicas.

4. Se verifica si el requerimiento de compra se encuentra en el PACC.

5. Se solicita visto bueno al señor Ministro para inicio de proceso de Contratación Directa fundamentada en los supuestos establecidos en el Art. No. 63 de la Ley de Contratación del Estado para realizarla.

6. En caso de no contar con el presupuesto en el Objeto de gasto que corresponde se solicita la Modificación Presupuestaria.

7. Elaboración de los pliegos de condiciones conforme al formato establecido por la ONCAE.

8. Se remite para Dictamen Legal, los pliegos de condiciones.

9. El señor Ministro nombra la Comisión de Evaluación y Apertura de ofertas.

10. Se procederá a Invitación para presentar ofertas, mínimo a tres (3) oferentes.

11. Los oferentes interesados presentan aclaratorias a los pliegos de condiciones.

12. La Comisión Evaluadora elabora y aprueba las enmiendas a los pliegos de condiciones.

13. Se publican las aclaraciones o enmiendas en el portal de Honducompras y se remiten a los oferentes que han solicitados los pliegos de condiciones.

14. Se lleva a cabo el acto público de apertura de propuestas, en presencia de los Miembros de la Comisión de Apertura de Ofertas, Observadores del proceso y oferentes.

15. Se realiza el examen preliminar de las propuestas en el cual se examina los requisitos técnicos de los oferentes.

16. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes, siempre y cuando sea por aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

17. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de propuestas.

18. La Comisión de Evaluación de propuestas evalúa la Oferta Técnica, económica y legal.

19. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita aclaraciones o subsanaciones a los oferentes sobre la propuestas técnica, económica y legal siempre y cuando sean aspectos subsanables establecidos en el pliego de condiciones.

20. Los oferentes disponen de 5 días hábiles para subsanar o aclarar los requerimientos de la Comisión de Evaluación de Ofertas sobre la oferta técnica.

21. La Comisión de Evaluación de propuestas elabora el Informe de Recomendación de Adjudicación.

22. La Comisión de Evaluación de propuestas solicita Dictamen Legal a la Secretaría General sobre el proceso de apertura y evaluación de ofertas.

23. La Secretaría General de SEDS emite el Dictamen Legal.

24. La Comisión de Evaluación de Ofertas remite a la Unidad de Licitaciones y Administración de contratos (ULAC) el Informe de Recomendación de Adjudicación.

25. El Secretario(a) General emite la Resolución de Adjudicación.

26. La Secretaría General de la SEDS elabora la transcripción de la Resolución y Comunica a los oferentes participantes del proceso.

27. Los oferentes no conformes con la Resolución del Proceso pueden presentar Reclamos o impugnaciones.

28. La Secretaria(o) General evalúa el Recurso de Impugnación.

29. El Secretario(a) General emite la Resolución de Impugnación.

30. Se solicitan los documentos Legales y garantía de cumplimiento de contrato, al oferente adjudicado.

31. Se firma el contrato.

32. Se entrega la orden de inicio del contrato.

33. La Unidad de Control Presupuestario carga de F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor.

34. Se reciben los bienes o servicios y en caso que aplique se realiza la inspección y se realiza un acta de recepción.

35. Se realiza el trámite de pago a la Unidad de Gestión Presupuestaria. Personal que interviene: • Direcciones o Unidades • Gerencia Administrativa • Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos • Secretaria General • Dirección Legal • Unidad de Auditoría • Subgerencia de Presupuesto • Unidad de Revisión y Control • Unidad de Tesorería

60 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Contratación Directa Código SEDS-GA-ULAC-CD

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración:

Cuadro de Descripción del Proceso Concurso Privado: Etapas de Proceso Insumo Actividad

Tiempo Responsabl Producto Envió Recepción del requerimiento de necesidades del solicitante Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.. Recepcionar documentación requerimiento 5 días Gerencia Administrati Documentaci requerimiento recibido. Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos

Aseguramiento de proceso mediante Contratación Directa. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Confirmar PCM de estado de emergencia publicado en la Gaceta y/o Enviar solicitud de autorización a la presidenta de la Republica para iniciar proceso. 10 días Unidad de Licitaciones Administrac ión de Contratos/ Gerencia Administrati Despacho Ministerial Documentaci ón soporte para inicio del proceso asegurada.

Secretaria de Estado en el Despacho de Seguridad. Preparación de pliegos de Condiciones mediante Contratación Directa Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Preparar y revisar documentación requerimiento. 5 días Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos Pliego de condiciones Contratación Directa realizado Secretaría General/ Auditoría Interna/Unida d Ejecutora solicitante

Invitación mínima a 3 ofertantes

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Invitar a los oferentes potenciales. 5 días Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos Invitaciones enviadas. Oferentes Entrega de documentos de contratación a oferentes interesados Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Entregar documentos de contratación Directa

5 días Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos Pliego de Condiciones Contratación Directa entregado.

Partes Interesadas (Oferentes) Aclaraciones Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Realizar aclaraciones y evacuar preguntas a los oferentes interesados. 5 días Dirección o Unidades solicitantes de SEDS/PN

Listado de preguntas, respuestas y aclaraciones Oferentes interesados y Dirección o Unidades solicitantes de SEDS/PN

61 de 76

Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos Apertura y recepción de ofertas con levantamiento de Acta.

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Realizar recepción y apertura de ofertas 1 día Gerencia Administrati va y Unidad Licitaciones y Admón. de Contratos Ofertas recibidas y Acta de Apertura realizada. Oferentes interesados y Dirección o Unidades solicitantes de SEDS/PN Nombramiento de la Comisión Evaluadora

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Nombrar comisión Evaluadora 2 días Despacho Ministerial

Comisión Nombrada Unidad de Licitaciones Administraci Contratos Evaluación de las Ofertas y elaboración de Informe de Recomendación Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Evaluar ofertas Informe de recomendación 8 días Comisión Informe de Evaluación de ofertas elaborado. Unidad de Licitaciones Administraci Contratos Elaboración de Informe de Recomendación de Adjudicación. Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Elaborar informe de recomendación adjudicación. 05 días después elaborar informe técnico

Comisión de Evaluación

Informe de recomendació Realizado.

Secretaria General/ Secretario de Estado/ Elaboración y firma de Contrato

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo.

Elaborar y formalizar contrato con el concursante seleccionado.

5 días hábiles

Secretaria General y Unidad de Licitaciones administraci ón del contrato

Contrato elaborado

Secretaria General/ Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos y concursantes Comunicación al Tribunal Superior de Cuentas

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Comunicar el proceso 1 día Secretario Seguridad y Gerencia Administrati Comunicació Tribunal Superior de Cuentas Realizar notificaciones a todos los oferentes participantes Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Notificar a todos los oferentes participantes 3 días Secretaria General Notificacione s realizadas Oferentes participantes Administración del Contrato

Papelería, talento humano, Equipo de cómputo. Administrar Contrato

Vigencia contrato Unidad de Licitaciones y Admón. de Contratos Contrato administrado

62 de 76

Secretaria de Seguridad Unidad de Licitaciones y Administración de Contratos

Nombre del proceso: Contratación Directa Código SEDS-GA-ULAC-CD

Fecha de Modificación N/A Año de Elaboración: Diagrama de Flujos Contratación Directa:

63 de 76

64 de 76

GLOSARIO La Administración: Órganos competentes de la Administración Pública, centralizada o descentralizada; también se refiere a los demás organismos estatales a que hacen referencia los artículos 14 de la Ley y 2 de este Reglamento, en cuanto desarrollen actividades de contratación; Administración Centralizada: El Poder Ejecutivo y sus dependencias, incluyendo Secretarías de Estado y los órganos desconcentrados que le están adscritos; Administración Descentralizada: Instituciones autónomas y municipalidades; La Ley: Ley de Contratación del Estado; Órganos responsables de la contratación : Secretarías de Estado, órganos desconcentrados u otros órganos de la Administración Centralizada a quienes por ley se les atribuye competencia para dicho fin, así como las instituciones autónomas, municipalidades y los demás organismos estatales a que hacen referencia los artículos 14 de la Ley y 2 párrafo segundo de este Reglamento. Cotizaciones: Procedimiento o método utilizado para solicitar directamente a suplidores potenciales, ofertas de precio para la compra de bienes o servicios cuyo valor estimado no exceda del monto previsto para dichos efectos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República. Emergencia: Situaciones especiales que requieren atención inmediata y urgente, ocasionadas por acontecimientos naturales como inundaciones, terremotos u otros similares, así como por epidemias, guerras o conmoción interior u otras circunstancias determinantes de calamidad pública, o por cualquier otra situación imprevista y excepcional que afecte sustancialmente la prestación oportuna y eficiente de los servicios públicos o la atención de necesidades relacionadas con la defensa o el orden público, determinando la aplicación del procedimiento especial previsto en el artículo 9 de la Ley; Proponente, oferente o licitador : Toda persona natural o jurídica que, cumpliendo los requisitos legales y reglamentarios, participe en un procedimiento de selección de contratistas promovido por autoridad competente; Procedimientos de contratación : Procedimientos de selección de contratistas, incluyendo la licitación pública, con sus distintas etapas según dispone el Título IV , Capítulo II de este Reglamento, la licitación privada, el concurso público o privado y la contratación directa; Contrato de obra pública: El celebrado por las autoridades competentes con una o más personas naturales o jurídicas para la construcción, reforma, reparación, conservación, mantenimiento, ampliación o demolición de una obra o la realización de trabajos que modifiquen la forma o sustancia del suelo o del subsuelo, a cambio de un precio. En especial se comprende la construcción de presas, acueductos, puentes, edificios, carreteras, puertos, aeropuertos, líneas de transmisión eléctrica y demás obras de infraestructura, así como dragados, sondeos, correcciones de impacto ambiental, inyecciones y perforaciones del subsuelo u otros análogos; Contrato de suministro : El celebrado por las autoridades competentes con una persona natural o jurídica que se obliga, a cambio de un precio, a entregar uno o más artículos, equipos u otros bienes muebles específicamente determinados, de una sola vez o de manera continuada o periódica. También se consideran suministros, entre otros, los servicios de transporte de bienes o personas, el aseo, higienización o vigilancia de edificios u otras instalaciones públicas, la adquisición de seguros, los servicios de reproducción electrónica de datos o documentos, la reparación o mantenimiento de equipos, los servicios de alimentación, el arrendamiento de equipos, reparaciones menores de inmuebles u otras instalaciones

públicas, los servicios de publicidad, edición e imprenta, la adquisición a cualquier título de equipos y sistemas de informática, excepto el diseño de programas y cualquier otro servicio en el que no prevalezca el esfuerzo intelectual; Contrato de consultoría: Contrato por el cual una persona natural o jurídica, a cambio de un precio, se obliga a prestar servicio a los órganos administrativos competentes en la medida y alcances que éstos determinen, para efectuar estudios y asesoría técnica especializada de diversa naturaleza, incluyendo diseños, proyectos, investigaciones para la realización de cualquier trabajo técnico, coordinación o dirección técnica y localización de obras, preparación de términos de referencia o presupuestos, programación o supervisión técnica de obras, u otros trabajos de similar naturaleza en los que predominen las prestaciones de carácter intelectual. No se consideran contratos de consultoría los relativos a la prestación por personas naturales de servicios específicos y concretos de carácter profesional o técnico especializado, por tiempo determinado, de conformidad con lo previsto en los artículos 8 numeral 1) de la Ley y 3 de este Reglamento; Urgencia : Circunstancias imprevistas que, sin tener la calificación de emergencia, requieren atención expedita para no entorpecer la prestación normal de los servicios públicos, determinando, en su caso, la procedencia de la licitación privada, según dispone el artículo 60 numeral 2) de la Ley; Licitación Pública : Procedimiento de selección de contratistas de obras públicas o de suministro de bienes o servicios, consistente en la invitación pública a los interesados que cumplan los requisitos previstos en la Ley y en este Reglamento, para que, sujetándose a los pliegos de condiciones, presenten sus ofertas por escrito, entre las cuales el órgano responsable de la contratación decidirá la adjudicación del contrato, de acuerdo con los criterios previstos en la Ley; Licitación privada: Procedimiento de selección de contratista de obras públicas o de suministros de bienes o servicios, consistente en la invitación expresa y directa a determinados oferentes calificados, en número suficiente para asegurar precios competitivos y en ningún caso inferior a tres, a fin de que presenten ofertas para la contratación de obras públicas o el suministro de bienes o servicios, ajustándose a las especificaciones, condiciones y términos requeridos; Contratación directa: Procedimiento aplicable en situaciones de emergencia o en las demás situaciones de excepción previstas en el artículo 63 de la Ley, excluyendo los requerimientos formales de la licitación o el concurso; Concurso: Procedimiento consistente en la invitación privada o pública a potenciales interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría, sujetándose a los términos de referencia y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación; Capacidad de ejercicio : Aptitud legal para obligarse y contratar que corresponde a las personas naturales mayores de edad no inhabilitadas por causas especiales previstas en las leyes, o que, siendo menores, están habilitadas por leyes especiales y a las personas jurídicas constituidas o autorizadas legalmente; Formalización del contrato: Suscripción de un contrato y su aprobación posterior cuando proceda; Consultor individual: Es aquel profesional especializado que preste sus servicios a título enteramente personal para tareas u objetivos específicos, sin requerir la participación de otro personal profesional o técnico; Firma consultora: Es aquella sociedad mercantil o comerciante individual, legalmente constituida, integrada o que cuente principalmente con personal profesional que ofrece servicios de consultoría, asesoría, dictamen de expertos y servicios profesionales de diversa índole.

68 de 76

Formalización del contrato: Suscripción de un contrato y su aprobación posterior cuando proceda; Consultor individual: Es aquel profesional especializad o que preste sus servicios a título enteramente personal para tareas u objetivos específicos, sin requerir la participación de otro personal profesional o técnico; Firma consultora: Es aquella sociedad mercantil o comerciante individual, legalmente constituida, integrada o que cuente principalmente con personal profesional que ofrece servicios de consultoría, asesoría, dictamen de expertos y servicios profesionales de diversa índole.

ANEXOS Documentos de Referencia Licitación Pública: Aviso y Enmienda a Pliego de Condiciones

69 de 76

Documentos de Referencia Licitación Privada: Invitación a empresa/ Acta de recepción

70 de 76

71 de 76

72 de 76

Documentos de Referencia Concurso Público: Términos de referencia

73 de 76

Documentos de Referencia Concurso Privado: Bases de Concurso

74 de 76

Documentos de Referencia Contratación Directa: Carta de Invitación

75 de 76

SIMBOLOGÍA UTILIZADA

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN -Indicador de inició de un procedimiento. -Indicador de Terminar el proceso.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación.

Conector dentro de la misma página.

Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso.

Conector fuera de la página.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades.

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2300-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL CONSIDERANDO: Que el artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral

1. y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARIA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras

y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Contabilidad de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos contables, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en dicha Unidad, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Contabilidad de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad: 2 | 76

Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI.

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Contabilidad de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos contables, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en dicha Unidad, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Contabilidad de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE CONTABILIDAD

Tabla de Contenido PRESENTACION ............................................................................................................................... 1 I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCESOS ............................................................. 1

1. Introducción ............................................................................................................................ 1
2. Antecedentes ........................................................................................................................... 2
3. Objetivo del manual ................................................................................................................ 2

3 | 76

3.1 Justificación del manual .................................................................................................. 3 3.2 Descripción de la visión y misión de la SEDS ................................................................ 4 4. Políticas y objetivos de la Unidad de Contabilidad ................................................................. 5 4.1 Política ............................................................................................................................. 5 4.2 Objetivos ......................................................................................................................... 5 5. Estructura organizacional de la Unidad de Contabilidad-SEDS ............................................. 6 II. ESTRUCTURA DEL MANUAL ............................................................................................... 7

1. Modulo Contable ..................................................................................................................... 8 1.1 Conciliaciones Bancarias (SEDS-UCI-CB) .................................................................... 8 1.2 Reembolsos (SEDS-UCI-RE) ....................................................................................... 15 1.3 Sueldos y Vacaciones (SEDS-UCI-SV) ........................................................................ 19 1.4 Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir (SEDS-UCI-PDA) ... 24 1.5 Proveedores (SEDS-UCI-PR) ....................................................................................... 28 1.6 Impuestos (SEDS-UCI-IM) ........................................................................................... 32 1.7 Períodos (SEDS-UCI-PE) ............................................................................................. 37
2. Módulo de Viáticos (SEDS-UCI-VI) .................................................................................... 40
3. Módulo Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios ..................................................... 46 3.1 Gastos de Funcionamiento (Apertura) (SEDS-UCI-GFA)............................................ 46 3.2 Gastos de Funcionamiento (Liquidación) (SEDS-UCI-GFL) ....................................... 51 3.3 Fondo Rotatorio (Apertura) (SEDS-UCI-FRA) ............................................................ 55 3.4 Fondo Rotatorio (Liquidación) (SEDS-UCI-FRL) ....................................................... 59 4 Módulo de Ingresos ............................................................................................................... 63 4.1 Conciliaciones Bancarias de Ingresos (SEDS-UCI-CB) ............................................... 63 Glosario de términos: ................................................................................................................ 67 SIMBOLOGÍA UTILIZADA ................................................................................................... 68 III. ANEXOS ............................................................................................................................... 69

I. Generalidades PRESENTACION El presente trabajo es una descripción de los cuatro (4) módulos existentes en la Unidad de Contabilidad, explicando los procesos delimitados para que el personal que sea contratado y el personal actual (o personal de otras unidades, que desee obtener información) puedan comprender cada paso que se requiere, el tiempo aproximado y los documentos que debe de contener cada trámite. Los procesos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los funcionarios y empleados de la Institución, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Control Interno. También para conocer necesidades y procedimientos a realizarse según los márgenes preestablecidos por personal de esta unidad o de esta Secretaría. I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCESOS

1. Introducción En este manual de procesos y procedimientos se especifica la información relevante de la Unidad de Contabilidad, considerando ser parte de la Secretar ía de Seguridad, como una parte esencial del control interno en la administración de los recursos financieros de la institución. Esta unidad tiene lazos directos con otras unidades, como ser Subgerencia de Presupuesto, Unidad de Gestión de Compras, Subgerencia de Recursos Humanos, entre otras, puesto que nuestra labor es intermediaria para el proceso de pago. En el capítulo I, se describe los antecedentes de la unidad, objetivos, misión y visión de la institución y unidad, justificación, políticas y estructura organizacional de la institución, donde se establecen las metas a lograr. En los siguientes capítulos se describirá cada uno de los cuatro (4) módulos que se implementan en la unidad, así como los procesos involucrados en ellos, flujogramas y descripción de ellos.
2. Antecedentes La Unidad de Contabilidad Institucional, fue creada mediante Decreto Ejecutivo PCM 075-2016 y adscrita a la Subgerencia de Presupuesto de la Secretaría de Seguridad, con el propósito de ejercer un control interno en la administración de los recursos financieros de la institución, llevando la contabilidad (conciliaciones bancarias, estados de cuenta, balance general) y disponibilidad financiera, para la buena administración y gestión operativa de la Policía Nacional y Secretaría de Seguridad, coadyuvando la consecución de objetivos para una gestión por resultados y ejerciendo un valor público agregado a la institución, sociedad y al Estado.
3. Objetivo del manual El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal dar a conocer los procesos y procedimientos de los cuatro (4) módulos existentes en la Unidad de Contabilidad, para fomentar mecanismos de sensibilización, administración financiera, para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades de la Unidad de Contabilidad Institucional (UCI), con el fin de dotar a la misma unidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y las metas esenciales, contempladas en el Plan Estratégico Institucional (PEI), así mismo, ayudar como soporte para los empleados que realizan los procesos de la institución, garantizando el orden, la confiabilidad y seguridad de los mismos, promoviendo una mayor productividad del desarrollo de las actividades de la institución como un valor agregado. 3.1 Justificación del manual Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas en la Empresa. El Manual de Procesos y Procedimientos, es una herramienta que permite a la Empresa integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración financiera y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente. El interés de la UCI en crear un manual es poder

controlar cada proceso para que este se desarrolle de una manera eficiente por lo que es importante el control interno aplicado a manuales de procedimientos, los que al mismo tiempo son guías operativas para el proceso que se asigna a una persona o actividad dentro de una organización. Así mismo, ayudar a los entes públicos a mantener un orden y control de los procesos que realice y brindar un servicio eficiente. Algunos de los beneficios que surgen con la realización de este manual de procesos es: auxiliar en el adiestramiento y capacitación del personal, describiendo en forma detallada las actividades a realizar por cada puesto de trabajo, el cual facilita la interacción de las aéreas de la Subgerencia de Presupuesto SEDS, también permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información; proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal; proporcionan una visión integral de la unidad al personal y establecen como referencia documental para precisar las fallas omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado proceso, sirviendo como un mapa visual de todos los procesos que se llevan a cabo en la UCI. 3.2 Descripción de la visión y misión de la SEDS Misión: Somos la institución del Estado que promueve la convivencia, protege la vida y bienes de las personas, mediante la prevención, disuasión y control del delito, con estricto apego a la Ley, respeto y garantía a los Derechos Humanos. Visión: Para el 2030, seremos una institución cercana a la comunidad, profesional, confiable y respetada, que garantice la convivencia y contribuya a posicionar a Honduras entre los países más seguros. 3.3 Misión y visión de la Unidad de Contabilidad Misión La Unidad de Contabilidad revisa y supervisa los pagos que corresponden a bienes/servicios adquiridos de conformidad, así como los fondos asignados para operaciones especiales de la Policía, con el propósito de emitir y desarrollar lineamientos y aplicar políticas en materia financiera para la correcta administración y ejecución de los recursos y transparentar los procesos administrativos y financieros de la Secretaría y la Policía, según la normativa vigente. Visión Para el 2025 ser una unidad contable dependiente de una Secretaría de Estado, que genera su propia contabilidad en conjunto con la Contaduría General de la República, además mantiene actualizado y documentado los registros y archivos de controles de la ejecución financiera para la transparencia de los procesos contables de la SEDS y la Policía. 4. Políticas y objetivos de la Unidad de Contabilidad 4.1 Política La Unidad de Contabilidad es la encargada de velar por la ejecución y administración de la gestión financiera de la Secretaría de Seguridad y la Policía Nacional, comprometida a supervisar y desarrollar lineamientos en materia financiera para la correcta administración y ayudar a evidenciar los procesos para la satisfacción de las necesidades de la sociedad a través de la operatividad de la Policía Nacional, de acuerdo a la normativa aplicable vigente, con un equipo de trabajo comprometido para lograr el mejoramiento continuo de los procesos y un eficiente desempeño institucional. 4.2 Objetivos

1. Garantizar la eficiente gestión de los recursos financieros asignado por el Estado de Honduras a la Secretaría para su uso y distribución eficiente que asegure una correcta administración de los recursos financieros y así mismo se garantice la transparencia y la rendición de cuentas.
2. Verificar los pagos que corresponden a bienes y servicios adquiridos por la Secretaría y Policía según la normativa vigente.
3. Controlar que el manejo de fondos financieros asignados para operaciones especiales de la Policía Nacional, de acuerdo con los instructivos establecidos por las diferentes Direcciones, sea la correcta y eficiente administración de los recursos, previo a la custodia del Archivo General.
4. Aplicar políticas y emitir el desarrollo de lineamientos emanados por la unidad de contabilidad en materia financiera a la Secretaría y Policía Nacional para la correcta ejecución y administración eficiente de los recursos financieros de la institución y el logro de una gestión por resultados y la mejora continua.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI I. Generalidades 5. Estructura organizacional de la Unidad de Contabilidad-SEDS

Secretario de Estado en los Despachos de Seguridad

Gerencia Administrativa

Sub-Gerencia de Presupuesto

Unidad de Contabilidad Interinstitucional

Módulo Contable

Módulo de Viáticos

Módulo de Caja Chica

Módulo de Ingresos

Archivo Contable

Archivo de Ingresos

II. ESTRUCTURA DEL MANUAL Los procesos del Departamento Contabilidad, conforman el conjunto de acciones que generan todas las actividades contenidas en los diferentes procesos. Al conjunto de actividades que interactúan y se relacionan a través de recursos, transformando entradas en salidas generando un resultado que satisface una o varias necesidades, es lo que se conoce como Proceso. Al Procedimiento, se le conoce como la forma en que se desarrolla cada actividad de un proceso. Es la aplicación secuenciada de tareas con sus respectivas relaciones y que es específico en su ejecución el cual debe contar con un nivel de detalle que permita analizar sus posibles mejoras. Los procesos y procedimientos, forman un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia, la descripción de las actividades que se realizan, producto de las funciones de la Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS. Los diferentes procesos de la Unidad de Contabilidad Interinstitucional en este manual contienen descrito un Propósito, Alcance, el Personal e Instituciones que Intervienen; así como los Documentos de Referencia y los Formatos Requeridos en aquellos casos en que sean necesarios. Seguidamente, se detalla el Cuadro de Descripción del Proceso, que contiene los procedimientos que llevan a buen término el proceso. Finalmente, se establece el flujograma del proceso, que representa de manera gráfica el procedimiento a seguir en cada uno de los procesos. Módulo Contable - Conciliaciones Bancarias

1. Módulo Contable 1.1 Conciliaciones Bancarias (SEDS-UCI-CB) 1.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CB Módulo Contable - Conciliaciones Bancarias

1. Modulo Contable 1.1 Conciliaciones Bancarias (SEDS-UCI-CB) 1.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-CB Conciliaciones Bancarias

Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias Determinar los saldos bancarios relacionando los registros bancarios en el sistema SAP con los movimientos expresados por el Banco, ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales.

Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias Los procesos del siguiente documento pertenecen solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga d e clasificar, registrar y resumir la información de las transacciones de la institución , dicho proceso abarca desde la recepción e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de SEFIN, hasta finalizar con el registro del gasto y pago del mismo a través de los compromisos y pre compromisos de la SEDS con los proveedores para el logro de la operatividad de la Policía Nacional y el alcance de una gestión por resultados.

Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias Determinar los saldos bancarios relacionando los registros bancarios en el sistema SAP con los movimientos expresados por el Banco, ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales. Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias Los procesos del siguiente documento pertenecen solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de clasificar, registrar y resumir la información de las transacciones de la institución, dicho proceso abarca desde la recepción e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de SEFIN, hasta finalizar con el registro del gasto y pago del mismo a través de los compromisos y pre compromisos de la SEDS con los proveedores para el logro de la operatividad de la Policía Nacional y el alcance de una gestión por resultados. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Subgerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Departamento de Nóminas • Unidad de Compras • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional (DAFPN) • Dirección Nacional de Vialidad y Transporte (DNVT), recursos propios. Documentos de Referencias • Presupuesto Aprobado • Transferencias de ingresos F-01 • Ingresos por servicios prestados a la sociedad • Transferencias de otros ingresos • Préstamos • Partidas contables de la TGR • Estados de cuentas emitidos por el BCH. • Conciliaciones Bancarias (Excel) • Órdenes de Pago • Reportes de emisión de Cheque • Reportes de pagos electrónicos (ACH) • Transferencias de Otros Ingresos Fundamento Legal Manual de Contabilidad para el sector público,

capítulo 4/ Plan Único de cuentas contables para el sector

público inciso a) plan de cuentas contables, Decreto Ejecutivo PCM-075-2016, Acuerdo 264-2019, Sección VIII, Art. 28, literales 9-13.

1.1.2 Procedimiento del Proceso de Conciliaciones Bancarias Responsable 1: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas). Responsables 2: Contadores Unidad de Contabilidad (CRLR, GMRM). Pasos del Procedimiento • Recepción de los movimientos bancarios vía correo electrónico por parte del Banco Central de Honduras (BCH), diarios, semanal y mensual de las diferentes cuentas bancarias institucionales. • Cargar los movimientos bancarios al sistema SAP por cuenta bancaria. • Verificación de los saldos bancarios por parte de los contadores, (Se descargan los saldos bancarios para hacer las comparaciones de las transacciones realizadas (débitos, créditos, emisión de cheque, cheques pagados y otros ingresos). • Registro de compensación de transferencias, (pagos electrónicos, cambio de asignación de pagos y cheque). • Registro de ingresos (Transferencias de Ejecución del Gasto F-01, Transferencias de Otros Ingresos y Transferencias entre cuentas de la misma institución). • Registro de Cheques Emitidos, (diario, semanal y mensual por cuenta bancaria y recepción y registro de cheques anulados). • Registro de ajustes contables por error de posteo en el banco, (valores o correcciones de la emisión de cheques), (¿Los registros, compensaciones y comparaciones de las transacciones fueron realizadas correctamente? (SI), Se procede a consolidar toda la información en resumen de conciliaciones Bancarias, (NO), Se solicita información a las diferentes Unidades que participan en el proceso para la verificación de ACH, F-01, Anulación de cheques). • Elaboración de resumen de conciliación bancaria por cuenta, (Se realiza, consolida, revisa, imprime, aprueba, firma y sella la conciliación bancaria y se envía a la Unidad de Tesorería y Gerencia Administrativa para la toma de decisiones y la realización de pagos de compromisos contraídos para la operatividad de la Policía Nacional y el logro de la gestión por resultados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

1.1.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de Movimientos bancarios enviados por el BCH Talento Humanos, equipo de computación Internet Descargar los extractos bancarios vía correo por cuenta bancaria Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad Extractos Bancarios Modulo Contable Cargar los movimientos bancarios al sistema SAP, por cuenta bancaria Talento Humanos, equipo de computación Internet Seleccionar parámetros para la carga de saldos por cuenta y asignación Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad Movimientos bancarios en el sistema transacciones ZTFI_0005, UMSATZ Modulo Contable Verificación de saldos bancarios por los contadores Talento Humanos, equipo de computación Internet Comparaciones en el sistema y archivo en físico con las transacciones, verificación de créditos y débitos. Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, FBL1N, F-44, F-53, FCHN, FB50, F110, FB03, F-02, Jefe Unidad Contabilidad Registro de compensaciones de ingresos y egresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registrar los movimientos bancarios por cheques, pagos electrónicos, cheques, transferencias y cambios de asignaciones Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, F-44, F-53, Jefe Unidad Contabilidad 5 Registros de ingresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registros de transferencias de ejecución del gasto F-01, transferencias entre cuentas y otros ingresos Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, Jefe Unidad Contabilidad

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CB Módulo Contable - Conciliaciones Bancarias

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CB Módulo Contable - Conciliaciones Bancarias 1.1.4 Flujograma de Proceso de Conciliación Bancaria

Inicio Recepción de movimientos bancarios del BCH, por cuenta bancaria Ingresa movimientos bancarios al sistema Envía a los contadores movimientos bancarios por correo electrónico Verificación de saldos Bancarios Documentos Varios Registro de Compensaciones de transferencias Registro de los ingresos Registro de cheques emitidos Registro ajustes contables por error de posteo en el banco o emisión errónea de cheque ¿Lo registros, compensaciones y transacciones fueron realizadas correctamente? Elaboración de resumen de conciliaciones bancarias por cuentas Solicitud de información a las unidades que participan en el proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 6 Registros de Cheques Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Registros de cheques emitidos y cheques anulados y pagados por el Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N FCHN, FB50 Jefe Unidad Contabilidad 7 Ajustes contables Talento Humanos, equipo de computación Internet Correcciones de valores erróneos, devoluciones por error de electrónicos y cheques anulados Todas las semanas y mensual Contadores Transacciones SAP, FBL3N, FB08, F-02 Jefe Unidad Contabilidad Elaboración de conciliaciones bancarias por cuentas institucionales Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Consolidación, revisión, impresión, aprobación, firma y sello Lunes, miércoles y jueves de todas semanas Jefe y Contadores de la Unidad de Contabilidad Conciliación Bancaria Contadores Unidad de Contabilidad

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CB Módulo Contable - Conciliaciones Bancarias

Módulo Contable - Reembolsos 1.2 Reembolsos (SEDS-UCI-RE) 1.2.1 Descripción del Proceso de Reembolsos Objetivo del proceso de Reembolsos Registrar los montos solicitados, según la clasificación por objeto del gastos y centro de coste de la unidad solicitante, para que la Unidad de Tesorería proceda con el pago respectivo. Alcance del proceso de Reembolsos El proceso corresponde a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de clasificar, registrar y resumir la información de la solicitud del reembolso, dicho proceso abarca desde la recepción de documentos e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de la Subgerencia de Presupuesto, hasta finalizar enviando el trámite a la Unidad de Tesorería para retribuir los gastos institucionales que efectuó una persona de sus ingresos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Subgerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Oficinas de Administración Central (DMAICE, Secretaría General, Auditoría, entre otras) Documentos de Referencias • Oficio de solicitud de reembolso. • Cuadro detalle de clasificación de facturas por objeto del gasto. • Incorporación presupuestaria. • Facturas originales. • Acta de recepción por factura. • Validador SAR por factura. 1.2.2 Procedimiento del Proceso de Reembolsos Responsable 1: Encargada de Caja Chica y Fondos Rotatorios (CLSD). Responsables 2: Contador 1 (CRLR) y Auxiliar Contable (JASS). Pasos del Procedimiento • Recibir el oficio de solicitud de reembolso, con visto bueno del Gerente Administrativo. • Revisar las facturas originales con el validador SAR, acta de recepción, oficio de requerimiento y cuadro detalle de facturas por objeto del gasto. • Solicitar la incorporación de presupuesto. • Registrar el gasto en el sistema SAP al proveedor solicitante, según los objetos reflejados en el cuadro detalle de facturas. • Elaborar Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar y la firma responsable (Gerente Administrativo o Director DAFPN), colocando en el concepto los motivos del reembolso y la oficina que lo solicita. • Remitir la Orden de Pago con la documentación soporte a la Oficina de Revisión y Control. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-RE Módulo Contable - Reembolsos 1.2 Reembolsos (SEDS-UCI-RE) 1.2.1 Descripción del Proceso de Reembolsos

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-RE Reembolsos

Objetivo del proceso de Reembolsos Registrar los montos solicitados, según la clasificación por objeto del gastos y centro de coste de la unidad solicitante, para que la Unidad de Tesorería proceda con el pago respectivo. Alcance del proceso de Reembolsos El proceso corresponde a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga d e clasificar, registrar y resumir la información de la solicitud del reembolso, dicho proceso abarca desde la recepción de documentos e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de la Sub Gerencia de Presupuesto , hasta finalizar enviando el trámite a la Unidad de Tesorería para retribuir los gastos institucionales que efectuó una persona de sus ingresos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Oficinas de Administración Central (DMAICE, Secretaria General, Auditoria, entre otras)

1.2.3 Cuadro Descripción del Proceso de Reembolso

N Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción y revisión de oficio de solicitud de reembolso. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

1. Revisa el visto bueno del Gerente Administrativo.
2. Revisa la documentación soporte según el cuadro de clasificación de objeto del Todos los hábiles Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Cuadro de clasificación de facturas por objeto del gasto. Modulo Contable Registro de documento contable Talento Humanos, equipo de computación, internet.
3. Solicita la incorporación presupuestaria según la oficina solicitante.
4. Registra el gasto en el sistema SAP. Todos los hábiles Auxiliar contable Transacciones SAP, FB60 Modulo Contable 3 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.
5. Elabora la Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar. Todos los hábiles Auxiliar Contable Transacciones ZTFI_0004, Orden de Oficina de Revisión y Control

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-RE Módulo Contable - Reembolsos

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-RE Módulo Contable - Reembolsos 1.2.4 Flujograma de Proceso de Reembolso

Objetivo del proceso de Sueldos y Vacaciones Verificar los números de documentos contables detallados por la Dirección de Recursos Humanos según los bloques de planilla por escala del personal de la Policía Nacional, para generar los montos oficiales para el pago de sueldos/vacaciones con sus respectivas deducciones. Alcance del proceso de Sueldos y Vacaciones El proceso pertenece al Depto. de Nóminas (DRH), Subgerencia de Presupuesto y Unidad de Contabilidad, donde la última se encarga de verificar y re clasificar los montos a pagar por empleado, incluyendo las deducciones de IPM, Hospital Militar, Cooperativas, Bancos, entre otros, hasta finalizar con la elaboración de transferencias bancarias con los montos oficiales para el pago efectivo a todos los empleados de las dependencias de la Policía Nacional y así, realizar la incorporación a cada cuenta bancaria de los beneficiarios Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Departamento de Nóminas (DRH) • Subgerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería Documentos de Referencias • Incorporación presupuestaria • Planilla de Empleados (Policía Nacional y Auxiliares) • Transferencias de ingresos F-01 • Transferencias bancarias • Oficios de Depósitos • Órdenes de Pago • Detalle de Contabilizaciones 1.3.2 Procedimiento del Proceso de Sueldos y Vacaciones Responsable 1: Encargada de Sueldos y Prestaciones (Grazia María Rivera). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir las planillas de sueldos/vacaciones, deducciones y embargo de alimentos, tanto de la fuente de Tesoro Nacional y Recursos Propios.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones 1.3 Sueldos y Vacaciones (SEDS-UCI-SV)

1.3.1 Descripción del Proceso de Sueldos y Vacaciones

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-SV Sueldos y Vacaciones

Objetivo del proceso de Sueldos y Vacaciones Verificar los números de documentos contables detallados por la Dirección de Recursos Humanos según los bloques de planilla por escala del personal de la Policía Nacional, para generar los montos oficiales para el pago de sueldos /vacaciones con sus respectivas deducciones. Alcance del proceso de Sueldos y Vacaciones El proceso pertenece al Depto. de Nóminas (DRH), Sub Gerencia de Presupuesto y Unidad de Contabilidad, donde la última se encarga de verificar y reclasificar los montos a pagar por empleado, incluyendo las deducciones de IPM, Hospital Militar, Cooperativas, Bancos, entre otros, hasta finalizar con la elaboración de transferencias bancarias con los montos oficiales para el pago efectivo a todos los empleados de las dependencias de la Policía Nacional y así, realizar la incorporación a cada cuenta bancaria de los beneficiarios Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Departamento de Nóminas (DRH) • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería

Módulo Contable - Sueldos y Vacaciones 1.3 Sueldos y Vacaciones (SEDS-UCI-SV) 1.3.1 Descripción del Proceso de Sueldos y Vacaciones

• Verificar los montos de los registros contables en el sistema SAP, ya que deben de estar de acorde a los montos detallados en las planillas. • Elaborar Orden de Pago por proveedor y montos. • Imprimir la Orden de Pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. • Recibir la documentación (órdenes de pago) autorizada por el Director de la DAFPN. • Recibir los pre compromisos (F-01) transferidos por SEFIN a la cuenta de la Secretaría. • Verificar que los pre compromisos (F-01) hayan sido transferidos por SEFIN a la cuenta de encaje de Banco Atlántida. • Elaborar oficio de comunicación entre la cuenta de Banco Atlántida y la cuenta de DGPN y transferencias bancarias. • Remitir las transferencias bancarias al Banco Atlántida por medio de correo electrónico y en físico para el respectivo pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones • Elaborar oficio de comunicación entre la cuenta de Banco Atlántida y la cuenta de DGPN y transferencias bancarias. • Remitir las transferencias bancarias al Banco Atlántida por medio de correo electrónico y en físico para el respectivo pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

1.3.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de planillas de sueldos/vacaciones Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Verifica en el SAP los montos de los registros contables según las planillas. Del 15 al 22 del Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, FBL1N Modulo Contable 2 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería
2. Elabora la Orden de Pago según proveedores de sueldos y deducciones. Del 15 al 22 del Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, F-02, ZTFI_0004, Orden de Oficina de Revisión y Control 3 Recepción de Documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería
3. Recibe las órdenes de firmadas por DAFPN.
4. Recibe los compromisos transferidos a la cuenta Secretaría Del 15 al 22 del Encargada de Sueldos y Prestaciones Órdenes de firmadas, Pre compromisos (F-01) pagados por Archivo Contable, Modulo Contable

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Elaboración de Oficio de comunicación entre cuentas y transferencias bancarias Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 5. Verifica el saldo actual en la cuenta de encaje de Atlántida 6. Elabora el oficio de comunicación entre cuentas, detallando los números de compromisos pagados 7. Elabora las transferencias bancarias para pago de sueldos Del 15 al 22 del Encargada de Sueldos y Prestaciones Sistema SIAFI, Oficio comunicación entre cuentas transferencias bancarias Atlántida

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones 1.3.4 Flujograma de Proceso de Sueldos y Vacaciones

Objetivo del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Determinar los saldos bancarios a través de los registros presupuestarios y financieros (ingresos y gastos aprobados) ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales. Alcance del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir El proceso pertenece al Departamento de Nóminas (empleados de la Policía Nacional), Sub Gerencia de Recursos Humanos (empleados de Administración Central) y la Unidad de Contabilidad, siendo la ultima la encargada de revisar, verificar y registrar los montos a pagar por empleados en el caso de sueldos dejados de percibir, prestaciones (ya sea por despido) y derechos adquiridos para empleados, considerando que afecta tanto partidas contables pendientes de contabilizar en el sistema SAP, como la deducción por bienes. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Departamento de Nóminas (DRH). • Sub Gerencia de Presupuesto. • Unidad de Tesorería. Documentos de Referencias • Incorporación presupuestaria. • Planilla de sueldos dejados de percibir. • Planilla de prestaciones o derechos adquiridos. • Copia de DNI. • Boucher de salario por empleado. • Copia de acuerdo de nombramiento. • Copia de acuerdo de cancelación. • Órdenes de pago. • Constancia de Bienes. • Constancia de Solvencia de equipos.

1.4 Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir (SEDS-UCI-PDA) 1.4.1 Descripción del Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-PDA Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Objetivo del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Determinar los saldos bancarios a través de los registros presupuestarios y financieros (ingresos y gastos aprobados) ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales. Alcance del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir El proceso pertenece al Departamento de Nóminas (empleados de la Policía Nacional), Sub Gerencia de Recursos Humanos (empleados de Administración Central) y la Unidad de Contabilidad, siendo la ultima la encargada de revisar, verificar y registrar los montos a pagar por empleados en el caso de sueldos dejados de percibir, prestaciones (ya sea por despido) y derechos adquiridos para empleados, considerando que afecta tanto partidas contables pendientes de contabilizar en el sistema SAP, como la deducción por bienes.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable – Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir 1.4 Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir (SEDS-UCI-PDA) 1.4.1 Descripción del Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Fundamento Legal Ley del Ministro de Trabajo. 1.4.2 Procedimiento del Proceso de Nóminas Responsable 1: Encargada de Sueldos y Prestaciones (Grazia María Rivera). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir las planillas de prestaciones, derechos adquiridos o sueldos dejados de percibir enviados por el Departamento de Nóminas, con su respectivo • Revisar que la documentación esté completa y autorizada por el Gerente Administrativo o el jefe del Depto. de Nóminas (DRH) de la Policía Nacional. • Verificar los montos detallados en la planilla, según fecha de ingreso y cancelación del empleado. • Registrar en el sistema SAP la partida contable con los montos totales a pagar según los objetos del gasto (sueldo, vacaciones, décimo tercer y décimo cuarto mes de salario). • Elaborar orden de pago por empleado. • Remitir orden de pago con documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

• Revisar que la documentación este completa y autorizada por el Gerente Administrativo o el jefe del Depto. de Nóminas (DRH) de la Policía Nacional. • Verificar los montos detallados en la planilla, según fecha de ingreso y cancelación del empleado. • Registrar en el sistema SAP la partida contable con los montos totales a pagar según los objetos del gasto (sueldo, vacaciones, décimo tercer y décimo cuarto mes de salario) • Elaborar orden de pago por empleado. • Remitir orden de pago con documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

1.4.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción de planillas Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Recibe las planillas revisadas.
2. Revisa documentación soporte de las planillas, con su respectiva firma. Todos los hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Documentación completa por planilla Modulo Contable 2 Registro de partida contable Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería
3. Verifica los montos detallados en planilla.
4. Registra la partida contable por objeto del gasto. Todos los hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, FB60 Modulo Contable 3 Elaboración de Orden de pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería
5. Elabora la Orden de Pago a nombre del empleado. Todos los hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones ZTFI_0004, Orden de pago Oficina de Revisión y Control

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir 1.4.4 Flujograma de Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Módulo Contable - Proveedores 1.5 Proveedores (SEDS-UCI-PR) 1.5.1 Descripción del Proceso de Proveedores Objetivo del proceso de proveedores Controlar el registro de los proveedores activos e inactivos para las compras, contratos o prestación de servicios que se necesiten en esta Secretaría, considerando la vigencia de la facturación y la solvencia en SAR, debido a la retención de los impuestos que se hace por factura. Alcance del proceso de proveedores El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de revisar, verificar y registrar la información de cada proveedor en conjunto con su respectiva facturación, dicho proceso comienza en el momento de completar el Formato de Creación de Proveedor hasta finalizar con el número de proveedor en el sistema SAP. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Unidad de Compras. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Gerencia Administrativa. Documentos de Referencias • Formato de inscripción de proveedor. • Constancia de solvencia de la SAR. • Copia de factura y DNI. Fundamento Legal Ley de Contratación del Estado, decretada mediante Decreto 074-2001, en fecha 17 de septiembre del 2001. Guía única de contratación directa por situación de emergencia con base en la Ley de contratación del Estado en Cumplimiento del PCM-24-2022. 1.5.2 Procedimiento del Proceso de Proveedores Responsables: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas), Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir la documentación de solicitud de creación de proveedor, incluyendo el formulario generado por la Unidad de Compras. • Revisar la documentación (Constancia de Solvencia, copia de factura, formulario de creación de proveedor). • Verificar en el sistema SAP que el proveedor no este registrado. • Registrar en el sistema SAP el nombre completo, dirección y teléfono del proveedor con el RTN. • Registrar la facturación del proveedor en el sistema SAP, modificando el rango de factura y el código CAI. • Remitir la documentación soporte con el número de proveedor emitido por el sistema SAP. FIN DE PROCEDIMIENTO.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5 Proveedores (SEDS-UCI-PR) 1.5.1 Descripción del Proceso de Proveedores

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad SEDS-UCI-PR Proveedores

Objetivo del proceso de proveedores Controlar el registro de los proveedores activos e inactivos para las compras, contratos o prestación de servicios que se necesiten en esta Secretaría, considerando la vigencia de la facturación y la solvencia en SAR, debido a la retención de los impuestos que se hace por factura. Alcance del proceso de proveedores El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de revisar, verificar y registrar la información de cada proveedor en conjunto con su respectiva facturación, dicho proceso comienza en el momento de completar el Formato de Creación de Proveedor hasta finalizar con el número de proveedor en el sistema SAP. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Unidad de Compras • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Gerencia Administrativa Documentos de Referencias • Formato de inscripción de proveedor • Constancia de solvencia de la SAR • Copia de factura y DNI.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos del proveedor. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

1. Revisa la documentación del proveedor.
2. Verifica que el proveedor aún no exista en el sistema SAP. Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador RTN y datos proveedor, transacciones SAP, XK02, FBL1N. Modulo Contable 2 Registro del proveedor. Talento Humanos, equipo de computación, internet
3. Registra el nombre completo, dirección y teléfono del proveedor con el RTN.
4. Registra los rangos de facturación con el CAI. Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Transacciones SAP, XK02 Modulo Contable 3 Remisión de documentación Talento Humanos, equipo de computación Internet
5. Remite la documentación a la oficina solicitante. Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Número de proveedor en el sistema Oficina solicitante

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5.4 Flujograma de Proceso de Proveedores

Módulo Contable - Impuestos 1.6 Impuestos (SEDS-UCI-IM) 1.6.1 Descripción del Proceso de Impuestos Objetivo del proceso de Impuestos Determinar los impuestos por cuenta bancaria a través de los registros contables realizados durante el período contable (mes) actual, para que sean pagados a la SAR según el tipo de impuesto. Alcance del proceso de Impuestos Los procesos del siguiente documento pertenecen solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de clasificar, registrar y resumir la información de las transacciones de la institución, dicho proceso abarca desde la recepción e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de SEFIN, hasta finalizar con el registro del gasto y pago del mismo a través de los compromisos y pre compromisos de la SEDS con los proveedores para el logro de la operatividad de la Policía Nacional y el alcance de una gestión por resultados. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto. • Unidad de Tesorería. • Unidad de Compras. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Documentos de Referencias • Reportes de partidas contables en la cuenta de mayor de impuestos (Excel). • Reportes de partidas contables con retención en los proveedores (Excel). • Formularios de pagos de impuestos de la SAR. • Órdenes de pago.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-IM Módulo Contable – Impuestos 1.6 Impuestos (SEDS-UCI-IM) 1.6.1 Descripción del Proceso de Impuestos

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad SEDS-UCI-IM Impuestos

Objetivo del proceso de Impuestos Determinar los impuestos por cuenta bancaria a través de los registros contables realizados durante el periodo contable (mes) actual , para que sean pagados a la SAR según el tipo de impuesto. Alcance del proceso de Impuestos Los procesos del siguiente documento pertenecen solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga d e clasificar, registrar y r esumir la información de las transacciones de la institución , dicho proceso abarca desde la recepción e ingreso del presupuesto financiero otorgado por parte de SEFIN, hasta finalizar con el registro del gasto y pago del mismo a través de los compromisos y pre compromisos de la SEDS con los proveedores para el logro de la operatividad de la Policía Nacional y el alcance de una gestión por resultados. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Unidad de Compras • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

• Formatos de cuadros de impuestos por RTN y tipo de impuestos de la SAR (Excel). • Cuadro detalle de facturas y proveedores por cuenta bancaria. Fundamento Legal Legislación Tributaria vigente en Honduras (Ed. 2020). 1.6.2 Procedimiento del Proceso de Impuestos Responsable 1: Contador (Cristhiam Rafael López). Responsables 2: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD), Encargada de Sueldos y Vacaciones (GMR), Auxiliar (JASS) Pasos del Procedimiento • Realizar el informe por mes de facturas con retención según el proveedor que tienen retención en el Sistema SAP. • Recolectar en el sistema SAP el número de cuenta bancaria por la cual se pagó cada factura que tiene retención. • Clasificar en el cuadro de Excel los impuestos según la cuenta bancaria por la cual se pagó cada factura. • Imprimir cuadros detalles de retenciones por cuenta bancaria. • Agrupar los montos de retención por RTN (proveedor) en Excel. • Registrar las partidas contables por cuenta bancaria y tipo de impuesto en el sistema SAP. • Elaborar e imprimir la O/P por cuenta bancaria. • Compensar los registros en la cuenta de mayor de impuestos según el tipo de impuesto y cuenta bancaria. • Descargar, elaborar e imprimir los formularios SAR por cuenta bancaria y por tipo de impuesto. • Remitir la documentación soporte con O/P a la oficina de Revisión y Control. • Elaborar los archivos formato txt por el tipo de impuesto a pagar para subir al sistema SAR. • Cargar el documento (Excel) al Sistema Det- Live (Declaración en el Sistema de la SAR). FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-IM Módulo Contable – Impuestos • Compensar los registros en la cuenta de mayor de impuestos según el tipo de impuesto y cuenta bancaria. • Descargar, elaborar e imprimir los formularios SAR por cuenta bancaria y por tipo de impuesto. • Remitir la documentación soporte con O/P a la oficina de Revisión y Control. • Elaborar los archivos formato txt por el tipo de impuesto a pagar para subir al sistema SAR. • Cargar el documento (Excel) al Sistema Det-Live (Declaración en el Sistema de la SAR). FIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.6.3 Cuadro Descripción del Proceso de Impuestos

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Realización de informes de retención Talento Humanos, equipo de computación, internet

1. Realiza el informe de retención por factura y proveedor.
2. Recolecta de número de cuenta bancaria por la que se pagó cada factura. Del 5 al 10 del Contador Informe de retención del transacciones ZTFI_0016, ZTFI_0004, FBL3N, Responsables 2 Clasificar los impuestos. Talento Humanos, equipo de computación, internet
3. Clasifica los impuestos según la cuenta bancaria.
4. Agrupa las retenciones con subtotales de montos por Del 5 al 10 del Contador Cuadro detalles de retenciones por cuenta bancaria Contador Registro de partidas contables Talento Humanos, equipo de computación, internet
5. Registra las partidas contables por cuenta bancaria y tipo de impuesto. Del 5 al 10 del Contador Transacciones SAP, FB60, Módulo Contable (FI)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-IM Módulo Contable – Impuestos

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 4 Elaboración de la O/P Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 6. Elabora la O/P por cuenta bancaria Del 5 al 10 del Contador Transacciones ZTFI_0004, Orden de Contador 5 Formularios Talento Humanos, equipo de computación internet, papelería 7. Descarga y elabora los formularios SAR por cuenta bancaria y por tipo de impuesto. Del 5 al 10 del Contador Formularios SAR Contador 6 Remisión de documentación Talento Humanos, papelería 8. Remite la documentación soporte con Del 5 al 10 del Contador O/P con formularios cuadros detalles Oficina de Revisión y Control Carga de documentación al sistema Det- Talento Humanos, equipo de computación internet, papelería 9. Elabora los archivos por el tipo de impuesto en formato txt 10. Carga del Excel al Sistema Det- Del 5 al 10 del Contador Documento (Excel) por tipo de retención Sistema SAR

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-IM Módulo Contable – Impuestos 1.6.4 Flujograma de Proceso de Impuestos

Módulo Contable - Períodos 1.7 Períodos (SEDS-UCI-PE) 1.7.1 Descripción del Proceso de Períodos Objetivo del proceso de Períodos Actualizar los períodos contables y logísticos en el sistema SAP para el registro de activos fijos, materiales, finanzas, deudores, cuentas por pagar, mantenimiento de vehículos, compras y almacenes, según el mes actual o anteriores. Alcance del proceso de Períodos El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de iniciar y cerrar el período contable y logístico en el sistema SAP, para permitir los registros y modificaciones en todos los módulos existentes. Además, el módulo logístico sólo permite la apertura del mes anterior y el actual, debido a la asignación de bienes/materiales o mantenimiento de vehículos, en el período contable se permite mantener abierto varios meses de diferentes años de acuerdo a los ajustes contables realizados por esta Unidad. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, solicitando la apertura de período por las unidades de: • Unidad de Compras. • Unidad de Tesorería. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Almacenes a nivel nacional. 1.7.2 Procedimiento del Proceso de Períodos Responsable 1: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Verificar en el sistema SAP los períodos (meses) abiertos del módulo logístico y contable. • Cierre en el sistema SAP del período anterior en el módulo Logístico, ya que sólo se puede mantener abierto dos períodos. • Registrar la apertura del período logístico para mantenimiento de vehículos, compras y almacenes. • Registrar la apertura del período contable para materiales, activo fijo, finanzas, deudores y cuentas por pagar. • Abrir un período contable en el sistema SAP de fechas anteriores a la actual para ajustes contables. • Cierre de período contable de fechas anteriores a la actual. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos 1.7 Períodos (SEDS-UCI-PE) 1.7.1 Descripción del Proceso de Períodos

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad SEDS-UCI-PE Períodos

Objetivo del proceso de Períodos Actualizar los períodos contables y logísticos en el sistema SAP para el registro de activos fijos, materiales, finanzas, deudores, cuentas por pagar, mantenimiento de vehículos, compras y almacenes, según el mes actual o anteriores. Alcance del proceso de Períodos El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de iniciar y cerrar el período contable y logístico en el sistema SAP, para permitir los registros y modificaciones en todos los módulos existentes. Además, el módulo logístico solo permite la apertura del mes anterior y el actual, debido a la asignación de bi enes/materiales o mantenimiento de vehículos, en el período contable se permite mantener abierto varios meses de diferentes años de acuerdo a los ajustes contables realizados por esta Unidad. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, solicitando la apertura de período por las unidades de: • Unidad de Compras • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Almacenes a nivel nacional.

1.7.2 Procedimiento del Proceso de Periodos

Responsable 1: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Verificar en el sistema SAP los períodos (meses) abiertos del módulo logístico y contable. • Cierre en el sistema SAP del período anterior en el módulo Logístico, ya que sólo se puede mantener abierto dos períodos. • Registrar la apertura del período logístico para mantenimiento de vehículos, compras y almacenes. • Registrar la apertura del período contable para materiales, activo fijo, finanzas, deudores y cuentas por pagar. • Abrir un período contable en el sistema SAP de fechas anteriores a la actual para ajustes contables. • Cierre de período contable de fechas anteriores a la actual. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.7.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Cierre de períodos. Talento Humanos, equipo de computación, internet.

1. Verifica los periodos (meses) abiertos.
2. Cierre del período logístico anterior. El último día del Jefe de Unidad de Contabilidad Transacciones SAP, MMPV, Modulo Contable y Logístico Registro de apertura de período Talento Humanos, equipo de computación, internet.
3. Registra la apertura del período logístico y contable. El primer día del Jefe de Unidad de Contabilidad Transacciones SAP, OB52, Modulo Contable y Logístico

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Apertura y cierre de períodos contables anteriores Talento Humanos, equipo de computación, internet 4. Abrir período o períodos contables de anteriores en este año o anteriores. 5. Cierre de período o períodos contables de anteriores en este año o anteriores. Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Transacciones SAP, OB52 Módulo Contable 1.7.4 Flujograma de Proceso de Periodo Logístico

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Apertura y cierre de períodos contables anteriores Talento Humanos, equipo de computación, internet 4. Abrir período o períodos contables de anteriores en este año o anteriores. 5. Cierre de período o períodos contables de anteriores en este año o anteriores. Todos los hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Transacciones SAP, OB52 Módulo Contable 1.7.4 Flujograma de Proceso de Periodo Logístico

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos

Módulo de Viáticos 2. Módulo de Viáticos (SEDS-UCI-VI) 2.1 Descripción del Proceso de Viáticos Objetivo del proceso de Viáticos Gestionar los viáticos a través del Sistema SAP, registrando la solicitud y liquidación contabilizada de los viajes ejecutados en el período actual y así, llevar un mayor control de viajes programados por las unidades de esta Secretaría. Alcance del proceso de Viáticos El proceso de Viáticos pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, las cuales se encargan de registrar y reportar la información de los viajes nacionales del personal de esta Secretaría, considerando el presupuesto anual autorizado para cada unidad, tanto de la fuente de Tesoro Nacional (1101) como Recursos Propios (1299), para satisfacer la necesidad del apoyo de esta Secretaría en todo el país, tanto para trámites policiales como administrativos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto. • Unidad de Tesorería. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Direcciones y Oficinas de la Policía Nacional (UMEP, UDEP, Sanidad, Telemática, Inspectoría, DIPOL, Protocolo, entre otras). • Oficinas de Administración Central (Derechos Humanos, Gerencia, Sub Gerencia de Recursos Materiales, Auditoría Interna, Sub Secretaría de Asuntos Policiales, entre otras). Documentos de Referencias • Solicitud de anticipo de viaje. • Plan de Gira. • Orden de Viaje por viajero (individual). • Copia de la Identidad del viajero (individual). • Copia de libreta del Banco por viajero (individual). • Orden de Pago por viajero(individual). • Comprobante de Viaje por viaje (individual). • Facturas originales de hospedaje, ferry y combustible.

2. Módulo de Viáticos (SEDS-UCI-VI) 2.1 Descripción del Proceso de Viáticos

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-VI Viáticos Objetivo del proceso de Viáticos Gestionar lo s viáticos a través del Sistema SAP, registrando la solicitud y liquidación contabilizada de los viajes ejecutados en el periodo actual, y así, llevar un mayor control de viajes programados por las unidades de esta Secretaría. Alcance del proceso de Viáticos El proceso de Viáticos pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, las cuales se encargan de registrar y reportar la información de los viajes nacionales del personal de esta Secretaría, considerando el presupuesto anual autorizado para cada unidad, tanto de la fuente de Tesoro Nacional (1101) como Recursos Propios (1299), para satisfacer la necesidad del apoyo de esta Secretaría en todo el país, tanto para tramites policiales como administrativos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Direcciones y Oficinas de la Policía Nacional (UMEP, UDEP, Sanidad, Telemática, Inspectoría, DIPOL, Protocolo, entre otras)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI Módulo de Viáticos

• Informe de resultados en gira. • Validador de la SAR por factura. Fundamento Legal Reglamento de viáticos y otros gastos de viajes para funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo, según Acuerdo N° 0696, publicado en La Gaceta el 18 de noviembre del 2008. 2.2 Procedimiento del Proceso de Viáticos Responsable: Encargado de Viáticos Nacionales (Wilson Saúl Anduray). Pasos del Procedimiento • Recibir requerimiento de solicitud de viáticos al interior del país, enviada por parte del jefe de la oficina solicitante y revisar el visto bueno por parte de la Gerencia Administrativa en el oficio de solicitud donde se plasma los días (viaje menor a 30 días) y lugares a visitar en el plan de gira. • Elaborar orden de viaje en el SAP, la cual lleva los datos personales del viajero y el cálculo de viáticos. • Imprimir la orden de viaje. • Enviar la orden de viaje con la documentación soporte a la unidad correspondiente para la firma del viajero y el jefe inmediato. • Verificar la autorización de la orden de viaje en SAP por el Gerente Administrativo. • Contabilizar la solicitud de viaje en SAP, para generar la partida contable y apuntar el número del acreedor. • Elaborar e imprimir la Orden de Pago con los datos específicos de la gira. • Remitir el anticipo de viático con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería, para proceder con el pago. • Recibir de la Unidad de Tesorería los documentos del anticipo de viático pagado. • Recibir y revisar la liquidación del viajero, según la Ley de Viáticos, en la cual se especifica remitir la liquidación los primeros 5 días hábiles de haber terminado su misión y presentar la facturación, sin tachaduras ni borrones. • Adjuntar la liquidación del viajero al anticipo de viático. • Si un viaje no es realizado el viajero devolverá el 100% del viático asignado por medio de un depósito en el Banco Central de Honduras a la cuenta que se había hecho el débito. • Liquidar y contabilizar la liquidación en SAP, para cerrar la partida contable. • Imprimir el comprobante de Viaje, revisando que no haya montos restantes. • Remitir el trámite contabilizado al Archivo de la Unidad de Contabilidad.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos 2.3 Cuadro Descripción del Proceso

N Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Elaboración de Orden de Viaje Talento Humanos, equipo de computación Internet, Solicitud de

• Recibe y revisa la solicitud del viaje con visto bueno del Gerente Administrativo.
• Registro de partida contable de anticipo de viático. -Elabora orden de viaje en SAP. Todos los hábiles Encargado de Viáticos Transacciones SAP: PR05, ZTV_0006. Orden de Oficina Solicitante Verificación de saldos bancarios por los contadores Talento Humanos, equipo de computación Internet Comparaciones en el sistema y archivo en físico con las transacciones, para verificación de créditos y débitos. Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, FBL1N, F-44, F-53, FCHN, FB50, F110, FB03, F-02, Jefe Unidad Contabilidad Registro de compensaciones de ingresos y egresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registrar los movimientos bancarios por cheques, pagos electrónicos, cheques, transferencias y cambios de asignaciones Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, F-44, F-53, Jefe Unidad Contabilidad 5 Registros de ingresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registros de transferencias de ejecución del gasto transferencias entre cuentas y otros ingresos Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N, Jefe Unidad Contabilidad

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 6 Registros de Cheques Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Registros de cheques emitidos y cheques anulados y pagados por el Todos los hábiles Contadores Transacciones SAP, FBL3N FCHN, FB50 Jefe Unidad Contabilidad 7 Ajustes contables Talento Humanos, equipo de computación Internet Correcciones de valores erróneos, devoluciones por error de electrónicos y cheques anulados Todas las semanas y mensual Contadores Transacciones SAP, FBL3N, FB08, F-02 Jefe Unidad Contabilidad Elaboración de conciliaciones bancarias por cuentas institucionales Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Consolidación, revisión, impresión, aprobación, firma y sello Lunes, miércoles y jueves de todas semanas Jefe y Contadores de la Unidad de Contabilidad Conciliación Bancaria Contadores Unidad de Contabilidad

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos 2.4 Flujograma de Proceso de Viáticos Nacionales

Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaría, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto. • Unidad de Tesorería. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Despacho del señor Ministro de Seguridad. • Unidades Departamentales de Policía. • Unidades Metropolitanas de Policía. • Centros de Estudios Policiales. • Zonas Regionales. • Dependencias de la Policía. • Oficinas de Administración Central. Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Apertura de Gastos de Funcionamiento. • Pagaré por encargado de oficina. • Auténtica de la firma del pagaré. • Copia de Acuerdo de Nombramiento. • Copia de DNI. • Copia de Cuenta de Banco.

1. Módulo Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios 3.1 Gastos de Funcionamiento (Apertura) (SEDS-UCI-GFA) 3.1.1 Descripción del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-GFA Gastos de Funcionamiento (Apertura)

Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaria, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes , dependiendo del presupuesto a nual aprobado.

Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFA Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Apertura) Módulo de Caja Chica - Gastos de Funcionamiento (Apertura)

1. Módulo Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios 3.1 Gastos de Funcionamiento (Apertura) (SEDS-UCI-GFA) 3.1.1 Descripción del proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura)

Fundamento Legal Acuerdo 1177-2019 “Reglamento interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento)”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M. D. C. el 09 de agosto del 2019. 3.1.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir el oficio de apertura de gastos de funcionamiento con la documentación soporte y visto bueno del director de DAFPN o del Gerente Administrativo. • Revisar la fecha de nombramiento como director o encargado de la unidad o dependencia y demás documentos. • Registrar en el sistema SAP el nombre y grado del encargado del gasto de funcionamiento. • Registrar en el módulo de Caja Chica del sistema SAP, la apertura del gasto de funcionamiento con el nombre del encargado. • Registrar la partida contable para el proveedor, afectando la cuenta de mayor de Apertura y Reposición de Caja Chica. • Compensar el registro de la apertura en la cuenta de mayor con la partida contable para el proveedor. • Elaborar la Orden de Pago, según la cuenta bancaria y firma del responsable. • Remitir los tramites a la oficina de Revisión y Control.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFA Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Apertura) 3.1.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de solicitud de apertura de gastos de funcionamiento Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Revisa la fecha nombramiento del encargado.
2. Registra el nombre y grado del encargado Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción ZTFI_0017 Modulo Caja Chica (FICO) Registro de partidas contables Talento Humanos, equipo de computación, internet
3. Registra la apertura de gastos de funcionamiento.
4. Registra la partida contable al proveedor. Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBCJ, Modulo Caja Chica (FICO) Compensación de cuenta de Talento Humanos, equipo de computación, internet
5. Compensa la partida de apertura con la partida contable al proveedor Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBL3N, Jefe Unidad Contabilidad 4 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.
6. Elabora la Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar. Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones ZTFI_0004, Orden de Oficina de Revisión y Control

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFA Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Apertura) 3.1.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura)

Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Verificar la contabilización de la liquidación, conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaría, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del señor Ministro de Seguridad • Unidades Departamentales de Policía • Unidades Metropolitanas de Policía • Centros de Estudios Policiales • Zonas Regionales • Dependencias de la Policía • Oficinas de Administración Central Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Liquidación de Gastos de Funcionamiento. • Pagaré por encargado de oficina. • Auténtica de la firma del pagaré. • Copia de Acuerdo de Nombramiento.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación) 3.2 Gastos de Funcionamiento (Liquidación) (SEDS-UCI-GFL) 3.2.1 Descripción del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-GFL Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Verificar la contabilización de la liquidación, conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dich o proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad Módulo de Caja Chica - Gastos de Funcionamiento (liquidación) 3.2 Gastos de Funcionamiento (Liquidación) (SEDS-UCI-GFL) 3.2.1 Descripción del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

• Copia de DNI • Copia de Cuenta de Banco • Cuadro detalle de clasificación de facturas por objeto del gasto. • Facturas con validador SAR, acta de recepción y recibo del sistema SAP. Fundamento Legal Acuerdo 1177-2019 “Reglamento interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento)”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C., el 09 de agosto del 2019. 3.2.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir la liquidación del gasto de funcionamiento del mes con O/P y demás documentación soporte • Revisar que la documentación venga completa y que cumpla con el “Reglamento interno de gastos de funcionamiento”. • Revisar en el sistema SAP la contabilización de los gastos de las facturas por los valores correctos. • Revisar en el sistema SAP la contabilización del ingreso en efectivo para la cuenta de “Reposición y Apertura de caja chica”. • Compensar en la cuenta de mayor “Reposición y Apertura de caja chica”, la partida contable en el Libro de Caja con la partida contable del proveedor. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería.).

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación) 3.2.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento

• Recibir la liquidación del gasto de funcionamiento del mes con O/P y demás documentación soporte • Revisar que la documentación venga completa y que cumpla con el "Reglamento interno de gastos de funcionamiento". • Revisar en el sistema SAP la contabilización de los gastos de las facturas por los valores correctos. • Revisar en el sistema SAP la contabilización del ingreso en efectivo para la cuenta de "Reposición y Apertura de caja chica". • Compensar en la cuenta de mayor "Reposición y Apertura de caja chica", la partida contable en el Libro de Caja con la partida contable del proveedor. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería.). 3.2.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de liquidación de Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento.
2. Revisa la contabilización del gasto.
3. Revisa la contabilización del ingreso en efectivo Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBCJ Modulo Caja Chica (FICO) Compensación de cuenta de Talento Humanos, equipo de computación, internet
4. Compensa la partida de apertura con la partida contable al proveedor Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBL3N, Jefe Unidad Contabilidad

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 3 Remisión de Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería. 5. Remite la O/P con la documentación soporte Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago documentación soporte Unidad de Tesorería 3.2.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 3 Remisión de Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería. 5. Remite la O/P con la documentación soporte Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago documentación soporte Unidad de Tesorería 3.2.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaría, según la dirección u oficina que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad • Direcciones Policiales • Centros de Estudios Policiales • Sub Gerencia de Recursos Materiales • Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Apertura de Fondo Rotatorio. • Fianza a nombre del Director de la dependencia. • Copia de Acuerdo de Nombramiento. • Copia de DNI Fundamento Legal Acuerdo 1178-2019 “Reglamento interno para la Administración de Fondo Especial para gastos operativos”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C. el 09 de agosto del 2019. 3.3.2 Procedimiento del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir el oficio de apertura de fondo rotatorio con la documentación soporte y visto bueno del director de DAFPN o del Gerente Administrativo. • Revisar la fecha de nombramiento como director de la dependencia y demás documentos. • Registrar la partida contable para el proveedor en el sistema SAP. • Elaborar la Orden de Pago, según la cuenta bancaria y firma del responsable. • Remitir los tramites a la oficina de Revisión y Control.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3 Fondo Rotatorio (Apertura) (SEDS-UCI-FRA) 3.3.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-FRA Fondo Rotatorio (Apertura) Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaria, según la dirección u oficina que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales , también 01 oficina de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad • Direcciones Policiales • Centros de Estudios Policiales Módulo de Caja Chica - Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3 Fondo Rotatorio (Apertura) (SEDS-UCI-FRA) 3.3.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

3.3.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de solicitud de apertura de fondo rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Revisa la fecha nombramiento del director. Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción ZTFI_0017 Modulo Contable Registro de partidas contables Talento Humanos, equipo de computación, internet
2. Registra la apertura de fondo rotatorio. Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, F-47, Modulo Contable 3 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.
3. Elabora la Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar. Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones ZTFI_0004, Orden de Oficina de Revisión y Control

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Verificar los montos liquidados por mes conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria según la dependencia, y comparar la documentación en físico y digital (escaneada y cuadro de compras / proveedores) para reportarla a la Secretaría de Transparencia por medio de UPEG. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central tanto en físico como en digital (documentación escaneada y cuadro detalle de compras/proveedores), dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería y a UPEG Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del señor Ministro de Seguridad • Direcciones Policiales • Centros de Estudios Policiales • Sub Gerencia de Recursos Materiales • Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Liquidación de Fondo Rotatorio. • Copia de Fianza a nombre del Director. • Copia de Acuerdo de Nombramiento. • Copia de DNI. • Cuadro detalle de clasificación de facturas por objeto del gasto. • Órdenes de pago manual • Órdenes de compra • Facturas con validador SAR, acta de recepción y recibo del sistema SAP.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) 3.4 Fondo Rotatorio (Liquidación) (SEDS-UCI-FRL) 3.4.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación)

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-FRL Fondo Rotatorio (Liquidación)

Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Verificar los montos liquidados por mes conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria según la dependencia, y comparar la documentación en físico y digital (escaneada y cuadro de compras /proveedores) para reportarla a la Secretaría de Transparencia por medio de UPEG. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central tanto en físico como en digital (documentación escaneada y cuadro detalle de compras/proveedores), dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en l as 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería y a UPEG Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a tr avés del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad Módulo de Caja Chica - Fondo Rotario (Liquidación) 3.4 Fondo Rotatorio (Liquidación) (SEDS-UCI-FRL) 3.4.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación)

Fundamento Legal Acuerdo 1178-2019 “Reglamento interno para la administración de fondo especial para gastos operativos”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C. el 09 de agosto del 2019. 3.4.2 Procedimiento del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir la documentación del gasto del fondo rotatorio según el mes con Orden de Pago y CD con la documentación escaneada. • Revisar que la documentación este completa y conforme al “Reglamento interno para la administración de fondo especial para gastos operativos”. • Comparar la documentación en físico con la documentación escaneada. • Revisar el cuadro de Compras/Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) • Revisar el cuadro de Compras /Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto.

3.4.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción documentos liquidación del gasto del rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento. Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBL1N Modulo Contable Comparación documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet
2. Compara la documentación en físico con la documentación escaneada.
3. Revisa el cuadro de Compras/ Proveedores según la documentación. Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Documento PDF del fondo y cuadro de Compras/ Proveedores Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Remisión de documentos digitales. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.
4. Remite la O/P con la documentación soporte
5. Remite la documentación escaneada con cuadro de Compras/ Proveedores Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago documentación digital Unidad de Tesorería Sub Gerencia de Presupuesto

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) • Revisar el cuadro de Compras /Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto.

3.4.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción documentos liquidación del gasto del rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

1. Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento. Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBL1N Modulo Contable Comparación documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet
2. Compara la documentación en físico con la documentación escaneada.
3. Revisa el cuadro de Compras/ Proveedores según la documentación. Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Documento PDF del fondo y cuadro de Compras/ Proveedores Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Remisión de documentos digitales. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.
4. Remite la O/P con la documentación soporte
5. Remite la documentación escaneada con cuadro de Compras/ Proveedores Todos los Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago documentación digital Unidad de Tesorería Sub Gerencia de Presupuesto

3.4.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación)

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación)

Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Determinar los Ingresos Diarios a través de los registros Bancarios de los pagos que los ciudadanos hacen en la banca Nacional por los diferentes servicios que presta la Secretaría, y verificar que esos registros son los mismos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para un mayor control de los ingresos en la institución. Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos El proceso de la conciliación trata de tener un mayor control de los ingresos que se generan a diario por el pago de los servicios prestados y de esta manera mantener un estricto manejo de los recursos y que los documentos ingresados al SIG sea en tiempo y forma adecuada y que los resultados al final de cada mes sea el óptimo y de esta forma recuperar los recursos propios a través de reporte de ingresos enviado a SEFIN para que los recursos financieros sean transferidos a esta Secretaría de Estado según las disposiciones generales de presupuesto del País. Personal que Interviene • Personal de Bancos Comerciales • Personal de Módulo de Ingresos La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad en el área de Ingresos, interviniendo la Sub Gerencia de Presupuesto. Documentos de Referencias • Recibos de pagos Bancarios (todos los rubros) • Recibos TGR-1 • Reportes Bancarios Diarios Fundamento Legal Disposiciones Generales de Presupuesto Artículo No. 21, Numerales 16 y 29 respectivamente, Ley de Tránsito (vigente), Decreto No. 205-2005, Decreto 142-2008. 4.1.2 Procedimiento del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Responsable: Encargado de Módulo de Ingresos (Pablo Cesar López Reyes). Pasos del Procedimiento • Recibir los Reportes bancarios vía correo electrónico por parte de la Banco Comercial de Honduras (Atlántida, Banpais, Ficohsa) diariamente por los diferentes pagos de servicios prestados por esta secretaría de estado. • Descargar los reportes y clasificarlos por rubros para un mejor control de servicios pagados por la ciudadanía. • Verificar los documentos en SAP y comparación con los reportes bancarios. • Registrar las fechas de pago en el SAP de aquellos pagos (recibos) que aparecen reflejados en los reportes bancarios y según sistema no están pagados por omisión de los usuarios SIG en las diferentes Jefaturas a Nivel Nacional o el ciudadano no han llegado con el comprobante de pago a las instalaciones de las diferentes dependencias de esta secretaría. • Registrar corrección de errores, situaciones de ingresos de datos o valores que no coinciden con la información que se presenta en los reportes bancarios o en el SIG.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI- Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4 Módulo de Ingresos 4.1 Conciliaciones Bancarias de Ingresos (SEDS-UCI-CB) 4.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos

Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-CBI Conciliaciones Bancarias de Ingresos

Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Determinar los Ingresos Diarios a través de los registros Bancarios de los pagos que los ciudadanos hacen en la banca Nacional por los diferentes servicios que presta la Secretaria, y verificar que esos registros son los mismos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para un mayor control de los ingresos en la institución. Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos El proceso de la conciliación trata de tener un mayor control de los ingresos que se generan a diario por el pago de los servicios prestados y de esta manera mantener un estricto manejo de los recursos y que los documentos ingresados al SIG se a en tiempo y forma adecuada y que los resultados al final de cada mes sea el óptimo y de esta forma recuperar los recursos propios a través de reporte de ingresos enviado a SEFIN para que los recursos financieros sean transferidos a esta Secretaria de Est ado según las disposiciones generales de presupuesto del País. Personal que Interviene • Personal de Bancos Comerciales • Personal de Módulo de Ingresos La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad en el área de Ingresos, interviniendo la Sub Gerencia de Presupuesto.

Módulo de Ingresos - Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4 Módulo de Ingresos 4.1 Conciliaciones Bancarias de Ingresos (SEDS-UCI-CB) 4.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos

• Elaboración de Archivo en Excel diario y mensual de los diferentes pagos que se realizaron según reportes bancarios para un mejor Control y la realización del reporte mensual de ingresos para la toma de decisiones y la realización de pagos de compromisos contraídos para la operatividad de la Policía Nacional y el logro de la gestión por resultados.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CBI Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos • Elaboración de Archivo en Excel diario y mensual de los diferentes pagos que se realizaron según reportes bancarios para un mejor Control y la realización del reporte mensual de ingresos para la toma de decisiones y la realización de pagos de compromisos contraídos para la operatividad de la Policía Nacional y el logro de la gestión por resultados. 4.1.3 Cuadro Descripción del Proceso

N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de reportes bancarios enviados por los bancos Talento Humanos, equipo de computación Internet Descargar los reportes bancarios vía correo por Todos los hábiles Encargado de módulo de ingresos. Reporte Bancarios Módulos ingresos Cotejar los bancarios contra sistema SAP, por rubro. Talento Humanos, equipo de computación Internet Seleccionar parámetros para la carga de los diferentes rubros Todos los hábiles Encargado de módulo de ingresos. Documentos en el sistema SAP, transacciones ZSD_SOLTRAMITE Módulos ingresos Verificación documentos Talento Humanos, equipo de computación Internet Comparaciones en el sistema y reportes bancarios uno a uno. Todos los hábiles Encargado de módulo de ingresos. Transacciones SAP, ZSD_SOLTRAMITE Módulos ingresos Actualizar según reportes bancarios las fechas de Talento Humanos, equipo de computación Internet Registrar las fechas de pagos en sistema que no aparecen y si están pagados según reporte de banco Todos los hábiles Encargado de módulo de ingresos. Transacciones SAP, ZSD_SOLTRAMITE Módulos ingresos Preparación de archivos para la verificación de pagos en el futuro. Talento Humanos, equipo de computación Internet Elaboración de diferentes archivos de Excel de los reportes de los diferentes bancos Todos los hábiles Encargado de módulo de ingresos.

Módulos ingresos

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CBI Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4.1.4 Flujograma de Proceso de Conciliación Bancaria de Ingresos

Glosario de términos: • Ajuste contable: Modificar una cuenta para completar montos de pagos. • Anticipo: Es una cuenta por cobrar. • Apertura: Es el inicio de un período de sucesos. • Compensación: Dar cierre a una partida contable • Conciliación: Comparar el valor de saldos bancarios. • Orden de Pago: Es el documento autorizada para realizar los pagos. • Orden de Viaje: Es el documento que delimita el monto según los días viajados y permite la autorización del viaje por parte del jefe inmediato. • Partida contable: Es el registro de una afectación financiera. • Reembolso: Es la solicitud del pago de los gastos efectuados. • Registro contable: es el sinónimo de una partida contable • Sistema SAP: Es el sistema empleado para controlar los ingresos, egresos, bienes, entre otros, de una institución.

SIMBOLOGÍA UTILIZADA

SIMBOLO DESCRIPCION -Indicador de inició de un procedimiento. -Indicador de Terminar el proceso.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación.

Conector dentro de la misma página.

Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso.

Conector fuera de la página.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI Simbología utilizada Glosario de Términos Simbología Utilizada

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI III. Anexos III. ANEXOS

Ejemplo del formato de Orden de Pago

Ejemplo del formato de Orden de Viaje

Ejemplo del formato de Comprobante de Gastos del Viaje

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y NOTIFÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2301-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el Artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral 1), 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el Artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARÍA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022, de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Tesorería de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en dicha Unidad, lo que conlleva a la importancia de un Sistema de Control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los Artículos: 33, 36 numerales 1) y 8), de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4), de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022, de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Tesorería de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

2 de 31

CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Tesorería de esta Secretaría de Estado, elaboro un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos legales, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en dicha Unidad, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones.

POR TANTO:

El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001- 2022 de fecha 02 de mayo del 2022

ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Tesorería de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE TESORERÍA

Tabla de Contenido

Presentación ........................................................................................................................................................ 4 Generalidades ...................................................................................................................................................... 5 I. Introducción .......................................................................................................................................... 5 II. Antecedentes ......................................................................................................................................... 5 III. Objetivo del Manual ......................................................................................................................... 6

3 de 31

IV. Justificación del Manual ................................................................................................................... 7 V. Estructura Organizativa Unidad de Tesorería ....................................................................................... 7 VI. Estructura del Manual ............................................................................................................................ 8 Descripción del proceso: ................................................................................................................................ 8 Objetivo del Proceso: ..................................................................................................................................... 8 Alcance: .......................................................................................................................................................... 8 Personal que Interviene: ................................................................................................................................. 8 Procedimiento de proceso de pagos en Línea: ................................................................................................ 8 Cuadro de descripción del proceso de Pagos en Línea ................................................................................. 10 Documentos de Referencia: .......................................................................................................................... 11 III. Pagos por Cheque. ................................................................................................................................ 12 VII. Estructura del Manual .......................................................................................................................... 12 Descripción del proceso: .............................................................................................................................. 12 Objetivo del Proceso: ................................................................................................................................... 12 Alcance: ........................................................................................................................................................ 12 Personal que Interviene: ............................................................................................................................... 12 Procedimiento de proceso de elaboración de cheque: .................................................................................. 13 Cuadro de Descripción del Proceso de Elaboración de Cheque ................................................................... 13 Estructura del Manual ....................................................................................................................................... 15 VII. Pagos de Impuestos varios por cheque (Impuesto sobre ventas, Impuesto Sobre la Renta, Impuestos de servicios profesionales y otros) ......................................................................................................................... 15 Descripción del proceso: .............................................................................................................................. 15 Objetivo del Proceso: ................................................................................................................................... 15 Alcance: ........................................................................................................................................................ 15 Personal que Interviene: ............................................................................................................................... 15 Procedimiento: .............................................................................................................................................. 16 Cuadro de descripción del proceso de Pagos de Impuesto ........................................................................... 17 Manual de Procesos y Procedimientos .............................................................................................................. 18 Unidad de Tesorería de pagos de impuestos ...................................................................................................... 18 Documentos de Referencia: .......................................................................................................................... 18 VIII. Emisión de constancias de Retención Realizadas (Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales) .................................................................................................................................... 19 Descripción del proceso: .............................................................................................................................. 19 Objetivo del Proceso: ................................................................................................................................... 19 Alcance: ........................................................................................................................................................ 19 Personal que Interviene: ............................................................................................................................... 20 Procedimiento: .............................................................................................................................................. 20 Documentos de Referencia: .......................................................................................................................... 20 Cuadro de descripción del proceso de emisión de constancias de Retención realizadas .............................. 21

4 de 31

(Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales) ....................................................... 21 Diagrama de flujo del Proceso de Emisión de constancias de Retención Realizadas (Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales)................................................................................... 22 IX. Glosario de Terminos ........................................................................................................................... 23 X. Anexos ...................................................................................................................................................... 25

Presentación

La Unidad de Tesorería; es una dependencia de la Sub Gerencia de Presupuesto, encargada de procedimientos y acciones destinadas a la gestión monetaria a realizar por la Secretaría de Seguridad. Implementando un Sistema de Control Interno a través del Manual de Procesos, se pretende detallar las funciones que se l levan a cabo por la unidad, Con el propósito o fin de buscar y ejercer controles en la aplicación de pagos.

En este manual está plasmado los procesos prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente para todos los funcionarios y empleados de la Institución que les permitirá conocer y evaluar el desarrollo de la unidad.

Presentación La Unidad de Tesorería; es una dependencia de la Sub Gerencia de Presupuesto, encargada de procedimientos y acciones destinadas a la gestión monetaria a realizar por la Secretaría de Seguridad. Implementando un Sistema de Control Interno a través del Manual de Procesos, se pretende detallar las funciones que se llevan a cabo por la unidad, Con el propósito o fin de buscar y ejercer controles en la aplicación de pagos. En este manual está plasmado los procesos prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente para todos los funcionarios y empleados de la Institución que les permitirá conocer y evaluar el desarrollo de la unidad. Generalidades I. Introducción El Manual de Procesos de la Unidad de Tesorería, está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la Secretaría de Seguridad y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y para coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo. Este documento describe los procesos administrativos y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo. Contiene, además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participación de cada una de las áreas involucradas. Sus contenidos aprobados, deben ser de estricto cumplimiento obligatorio de lo establecido en el presente documento, para todo el personal profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará responsabilidad personal y profesional. II. Antecedentes La Unidad de Tesorería de la Secretaría de Seguridad, surgió en el año 2016, cuando se implementó el Sistema Integrado de Gestión (SIG) el 01 de septiembre del 2016. Debido a que en años anteriores cada Dirección Nacional de La Policía Nacional y Gerencia Administrativa tenían sus propios administradores y por ende cada una tenía su propia pagaduría se manejaban los pagos de los cheques y trasferencias bancarias de las cuentas que manejaban cada una de las Direcciones y para llevar un mejor control Administrativo y Financiero de toda la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional de Honduras, se tomó a bien por las máximas autoridades centralizar los pagos tanto de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional con sus diferentes Direcciones Nacionales a una Unidad de Tesorería. La cual manejaría los saldos de las diferentes cuentas bancarias de la institución policial, así mismo realizar pagos por varias modalidades como ser: pago por cheque, transferencias en líneas, pagos ACH, transferencias manuales y transferencias a terceros entre otras. La Unidad de Tesorería realiza los diferentes pagos como ser proveedores, embargos, prestaciones, combustibles, alimentación entre otros. III. Objetivo del Manual El presente Manual de Procesos de la Unidad de Tesorería; tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento al Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de

la Secretaría de Seguridad, con el fin de dotar una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratégico. Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de la unidad, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades de la Secretaría de Seguridad. IV. Justificación del Manual Es importante señalar que los manuales de procesos son la base del Sistema de Calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas en la organización. El manual de procesos de la Unidad de Tesorería, es una herramienta que permite a la Institución, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios. El presente manual pretende dar a conocer los diferentes procesos que realiza la unidad y a la vez que exista un documento completo de fácil entendimiento para cualquier consulta que tenga cualquier persona que quiera estar al tanto de los procedimientos que se realizan en la Unidad de Tesorería.

7 de 31

IV. Justificación del Manual

Es importante señalar que los manuales de procesos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.

El manual de procesos de la Unidad de Tesorería, es una herramienta que permite a la Institución, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de los usuarios.

El presente manual pretende dar a conocer los diferentes proce sos que realiza la unidad, y a la vez que exista un documento completo de fácil entendimiento para cualquier consulta que tenga cualquier persona que quiera estar al tanto de los procedimientos que se realizan en la Unidad de Tesorería. V. Estructura Organizativa Unidad de Tesorería

II. Pagos en Línea VI. Estructura del Manual Descripción del proceso: Pagos Administrativos y Operativos realizados (Pagos en Línea, ACH) Objetivo del Proceso: Realizar todos los pagos administrativos y operativos que tiene la Institución, a fin de cumplir con todas obligaciones pendientes que tiene la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional.

Alcance: La Unidad de Tesorería, se encarga de la ejecución final de los distintos pagos que se realizan a los diferentes proveedores o personas naturales mediante un determinado proceso desde la recepción de la orden de pago hasta efectuar dicho pago al beneficiario final. Personal que Interviene: • Personal de la Unidad de Compras. • Departamento de Nóminas de la Policía Nacional (deducción de sueldos por embargo mensual). • Personal de la Unidad de Contabilidad. • Personal de la Unidad de Revisión y Control. • Gerente Administrativo o el Director de la Unidad Administrativa (Firma de la orden de pago y Cheque). • Personal de la Unidad de Tesorería para su respectivo Procedimiento de proceso de pagos en Línea:

1. Se recibe en la Unidad de Tesorería la Orden de Pago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Administrativo o el Director de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
2. Las auxiliares de tesorería proceden a la elaboración de propuesta de pago por las órdenes de pago Recibidas.
3. Se envía la propuesta de pago al Jefe de la Unidad de Tesorería para su revisión.
4. El Jefe de Tesorería procede a evaluar saldos de las cuentas bancarias para determinar los pagos a realizar.
5. El Jefe de la Unidad procede a realizar la propuesta final de pago para enviar a las auxiliares de Tesorería a realizar la carga de pagos en el sistema SAP.
6. Las auxiliares de Tesorería proceden a cargar en el sistema SAP los pagos.
7. Una vez cargado los pagos en el sistema SAP, se descarga el archivo TXT.
8. El Jefe de la Unidad de Tesorería procede a cargar los pagos al sistema online del Banco Central de Honduras.
9. Una vez cargados los pagos al sistema del Banco Central de Honduras, el Gerente Administrativo procede a autorizar los mismos.
10. Ya efectuados los pagos se procede a adjuntar los comprobantes de pago a cada documento.
11. Se remite la orden de pago con toda su documentación adjunta para su archivo.
12. Fin del procedimiento.

Cuadro de descripción del proceso de Pagos de Línea

10 de 31

Cuadro de descripción del proceso de Pagos en Línea

No. Etapas Objetivo de la etapa Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Ejecucuión en el Sistema Recibir la propuesta final de pagos a realizarse. Propuesta final de Se procede a cargar la propuesta de pago mediante el sistema SAP. 4 horas Auxiliar de tesorería Carga ACH mediante sistema SAP. Ejecucuión en el Sistema Carga de pagos a través del Sistema Central de Honduras. Carga de pagos Se procede a realizar la carga de pagos en el sistema online del Banco Central. 20 minutos Jefe de la Unidad de Tesorería cargados en sistema del 4 Pagos Efectuados Finalizar el proceso de Pagos cargados en sistema del BCH. Gerente Administrativo procede autorizar los pagos en sistema del BCH. 20 minutos Gerente Administrativo Comprobante de pago (carga Envío a: Propuesta de Pago Realizar Ejecución de Orden de Pago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Admón. o el director de la DAFPN. La auxiliar de tesorería procede a elaborar la propuesta de 4 horas Auxiliar de tesorería Propuesta de Jefe de la Unidad de Tesorería. Jefe de la Unidad de Tesorería para revisión. Se adjunta el comprobante de pago a cada documento para ser remitido al Archivo de Contabilidad. FIN PROCEDIMIENTO Gerente Administrativo para autorización de pagos.

11 de 31

Documentos de Referencia: • Orden de Pago con toda su documentación de respaldo.

Manual de Procesos Unidad de Tesorería

CODIGO SEDS-TR-PL-03 Diagrama de flujo del proceso de Pagos en Línea ACH.

Diagrama de Flujo del proceso de Pagos en Línea ACH.

III. Pagos por Cheques VII. Estructura del Manual Descripción del proceso: Pagos Administrativos y Operativos realizados (Pagos por Cheque). Objetivo del Proceso: Realizar todos los pagos administrativos y operativos que tiene la Institución, a fin de cumplir con todas obligaciones pendientes que tiene la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional.

Alcance: La Unidad de Tesorería, se encarga de la ejecución final de los distintos pagos que se realizan a los diferentes proveedores o personas naturales mediante un determinado proceso desde la recepción de la orden de pago hasta efectuar dicho pago al beneficiario final. Personal que Interviene: • Personal de la Unidad de Compras. • Departamento de Nóminas de la Policía Nacional (deducción de sueldos por embargo mensual). • Personal de la Unidad de Contabilidad. • Personal de la Unidad de Revisión y Control. • Gerente Administrativo o el Director de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional (Firma de la orden de pago y Cheque). • Personal de la Unidad de Tesorería para su respectivo pago. Procedimiento de proceso de elaboración de cheque:

1. Se recibe en la Unidad de Tesorería la orden de pago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Administrativo o el Director de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
2. La auxiliar de tesorería procede a la elaboración del cheque.
3. Una vez elaborado el cheque se remite a la Unidad de Revisión y Control.
4. Se recibe el cheque revisado y ya firmado.
5. Se procede a la entrega del cheque al beneficiario final.
6. Se remite el Boucher del cheque y orden de pago para Archivo de la Unidad de Contabilidad.
7. Fin del procedimiento.

13 de 31

Procedimiento de proceso de elaboración de cheque:

1. Se recibe en la Unidad de Tesorería la orden de p ago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Administrativo o el Director de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
2. La auxiliar de tesorería procede a la elaboración del cheque.
3. Una vez elaborado el cheque se remite a la Unidad de Revisión y Control.
4. Se recibe el cheque revisado y ya firmado.
5. Se procede a la entrega del cheque al beneficiario final.
6. Se remite el Boucher del cheque y orden de pago para Archivo de la Unidad de Contabilidad.
7. Fin del procedimiento.

Cuadro de Descripción del Proceso de Elaboración de Cheque

No. Etapas Objetivo de la etapa Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío a: 1 Cheque emitido Realizar la elaboración de un cheque. Orden de Pago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Admón. o el director de la DAFPN. La auxiliar de tesorería procede a la elaboración del cheque. 30 minutos Auxiliar de tesorería Cheque emitido Unidad de Revisión y Control. Entrega Cheque Recepción del cheque revisado y firmado por parte de la Gerencia o la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Cheque Firmado. Entrega del cheque al beneficiario final. 1 día Auxiliar de tesorería Cheque Boucher de cheque y orden de pago enviado para Archivo de Contabilidad. FIN PROCEDIMIENTO

14 de 31

Manual de Procesos Unidad de Tesorería

CODIGO SEDS-TR-PL-05 Diagrama de flujo del proceso de Pagos por Cheque.

14 de 31

Manual de Procesos Unidad de Tesorería

CODIGO SEDS-TR-PL-05 Diagrama de flujo del proceso de Pagos por Cheque.

Estructura del Manual VII. Pagos de Impuestos varios por cheque (impuesto sobre ventas, Impuesto Sobre la Renta, Impuestos de Servicios Profesionales y otros) Descripción del proceso: Pagos de Impuesto de Sobre Ventas y Rentas, por el valor retenido de los pagos efectuados a proveedores y Consultores de la Policía Nacional y la Secretaría de Seguridad, este cumplimiento se desarrolla mediante el Sistema de Administración de Rentas (SAR). Objetivo del Proceso: Realizar todos los pagos correspondientes de impuestos de la SEDS y de la Policía Nacional de forma mensual, a fin de cumplir con todas las obligaciones tributarias que exige el Sistema de Administración de Rentas (SAR). Alcance: La Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad, en la Unidad de Tesorería es el encargado de realizar todos los pagos correspondientes de los impuestos mensuales retenidos de los distintos proveedores y Consultores. Personal que Interviene: • Personal de la Unidad de Contabilidad. • Personal de Subgerencia de Presupuesto. • Personal de la Unidad de Revisión y Control. • Gerente Administrativo o el Director de Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional (Firma de la orden de pago y Cheque). • Personal de la Unidad de Tesorería para su respectivo pago. Procedimiento:

1. Se recibe la orden de pago revisada y firmada para proceder a la elaboración del cheque.
2. Las auxiliares de tesorería elaboran los cheques de Impuesto sobre Ventas o Rentas.
3. Una vez elaborado los cheques se remiten a la Revisión y Control.
4. Se reciben los cheques revisados y firmados.
5. Luego el Jefe de Tesorería procede a firmar los formularios de la SAR llenados por la Unidad de Contabilidad.
6. Una vez completado los formularios se llevan los cheques a pagar al Banco Lafise por personal de la Unidad de Contabilidad, Sub Gerencia de Recursos Materiales o Unidad de Tesorería.
7. Ya pagados los cheques, a través del personal de la Unidad de Contabilidad se ingresa a la plataforma DET-LIVE de la SAR para registrar los pagos efectuados en Banco Lafise.
8. El Servicio de Administración de Rentas (SAR) mediante la plataforma DET-LIVE genera un documento de acuse de recibo electrónico.
9. Se adjunta el acuse de recibo electrónico a cada pago para remitirlo para su archivo.
10. Fin del procedimiento.

Cuadro de descripción del proceso de Pagos de Impuesto

17 de 31

Cuadro de descripción del proceso de Pagos de Impuesto

No. Etapas Objetivo de la etapa Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: Cheque emitido de ISV ó ISR Unidad de Revisión y Control. Firma de formulario de la SAR Recibir el cheque revisado y firmado por parte de la Gerencia o la Unidad Administrativa Cheque Firmado y revisado. El jefe de Tesorería procede a firmar los formularios de la SAR llenados por la Unidad de Contabilidad. Jefe de la Unidad de Tesorería. Formulario de la SAR completado Cheque de Impuestos de la Renta y Elaborar cheque de pagos de Impuestos (Venta y Renta) que será presentado a el Orden de Pago revisada por La Unidad de Revisión y Control y firmada por el Gerente Admón. o el director de la DAFPN. La auxiliar de tesorería procede a la elaboración del cheque. 1 día Auxiliar de tesorería Banco Lafise Ingreso a plataforma DETLIVE. Recibir Cheques pagados que fueron pagados en Banco Lafise Comprobantes de pago de Lafise. A través del personal de la Unidad de Contabilidad se ingresa a la plataforma DETLIVE de la SAR para registrar los pagos efectuados en Banco Lafise. Jefe de la Unidad de Tesorería. Sistema de la SAR genera documento de Acuse de Recibo Electrónico Envío de documentación a Archivo. FIN DE PROCEDIMIENTO.

18 de 31

Documentos de Referencia: • Orden de Pago con toda su documentación adjunta. • Formulario de la SAR. • Comprobante de pago de la SAR.

Manual de Procesos y Procedimientos Unidad de Tesorería de pagos de impuestos

CODIGO SEDS-TR-PL-07 Unidad de Tesorería de pagos de impuestos

VIII. Estructura del Manual VIII. Emisión de constancias de Retención Realizadas (Constancias del Impuesto Sobre Ventas y de Servicios Profesionales) Descripción del proceso: Emisión de Constancia de Retención de Impuesto Sobre Ventas y Rentas, de los pagos efectuados a los proveedores y consultores efectuados mensualmente. El pagador en este caso la Secretaría de Seguridad es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al prestador del servicio un porcentaje del importe total de los servicios (15% proveedores o 12.5% personas naturales) que figura en la factura o en la nómina ya que es el proceso de dar cumplimiento a las obligaciones tributarias. Objetivo del Proceso: Realizar la Emisión de las Constancias de Retención de Impuesto Sobre Ventas y Rentas.

Alcance: La Unidad de Tesorería es el encargado de la emisión de las Constancias de Retención de Impuestos y es deber de la Unidad de Tesorería entregar este documento a los proveedores y Consultores, para ellos hacer su respectiva declaración en el Sistema de Administración de Rentas (SAR). La constancia de retención se emite ya que es un concepto fiscal que implica la garantía del pago de una obligación tributaria en la SAR. Personal que Interviene: • Personal de la Unidad de Tesorería para emisión de Constancia de Retención. Procedimiento:

1. Factura ya contabilizada en el sistema SAP.
2. Las auxiliares de tesorería proceden a generar la emisión de la Constancia de Retención en el sistema
3. Una vez generada la constancia de Retención, dicha constancia la firma y la sella el jefe de la Unidad de Tesorería.
4. Firmada y sellada la retención se procede a entregar al beneficiario que la solicitó.
5. Fin del proceso. Documentos de Referencia: • Factura contabilizada en sistema SAP. Cuadro de descripción del proceso de emisión de constancias de Retención realizadas (Constancias del Impuesto Sobre Ventas y de Servicios Profesionales)

21 de 31

Cuadro de descripción del proceso de emisión de constancias de Retención realizadas (Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales)

No. Etapas Objetivo de la etapa Insumo Actividad Tie mpo Responsable Producto Envío a: Emisión de Constancia Retención Emitir Constancia Retención. Factura ya contabiliza sistema La auxiliar de tesorería procede a la emisión de Constancia Retención. 5 minutos Auxiliar de tesorería Constancia Retención. Firma Jefe de la Unidad de Tesorería. Entrega de Constancia Retención Generar Constancia Retención firmada y sellada por la Unidad Tesorería. Constancia Retención Firmada y sellada. Entrega de Constancia Retención. 5 minutos Auxiliar de tesorería Constancia Retención firmada. Entrega beneficiario final. FIN DEL PROCEDIMIENTO

22 de 31

Manual de Procesos Unidad de Tesorería CODIGO SEDS-TR-PL-09 Diagrama de flujo del Proceso de Emisión de constancias de Retención Realizadas (Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales)

22 de 31

Manual de Procesos Unidad de Tesorería CODIGO SEDS-TR-PL-09 Diagrama de flujo del Proceso de Emisión de constancias de Retención Realizadas (Constancias del Impuesto Sobre ventas y de Servicios Profesionales) IX. Glosario de Términos • Orden de Pago: Es un documento el cual respalda por escrito el pago a un tercero que ha brindado un producto o servicio a la institución. • Propuesta de Pago: Se usa diariamente en la Unidad de Tesorería para registrar todos los distintos pagos que se han recibido en la Unidad y así llevar un control detallado de los desembolsos que se van efectuar. • Cheque: Es una orden de pago librada contra un banco que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide. El cheque se utiliza como medio de pago, reemplaza al dinero en efectivo, permitiendo a una persona realizar una extracción de dinero de una cuenta, sin necesidad de ser el titular de la misma. • Sistema SAP: El sistema SAP es un sistema informático integrado de gestión empresarial diseñado para modelar y automatizar las diferentes áreas de la empresa y la administración de sus recursos. El nombre del sistema SAP representan las siglas en alemán Systeme Anwendungen und Produkte que significa en español ‹sistemas, aplicaciones y productos›. (Graus, 2016). • Sistema SIG: Sistema Integrado de Gestión, se implementó en la institución en el 2016 para llevar un mejor control y transparencia en Institución policial. • Pagos en Línea: Es la herramienta que se utiliza a través del sistema de pagos online del Banco Central, para realizar el desembolso a cada uno de los proveedores o personas naturales que han brindado algún producto o servicio a la institución. • Comprobante de pago (Carga de pago): Es el documento que respalda la liquidación de cada uno de las transacciones realizadas la cual de adjunta a cada orden de pago una vez ejecutado el proceso. • Plataforma DET LIVE: Es una aplicación que responde a los avances tecnológicos facilitando la contribuyente la elaboración y presentación de la Declaraciones Juradas, así como otros documentos fiscales, manteniendo interacción con la administración Tributaria a través de la conexión a internet en la página web institucional ingresando a la opción DET LIVE.

25 de 31

X. Anexos

Orden de Pago

26 de 31

Cheque

X. ANEXOS Orden de Pago

Comprobante de Pagos del BCH

Comprobante de Pagos del BCH

Propuesta de Pagos

Constancia de Retención de impuestos

Acuse de recibo electrónico de la Sar

Declaración mensual de Retenciones

SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLIQUESE.

RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad

LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLIQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad ACUERDO NÚMERO 2302-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el Artículo 33 de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numeral

1. y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, entre otras las de orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos”. CONSIDERANDO: Que el Artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARÍA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de

Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022 y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Para dar cumplimiento a lo precedente, el Sistema Integrado de Gestion SIG de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas en los procesos de la administración pública, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos del Sistema Integrado SIG de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad: MANUAL DE PROCESOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

• SEDS: Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. • SIG: Sistema Integrado de Gestión. • UDEP: Unidad Departamental de Prevención. • UMEP: Unidad Metropolitana de Prevención. • SAP: Sistemas Aplicaciones y Productos. • ERP: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning). • BPM: Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) • TX: transacción. • SI: Sistema de Información. • PN: Policía Nacional. • SOLPED: Solicitud de Pedido. • DNI: Documento Nacional de Identidad • No: Número. • VO.BO.: Visto Bueno • G.A.: Gerencia Administrativa. • DICSPS: Dirección de Control de Servicios Privados de Seguridad.

4 de 47

Tabla de Contenido I. Generalidades .................................................................................................................. 2 1.1 Introducción ............................................................................................................ 2 1.2 Antecedentes ........................................................................................................... 2 1.3 Objetivo del Manual ............................................................................................... 3 1.4 Justificación del Manual ......................................................................................... 3 1.5 Organigrama del Departamento .............................................................................. 4 ....................................................................................................................................... 4 II. MPP-SIG-01-01: Creación de Número de Equipo para un Vehículo ............................. 5 2.1 Identificación del proceso ....................................................................................... 5 2.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................... 5 2.3 Alcance ................................................................................................................... 5 2.4 Involucrados/participantes ...................................................................................... 5 2.5 Redacción del Proceso ............................................................................................ 5 2.6 Secuencia de Actividades ....................................................................................... 6 2.7 Documentos de Referencia ..................................................................................... 7 2.8 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................... 8 III. MPP-SIG-01-02: Proceso de Solicitud de Creación/Modificación de Centro Logístico y Almacén ............................................................................................................... 9 3.1 Identificación del proceso ....................................................................................... 9 3.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................... 9 3.3 Alcance ................................................................................................................... 9 3.4 Involucrados/participantes ...................................................................................... 9 3.5 Redacción del Proceso .......................................................................................... 10 3.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 11 3.7 Documentos de Referencia ................................................................................... 11 3.8 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 12 IV. MPP-SIG-01-03: Creación/Modificación de Usuarios SIG. ..................................... 13 4.1 Identificación del proceso: .................................................................................... 13

4.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 13 4.3 Alcance ................................................................................................................. 13 4.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 13

5 de 47

4.5 Redacción del Proceso .......................................................................................... 14 4.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 14 4.7 Documentos de Referencia ................................................................................... 15 4.8 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 16 V. MPP-SIG-01-04: Desarrollo de nuevos sistemas informáticos..................................... 17 5.1 Identificación del proceso ..................................................................................... 17 5.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 17 5.3 Alcance ................................................................................................................. 17 5.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 17 5.5 Redacción del proceso .......................................................................................... 17 5.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 19 5.7 Documentos de Referencia ................................................................................... 19 5.8 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 20 VI. MPP-SIG-01-05: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet ................ 21 6.1 Identificación del proceso ..................................................................................... 21 6.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 21 6.3 Alcance ................................................................................................................. 21 6.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 21 6.5 Redacción del Proceso .......................................................................................... 22 6.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 23 6.7 Documentos de Referencia ................................................................................... 23 6.8 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 24 VII. MPP-SIG-01-06: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de Negocios en FileNet. ............................................................................................................ 25 7.1 Identificación del proceso: .................................................................................... 25 7.2 Objetivo del proceso ............................................................................................. 25 7.3 Alcance ................................................................................................................. 25 7.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 25 7.5 Redacción del Proceso .......................................................................................... 26 7.6 Secuencia de actividades....................................................................................... 27 7.7 Documentos de referencia..................................................................................... 28 7.8 Diagrama del flujo del proceso ............................................................................. 29 VIII. MPP-SIG-01-07: Creación de Correo Electrónico Institucional ............................... 30 8.1 Identificación del proceso ..................................................................................... 30

6 de 47

8.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 30 8.3 Alcance ................................................................................................................. 30 8.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 30 8.5 Redacción del Proceso .......................................................................................... 31 8.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 31 8.7 Documentos de Referencia ................................................................................... 32 8.8 Diagrama de Flujo del proceso. ............................................................................ 33 IX. MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para abastecimiento de combustible .............. 34 9.1 Identificación del proceso ..................................................................................... 34 9.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 34 9.3 Alcance ................................................................................................................. 34 9.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 34 9.5 Resumen del Proceso ............................................................................................ 34 9.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 36 9.7 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 37 9.8 Documentos de Referencia ................................................................................... 38 X. Glosario ......................................................................................................................... 39

7 de 47

Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1: Organigrama del SIG .............................................................................. 4 Ilustración 2: Diagrama de creación de número de equipo para un vehículo ............... 8 Ilustración 3: Proceso de solicitud de creación/modificación de centro logístico y almacén ....................................................................................................................... 12 Ilustración 4: Diagrama de creación/modificación de usuarios SIG. ......................... 16 Ilustración 5 Diagrama de proceso para el desarrollo de nuevos sistemas informáticos20 Ilustración 6: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet. ....................... 24 FileNet......................................................................................................................... 29 Ilustración 8: Diagrama del proceso correo institucional. .......................................... 33 Ilustración 9: Diagrama proceso de solicitud de tarjeta de combustible unidades ..... 37

Presentación

La visión de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, se define de la siguiente manera: “Para el año 2030, seremos una institución profesional, confiable y respetada que garantice las condiciones de seguridad para que las personas convivan en un ambiente de paz, libertar y desarrollo que posicione a nuestro país entre los más seguros de Latinoamérica”, dándole un norte a sus quehaceres ante la nación. Estratégicamente, la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, ha logrado adoptar las mejores prácticas en sus labores a través del Sistema Integrado de Gestión (SIG). A su vez, tiene a disposición las herramientas tecnológicas necesarias para llevar a cabo de manera oportuna, eficiente y transparente las diligencias administrativas, que soportan el mantenimiento y restablecimiento del orden público, la prevención, investigación y combate de los delitos, faltas e infracciones y otros objetivos que se encuentran enmarcados en beneficio de la Seguridad Ciudadana.

I. Generalidades 1.1 Introducción El presente instrumento, describe los procesos administrativos desarrollados en la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, a través del Departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). Principalmente, aquellos relacionados de manera directa o indirecta con soluciones informáticas implementadas en consonancia con el fortalecimiento institucional en la gestión administrativa. 1.2 Antecedentes Para el año 2015 la Secretaría de Seguridad, presentaba obsolescencia en sus procesos, controles y tecnología, enfrentándose principalmente a las siguientes situaciones: a) Información desactualizada, disgregada y centralizada en unas pocas personas que eran indispensables donde se dependía de la disponibilidad de estas para revisar y proporcionar los datos solicitados. b) Capacidades limitadas para ejecutar reportes personalizados debido a la falta de procesos definidos, desintegrados y desvinculados. c) La elaboración de informes era tardía, por lo que la toma de decisiones resultaba ineficaz y poco oportuna. d) Existía una cantidad significante de trabajo manual y duplicación de esfuerzos en procesos básicos. e) Los sistemas operacionales y financieros no estaban integrados impidiendo obtener datos oportunos y precisos. f) Y los tiempos de respuesta eran excesivos en la realización de tareas diarias. g) La contabilidad a nivel de Policía Nacional era manejada en programas básicos como Excel y Fox Pro del

año 1998 para el pago de nómina. h) No se aprovechaban las herramientas tecnológicas disponibles en el mercado. Dichas situaciones evidenciaron la imperante necesidad de modernizar, actualizar y optimizar el sistema administrativo de la Secretaría de Seguridad; por consiguiente, según Acuerdo Ejecutivo No.264-2019, artículo 26 del Reglamento General de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional, se establece que el Sistema Integrado de Gestión forma parte de la dirección y supervisión de la Gerencia Administrativa, confiriendo la responsabilidad de. “Consolidar los Recursos Humanos, Logísticos, y Financieros para su debido control, con el propósito de transparentar y eficientar todos los procesos administrativos de la institución”. A través de la adquisición e implementación de herramientas tecnológicas confiables y seguras por parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Se ha logrado obtener resultados en los siguientes aspectos: a) Modernización, simplificación y estandarización de los procesos. b) Minimizar las interrupciones y maximizar la productividad. c) Eliminar la duplicidad de funciones y esfuerzos. d) Fortalecimiento de los mecanismos de control interno, registro y monitoreo. e) Consolidación de la información de la fuerza laboral. f) Generación de información precisa, oportuna y actualizada en tiempo real. g) Mantenimiento del flujo ininterrumpido de información. h) Ejecución y seguimiento al Plan de Mejora elaborado en cumplimiento del Convenio de Transparencia, para la optimización de los procesos de gestión de resultados, talento humano y compras y contrataciones, a través de la sistematización. 1.3 Objetivo del Manual Estandarizar los procesos y procedimientos desarrollados a través del departamento Sistema Integrado de Gestión, mediante la aplicación de buenas prácticas, en beneficio de una correcta administración y ejecución de los recursos. 1.4 Justificación del Manual A pesar de los esfuerzos realizados, se ha identificado la imperante necesidad de definir procesos y procedimientos estandarizados, que permitan tanto a usuarios técnicos como funcionales, maximizar el aprovechando de los recursos institucionales. Asimismo, contribuir con la institucionalización de un modelo enfocado a la gestión por resultados.

1.5 Organigrama del Departamento

Ilustración 1: Organigrama del SIG

Secretaría de

en el Despacho

Segurida

Gerencia Administrativ

Sistema

Recursos Empresariale

Gestión Documental y Proceso

Gestión de

Infraestructura

Desarroll

Recursos

Contabilidad y Finanza

Logística

Ingreso

Activos Fijos

Compras y Almacene

Análisis, Diseño e Implementación

Softwar

Hardware y Mantenimiento

Infraestructur

Gestión de

Electrónico Instituciona

Manual de Procesos y Procedimientos II. MPP-SIG-01-01: Creación de Número de Equipo para un Vehículo 2.1 Identificación del Proceso MPP-SIG-01-01: Creación de Número de Equipo para un Vehículo. 2.2 Objetivo del Proceso Establecer un adecuado control interno en lo referente a la flota vehicular de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional, permitiendo la obtención de información oportuna y consistente para la toma de decisiones. 2.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras, asimismo a todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 2.4 Involucrados/Participantes • Dirección de Logística de la Policía Nacional. • Usuario Funcional del Departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 2.5 Redacción del Proceso El proceso inicia en la Dirección de Logística con la solicitud de la creación del número de equipo vía correo electrónico al Sistema Integrado de Gestión; el usuario funcional procede a validar que se haya remitido el número de activo fijo y copia de factura, de no contar con los mismos se notifica a la Dirección de Logística para que pueda remitirla. Una vez se cuenta con la documentación necesaria, se procede con la actualización del activo fijo en el Sistema SAP, seguidamente se crea el número de equipo y se remite vía correo electrónico a la Dirección de Logística. A su vez, procede a elaborar la boleta de circulación y entrega el vehículo a la Unidad de Asignación. Finalmente, el departamento Sistema Integrado de Gestión procede a instalar la viñeta con el número de equipo y se actualiza el nombre del conductor en el Sistema SAP.

Una vez se cuenta con la documentación necesaria, se procede con la actualización del activo fijo en el Sistema SAP, seguidamente se crea el número de equipo y se remite vía correo electrónico a la Dirección de Logística. A su vez, procede a elaborar la boleta de circulación y entrega el vehículo a la Unidad de Asignación. Finalmente, el departamento Sistema Integrado de Gestión procede a instalar la viñeta con el número de equipo y se actualiza el nombre del conductor en el Sistema SAP.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-01 Manual de Procesos y Procedimientos

 Repositorio de conocimiento para usuarios SIG

2.8 Diagrama de Flujo del proceso

Ilustración 2: Diagrama de creación de número de equipo para un vehículo

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG- 01-02 Manual de Procesos y Procedimientos

III. MPP-SIG-01-02: Proceso de Solicitud de Creación/ Modificación de Centro Logístico y Almacén 3.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-02: Proceso de Solicitud de Creación/ Modificación de Centro Logístico y Almacén. 3.2 Objetivo del Proceso Determinar Centros Logísticos, Almacenes de Materiales, Armas y Municiones, Alimentos, entre otros; de manera estandarizada y proporcionar a los funcionarios de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad las herramientas necesarias para fortalecer la gestión administrativa de los recursos materiales a disposición de las direcciones y unidades policiales. A través del uso de buenas prácticas, para garantizar la transparencia y rendición de cuentas a entes auditores internos y externos. 3.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 3.4 Involucrados/participantes • Gerente Administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. • Usuario funcional del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 3.5 Redacción del Proceso La Dirección/Unidad Policial solicita mediante oficio a la Gerencia Administrativa, la creación o modificación de centro y/o almacenes logísticos; ésta remite la solicitud al departamento SIG, donde se determina si el requerimiento es procedente. En caso afirmativo, el usuario funcional procede a crear el solicitante de acuerdo al nombre oficial de la Dirección/Unidad, prosigue a realizar la creación del centro de acuerdo al mismo. Finalmente, se remite mediante oficio el código de solicitante, centro, almacén y lista de materiales extendidos a la Dirección/Unidad policial solicitante. Por otro lado, en caso que la solicitud no sea procedente; el departamento SIG proceda a remitir oficio especificando la causa del desistimiento de la solicitud y/o la corrección en caso que se aplicable.

3.6 Secuencia de Actividades

3.7 Documentos de Referencia • Catálogo de maestro de materiales (TX MM60) • Organigrama de la SEDS • Organigrama de la PN • Ley orgánica de la SEDS y PN

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG- 01-02 Manual de Procesos y Procedimientos

3.8Diagrama de Flijo del proceso

Ilustración 3: Proceso de solicitud de creación/modificación de centro logístico y almacén

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-02 Manual de Procesos y Procedimientos

IV. MPP-SIG-01-03: Creación/Modificación de Usuarios SIG. 4.1 Identificación del proceso: MPP-SIG-01-03: Creación/modificación de Usuarios 4.2 Objetivo del Proceso Efectuar la creación y/o modificación de usuarios para operar el Sistema SAP ERP, considerando roles y perfiles de acuerdo a las competencias asociadas al puesto que desempeña el funcionario. 4.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 4.4 Involucrados/participantes • Direcciones/Unidades de la Policía Nacional y • Gerencia Administrativa. • Usuario técnico del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 3.8 Diagramas de Flujo del proceso

4.5 Redacción del Proceso El proceso comienza con la solicitud para crear o modificar un usuario, por parte de la Dirección o Unidad de la Policía Nacional o de la SEDS, acorde a las necesidades que presente.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03

Notificac Notificar a la unidad solicitante la creación/modificación del usuario Usuario creado/modi ficado Remite oficio 2 días Usuario técnico departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Oficio de notificació Unidad solicitante FIN DEL PROCEDIMIENTO

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03 Documentos de Referencia

Organigrama de la SEDS y PN

Ley orgánica de la SEDS y PN.

Sistema Integrado de Gestión (SIG)

4.9 Diagrama de Flujo del proceso

Ilustración 4: Diagrama de creación/modificación de usuarios SIG.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03

V. MPP-SIG-01-04: Desarrollo de nuevos sistemas informáticos 5.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-04: Desarrollo de nuevos sistemas informáticos 5.2 Objetivo del Proceso Implementar nuevas soluciones informáticas para fortalecer los procesos administrativos, de acuerdo a necesidades específicas del/los solicitantes. 5.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 5.4 Involucrados/participantes • Direcciones/Unidades de la Policía Nacional y • Gerencia Administrativa. • Encargado de Sistema Integrado de Gestión. • Programador de sistemas. 5.5 Redacción del proceso Inicialmente, la Dirección/Unidad o departamento solicitante, envía una solicitud a la Gerencias Administrativa sobre el proceso que desea automatizar, ésta remite el requerimiento al departamento SIG para que determine si el requerimiento es procedente; en caso afirmativo, el programador de sistemas procede a levantar los requerimientos entrevistando a los futuros usuarios finales, a partir de ello inicia a modelar la estructura de la base de datos; una vez concluido procede a diseñar los prototipos de la interfaz gráfica de usuario.

Una vez concluida la etapa de análisis y diseño, se procede a desarrollar el código fuente del software con el lenguaje de programación más conveniente de acuerdo a la naturaleza del requerimiento. Posteriormente, se procede a realizar pruebas unitarias para identificar incidencias relacionadas a funcionalidad técnicas y validaciones; al concluir, se realizan pruebas integrales junto con el/los solicitantes para identificar incidencias relacionadas al funcionamiento del software. En caso de no existir incidencias respecto a la funcionalidad, el solicitante procederá a firmar el acta de aceptación del proyecto, dando fe que el software desarrollado cumple con el alcance definido. Por otro lado, en caso de identificar incidencias, el programador de sistemas procede nuevamente a la actividad de desarrollo de código fuente y actividades subsiguientes.

Finalmente, el departamento SIG designa al programador de sistemas a realizar monitoreo y soporte técnico a usuarios finales, así como, verificar el rendimiento, disponibilidad y consistencia de la información; para determinar si el software efectivamente fortalece el proceso administrativo en cuestión.

5.6 Secuencia de Actividades

5.7 Documentos de Referencia • Casos de negocio similares. • Documentación del lenguaje de programación utilizado.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-04 Manual de Procesos y Procedimientos

5.8 Diagrama de Flujo del proceso

Ilustración 5 Diagrama de proceso para el desarrollo de nuevos sistemas informáticos

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-04 Manual de Procesos y Procedimientos

VI. MPP-SIG-01-05: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet 6.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-05: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet.

6.2 Objetivo del Proceso Establecer un mecanismo de registro, control y validación de cuentas de usuarios que se crean a nivel de sistema FileNet. 6.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 6.4 Involucrados/participantes Departamentos/Unidades que intervienen en el proceso: • Secretario General de SEDS. • Director de DICSPS. • Jefe Dirección Legal de SEDS. • Gerente Administrativo de SEDS. • Usuario funcional y técnico del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

6.5 Redacción del Proceso

▪ El proceso inicia con una necesidad de la dirección, departamento o unidad de gestionar de manera digital los procesos internos. Al momento del ingreso de nuevo personal sin acceso al sistema, se procede a solicitar de manera formal la creación de usuario único, definiendo que accesos, permisos o roles tendrá éste para su uso. La solicitud es enviada a Gerencia Administrativa para que sea evaluada y dar el visto bueno para enviarlo al Sistema Integrad de Gestión (SIG). ▪ Con el visto bueno, continúa el proceso enviando la nota formal hacia el Sistema Integrado de Gestión (SIG). Si procede la solicitud, el Sistema Integrado de Gestión (SIG) valida existencia de licencias de usuario, validar la no existencia de duplicidad de nombres, procediendo a crear el usuario con su respectiva contraseña. ▪ Al momento de tener creado el usuario, se procede a notificar a la Dirección, departamento o unidad solicitante las credenciales del usuario para ingresar al sistema. El usuario ingresa al sistema, dando de ahora en adelante soporte técnico a este mientras sea vigente. Si la solicitud no procede se responde la nota, justificando el motivo del rechazo.

Políticas de uso de FILENET.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-05 Manual de Procesos y Procedimientos

6.8 Diagrama de Flujo del proceso

Ilustración 6: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-05 Manual de Procesos y Procedimientos

VII. MPP-SIG-01-06: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de Negocios en FileNet. 7.1 Identificación del proceso: MPP-SIG-01-06: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de Negocios en FileNet 7.2 Objetivo del proceso Establecer eficientes procesos de negocios, tales como: ejecución, aprobación y documentación de cada etapa, para que los resultados finales sean idóneos y tenga valor para la institución. 7.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 7.4 Involucrados/participantes • Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad (SEDS) • Dirección Nacional de la Policía Nacional (PN) • Gerencia Administrativa de SEDS • Sistema Integrado de Gestión (SIG) 7.5 Redacción del Proceso • El proceso, en su etapa inicial, nace con la necesidad de automatizar los procesos internos de la dirección, departamento o unidad para gestionar a nivel digital sus recursos. Se elabora un documento formal de solicitud donde se propone la necesidad de automatizar procesos de gestión, con la finalidad de continuar con requerimientos técnicos. Se envía la solicitud a Gerencia Administrativa para ser evaluada. Con el visto bueno del gerente administrativo se remite al Sistema Integrado de Gestión (SIG). • El Sistema Integrado de Gestión (SIG) analiza los requerimientos solicitados en el documento formal. En este momento se define si el proyecto de creación de proceso es viable o no en el sistema FileNet, de acuerdo a los requerimientos. Se responde la nota notificando la aprobación del requerimiento, al mismo tiempo que se definen las actividades siguientes. Si el proyecto de automatización de proceso no es viable se responde la nota justificando el rechazo, documentando y rechazando la misma. • Al ser viable la creación del proceso se procede a definir los requerimientos técnicos en conjunto con la dirección, departamento o unidad solicitante con el objetivo de plasmar en papel una solución técnica para realizar el proceso de negocio. • Al tener los requerimientos técnicos se procede al análisis y diseño. En esta instancia, el usuario técnico diseña o elabora el diagrama de flujo del proceso para obtener una idea más clara de las definiciones requeridas por el solicitante. Al tener el diagrama de proceso se procede al desarrollo del BPM a nivel de sistema, se parametrizan las etapas; se modela el diagrama; se integran los periodos de prueba para publicar el proceso antes de enviarlo a producción. Se verifican los procesos en el sistema con personal de la dirección, departamento o unidad que hizo la solicitud; se ajustan datos en las etapas. En este instante se hacen modificaciones al proceso según pruebas con el usuario funcional y técnico. Cuando ya se han realizado pruebas y se han modificados las etapas necesarias del proceso se procede a implementar a nivel de producción. • Como última etapa se documentan las etapas de desarrollo e implementación, se generan manuales de usuarios y posteriormente se le da soporte a todo el conjunto que involucra este proyecto.

en las etapas. En este instante se hacen modificaciones al proceso según pruebas con el usuario funcional y técnico. Cuando ya se han realizado pruebas y se han modificados las etapas necesarias del proceso se procede a implementar a nivel de producción. • Como última etapa se documentan las etapas de desarrollo e implementación, se generan manuales de usuarios y posteriormente se le da soporte a todo el conjunto que involucra este proyecto.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-06 Manual de Procesos y Procedimientos

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-06 Manual de Procesos y Procedimientos

VIII. MPP-SIG-01-07: Creación de Correo Electrónico Institucional 8.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-07: Creación de correo electrónico institucional 8.2 Objetivo del Proceso Proporcionar a los funcionarios de la Secretaría de Seguridad un medio de comunicación formal, para transmisión y difusión de información a nivel interno y externo de la institución. 8.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 8.4 Involucrados/participantes • Solicitante • Gerencia Administrativa

7.8 Diagrama del flujo del proceso

Ilustración 7: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de negocios en FileNet.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-06 Manual de Procesos y Procedimientos

• Encargado Sistema Integrado de Gestión • Usuario técnico • Usuario final

8.5 Redacción del Proceso El solicitante realiza solicitud de creación de correo electrónico personal o de uso común a la Gerencia Administrativa, ésta remite el requerimiento al departamento SIG; una vez recibido, se procede a verificar la disponibilidad de licencias para determinar si el trámite el procedente o retenido. En caso de existir disponibilidad de licencia, se procede a crear la cuenta de correo electrónico conforme a los parámetros establecidos y se remiten las credenciales de acceso a la cuenta.

8.5 Redacción del Proceso El solicitante realiza solicitud de creación de correo electrónico personal o de uso común a la Gerencia Administrativa, ésta remite el requerimiento al departamento SIG; una vez recibido, se procede a verificar la disponibilidad de licencias para determinar si el tramite el procedente o retenido.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-07 Manual de Procesos y Procedimientos 8.7 Documentos de Referencia • Documentación para administradores de MS Office 365 • Estructura organizativa SEDS y PN

8.9 Diagrama de Flujo del proceso.

Ilustración 8: Diagrama del proceso correo institucional.

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-07 Manual de Procesos y Procedimientos

IX. MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para abastecimiento de combustible 9.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para abastecimiento de combustible 9.2 Objetivo del Proceso Crear tarjeta parametrizada para controlar el abastecimiento de combustible de la flota vehicular. 9.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 9.4 Involucrados/participantes • Gerente Administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. • Usuario funcional del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). • Proveedor. 9.5 Resumen del Proceso El procedimiento inicia con la necesidad de un departamento de abastecer combustible a las unidades, ya sean operativas o de servicio administrativo, la cual labora una solicitud mediante un oficio a la unidad correspondiente si es la P.N será a la Dirección de Logística y si pertenece a la parte administrativa a la Subgerencia de Recursos Materiales. • La solicitud deberá ser remitida a la Gerencia Administrativa para su aprobación y da Vo.Bo. • Posteriormente la validación por parte del SIG si la solicitud procede o no procede, si procede continua con el proceso si no procede fin de proceso. • Con las validaciones respectivas aprobadas se solicita al proveedor la tarjeta magnética por medio de correo electrónico. • Cuando se recibe la tarjeta el departamento del SIG realiza la entrega al solicitante por medio de un acta la cual es firmada de recibida.

9.6 Secuencia de Actividades

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-08 Manual de Procesos y Procedimientos

9.7 Diagrama de Flujo del proceso

Ilustración 9: Diagrama proceso de solicitud de tarjeta de combustible unidades

Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-08 Manual de Procesos y Procedimientos

9.8 Documentos de Referencia • Contrato de suministro de combustible mediante tarjeta • Manual de procedimiento para el abastecimiento de combustible y su liquidación, bajo la modalidad de tarjeta. • Presupuesto asignado a la Dirección/Unidad • Estructura organizativa SEDS y PN

X. Glosario • VEHÍCULOS ORGÁNICOS : Aquellos vehículos adquiridos con fondos presupuestarios asignados a la Secretaría de Seguridad. • FILENET: Es una solución de gestión de contenido y procesos empresariales (BPM) que estructura la información y la proyecta en procesos para hacer más flexible y fácil de digerir toda información que sale y entra a la institución. • OFICIO: Carta o documento en que se pide algo de manera oficial interno de la SEDS y PN. CENTRO LOGÍSTICOS: Clave que identifica un centro de forma unívoca. ALMACENES: Es un área que incluye funciones de almacenamiento y distribución de mercancía SIG: Sistema Integrado de Gestión. TX: Transacción para realizar una actividad específica.

TX MM60: Catálogo de maestro de materiales. DOMINIO: Un dominio de internet es un nombre único que identifica a una sub área de Internet. SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

REPÚBLICA DE HONDURAS - TEGUCIGALPA, M. D. C., 14 DE ENERO DEL 2023 No. 36,129

Sección “B”

CERTIFICACIÓN El suscrito Oficial Jurídico de Secretaría General, de la Secretaría de Estado en Los Despachos de Gobernación, Justicia y Descentralización. CERTIFICA; La Resolución que literalmente dice: “RESOLUCIÓN No. 1018-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE GOBERNACIÓN JUSTICIA Y DESCENTRALIZACIÓN, Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, cuatro de agosto del año dos, mil veintidós. VISTA: Para resolver la solicitud presentada al Poder Ejecutivo, por medio de esta Secretaría de Estado, en fecha veinte de abril del año dos mil veintidós, misma que corre a Expediente No. PJ-20042022-254, por el Abogado LEONEL DAMIAN SUAZO CASTILLO, quien actúa en su condición de Apoderado Legal de la JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE y SANEAMIENTO DE LA COLONIA NUEVA BOCA DEL RÍO VIEJO, MUNICIPIO DE MARCOVIA, DEPARTAMENTO DE CHOLUTECA, con domicilio Colonia Nueva Boca del Río Viejo, municipio de Marcovia, departamento de Choluteca, contraído a solicitar el otorgamiento de la Personalidad Jurídica y aprobación de sus Estatutos. RESULTA: Que el peticionario acompañó a su solicitud los documentos correspondientes para el otorgamiento de la Personalidad Jurídica. CONSIDERANDO: Que la JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DE LA COLONIA NUEV A BOCA DEL RÍO VIEJO, MUNICIPIO DE MARCOVIA, DEPARTAMENTO DE CHOLUTECA, se crea como asociación de Servicio Comunal, de duración indefinida, sin fines de lucro y que tendrá como finalidad obtener la participación efectiva de la comunidad para la construcción, operación y Mantenimiento del sistema de agua potable de acuerdo con las normas, procedimientos y reglamentaciones vigentes, establecidos en la Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento y su Reglamento. CONSIDERANDO: Que el Presidente de la República emitió el Decreto Ejecutivo No. 002-2002 de fecha veintiocho de enero del año dos mil dos, por el que delega al Secretario de Estado en los Despachos de Gobernación y Justicia, competencia específica para la emisión de este acto administrativo de conformidad con los Artículos 16, 119, y 122 de la Ley General de la Administración Pública, 4 y 5 de la Ley de Procedimiento Administrativo. POR TANTO: El Secretario de Estado en los Despachos de Gobernación Justicia y Descentralización, en uso de sus facultades y en aplicación a lo establecido en los Artículos 18 de la Ley Marco del Sector gua Potable y Saneamiento; 34, 35, 36, 37, 38 y 39 del Reglamento General de la Ley Marco del Sector de Agua Potable y Saneamiento, 245 numeral 40 de la Constitución de la República; 29 reformado mediante Decreto 266-2013 publicado en fecha 23 de enero de 2014; 116 y 120 de la Ley General de la Administración Pública; 56 y 58 del Código Civil; 24, 25 y 83 de la Ley de Procedimiento Administrativo. Acuerdo Ministerial No. 14- 2022 de fecha ocho de febrero de dos mil veintidós.

REPÚBLICA DE HONDURAS - TEGUCIGALPA, M. D. C., 14 DE ENERO DEL 2023 No. 36,129 RESUELVE: PRIMERO: Conceder Personalidad Jurídica a la JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DE LA COLONIA NUEV A BOCA DEL RÍO VIEJO, MUNICIPIO DE MARCOVIA, DEPARTAMENTO DE CHOLUTECA, con domicilio la Colonia Nueva Boca del Río Viejo, municipio de Marcovia, departamento de Choluteca, asimismo se aprueban sus estatutos en la forma siguiente: ESTATUTOS DE LA JUNTA ADMINISTRADORA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DE LA COLONIA NUEV A BOCA DEL RÍO VIEJO, MUNICIPIO DE MARCOVIA, DEPARTAMENTO DE CHOLUTECA.

CAPÍTULO I

CONSTITUCIÓN, DENOMINACIÓN, DURACIÓN Y DOMICILIO